Hvordan til fil alfabetisk

Filing alfabetisk

1. 1
   Bestill filene alfabetisk etter deres indeksert navn. Indeksering, som forklart nedenfor, er prosessen med å plassere hver del av en tittel i riktig enhet.
2. 2
   Plasser filer i kabinettet i alfabetisk rekkefølge fra az basert først på den første bokstaven i enhet 1. Hvis den første bokstaven i enhet 1 er den samme bruk den andre bokstaven, tredje bokstav og så videre. Hvis enheten en er identiske, bruke den første bokstaven i enhet 2, deretter den andre, tredje, osv. Hver gang en bokstav eller enheten er identisk fil ved neste ulik bokstav eller enhet. Det er ingen variasjon fra dette trinnet. Riktig indeksering vil avklare eventuelle gråsoner.
3. 3
   Dokumentere indeksering system. Sørg for alle med tilgang til filene er klar over systemet.
4. 4
   Plasser filer i kabinettet basert på de indekserte navn og alfabetisk. Forskyve aktuelle filene som trengs for å legge inn nye filer på riktig sted.

Indeksering filer

1. 1
   Merke filene følgende standard alfabetiske indeksering regler. Indeksere eller merking filer er den største og viktigste prosessen i arkivsystem. Det er prosessen med å plassere hver enkelt del av tittelen i riktig enhet. Enheten brukes til å beskrive hver del i navnet. Den indekserte navn blir da filnavnet. Følg reglene over for å plassere de indekserte filene i alfabetisk rekkefølge. Følg indeksering regler nedenfor for å sende i riktig alfabetisk rekkefølge.
2. 2
   Hovedsiden personnavn ved å plassere etternavn eller etternavn i enhet 1, det første navnet i enhet 2 og mellomnavn eller initial i enhet-3. Ignorere tegnsetting.
   • Med prefikser, koble prefikset med navnet som følger, plass i en enhet. Utelate tegnsetting.
   • Med bindestreker, ignorere bindestrek, plasserer navnene før og etter bindestreken i en enhet.
   • Forkortet og en-Letter, forkortet indeks navnene som er, plasserer initialer i separate enheter.
   • Med titler og suffikser, sted titler og suffikser i de siste avdelinger; titler gå før endelser.
3. 3
   Hovedsiden selskapet og organisatoriske navn ved å plassere hvert ord i en egen enhet i den rekkefølgen de vises i tittelen. Hvis "the" er det første ordet i tittelen, sted "the" i den siste enheten og de neste ordene i separate enheter som starter med enhet 1.
   • Forkortet og en-Letter, forkortet indeks navnene som er, plasserer bokstaver adskilt med mellomrom i separate enheter.
   • Med tegnsetting, utelate alle tegnsetting, sted ord før og etter tegnsetting i en enhet.
   • Med Numbers, er tallene ikke skrevet indeksert som tall, tall stavet indeksert som ord. Ignorer tegnsetting. Titler som begynner med romertall er innlevert før arabiske tall, romertall og arabiske tall er arkivert lavest til høyest før titler som begynner med ordene. Skriftlige tallene er arkivert alfabetisk.
   • Med symboler, skrive alle symboler som ord; inneholde tall direkte koblet til et symbol i en enhet.
4. 4
   Indeks statlige navn ved å plassere navnet på regjeringens geografiske området de første enhetene, navnet på instituttnivå området i de neste enhetene og ord som "avdeling", "byrå i," og "kontor", i den siste enheter.
5. 5
   Bruk adresser til alphabetize når navnene er helt identiske. Indeks adresser ved å plassere byen i enhet 2, stat / provins skrevet ut i enhet 3, gatenavn i enhet 4, kvadrant i enhet 5 og street nummer i enhet seks. (Det samme navnet vil være i enhet 1).