Wkono

Hvordan være en god resepsjonist

Hvert kontor som presenterer seg for publikum på noen måte krever et ansikt å møte publikum. Selv om god kommunikasjon over telefon og via e-post er viktig for personalet i resepsjonen, er det ansikt-til-ansikt kommunikasjon som skiller en resepsjonist fra en kundebehandler. Ofte når en person (vendor, søker, samfunn medlem) kommer inn i arbeidslivet, er det første de vil se resepsjonist-og førsteinntrykket er alltid viktig.

Trinn

Hvordan være en god resepsjonist. Har telefonnumre hendig.
Hvordan være en god resepsjonist. Har telefonnumre hendig.
  1. 1
    Kle deg riktig. Tendens til konservative, med mindre du jobber et sted hvor mote, trendiness, eller andre faktorer er skjøvet i forgrunnen. Ser ryddig, profesjonell og generelle presentabel. Sørg for å alltid praktisere god personlig.
  2. 2
    Har telefonnumre hendig. (Masse) dvs. kolleger, arbeidsgivere, entreprenører, leverandører, nødtelefon tall, osv. Du trenger dem alle på ett eller annet. Hold telefonnumre organisert på en Rolodex eller passende dataprogram.
  3. 3
    Være. Ha respekt. Behandle alle som de er den viktigste personen som har vandret inn på kontoret den dagen. Dette er din jobb-ingen bryr seg om hvordan du ble sittende fast i trafikken i morges, hvordan du ødela den splitter nye vesken, eller hvordan du mistet din favoritt-CD. La personlige forhold hjemme. (Selv om du ikke respekterer sitt budskap eller måten de formidler det-fake det)
  4. 4
    Ha en holdning.. Det er din jobb å vises glad og snill. Folk vil være mer behagelig å snakke med deg hvis du viser dem at du er helt fornøyd med å snakke med dem. Småsnakke med besøkende er greit så lenge det ikke forstyrrer telefonsamtaler eller andre plikter.
  5. 5
    Hvis noen fortsatt er urimelig, finne en måte å diffuse situasjonen. Hvis du har virkelig lyttet til dem, og vist dem respekt, vil de ikke være sint på deg, bare situasjonen. Du vil da kunne henvise dem til et parti som kan hjelpe dem eller lindre sine bekymringer. Aldri heve stemmen eller bli sint, men også huske at du ikke er der for å bli misbrukt.
  6. 6
    Gi gode retninger. Kjenn din nabolaget og plassering av nærliggende bad, restauranter, landemerker, parkeringsmuligheter, motorvei på ramper og lignende.
  7. 7
    Holde opptatt. En resepsjonist er alltid på oppgaven, og gjør at hun / han har gode organisatoriske evner. Hvis du ikke har noe å gjøre-GET noe å gjøre! Se om din andre medarbeidere trenger hjelp, etc.
  8. 8
    Så snart noen kommer inn på kontoret, rette oppmerksomheten mot dem, umiddelbart, og gi dem en hyggelig hilsen. Noe til effekten av "God morgen herr / frue, velkommen til _______," og daværende "Er du her for å se ____?" fungerer godt. Det er din jobb å vite hvem som kommer inn og som forlater.
  9. 9
    Svare på telefonen høflig med en standard hilsen som "god morgen, takk for at du ringer vårt selskap, mitt navn er ___, hvordan kan jeg sette over samtalen? Kontroller at telefonen blir besvart på første eller andre ring. Ikke holde folk på vent i mer enn ett minutt. (Det er lenger enn du kanskje tror.)
    • Lytt nøye til navnet på personen som ringer spør etter. Gjenta tilbake til innringer om nødvendig. Mobiltelefoner ofte forvrenge lyden. Skriv navnet på personen som samtalen er rettet hvis uttalen er vanskelig.
    • Dirigere samtalen høflig med en standard setning som "Ett øyeblikk for Mr. Smith." Eller hvis vedkommende er på telefonen: "Jeg er lei meg, er Mr. Smith på telefonen i øyeblikket. Har du lyst til å vente på vent eller ønsker du å forlate ham en talemelding?" Høflig takke dem og lede samtalen tilsvarende.
  10. 10
    For besøkende som kommer til resepsjonen, hilser dem med et smil og en standard hilsen som "hallo. Hvordan kan jeg hjelpe deg?" Ikke si hvordan kan jeg hjelpe deg? Dette er feil grammatikk bruk. Kunder og klienter gjør faktisk legger merke til dårlig grammatikk.
    • Etter de besøkende identifisere hvem de er og hvem de leter etter, kan du kontakte den enkelte og la ham / henne vet hvem som er der. En standard passende uttrykk er "Mr. Smith, Mr. Jones fra XYZ Corporation er her for å se deg for hans to avtale." Alltid få et første og siste navn og navnet på den organisasjonen de er fra. Det er nyttig å spørre om de har en avtale med Mr. Smith. Mr. Smith vil gi deg instruksjoner om hvor du skal ha besøkende vente og hvor lenge. Du kan deretter fortelle besøkende "Mr. Smith vil være med deg i et øyeblikk." eller "Mr. Smith sa at han er ferdig opp et møte og vil være med deg i fem minutter. Du kan ha et sete. takk."
  11. 11
    Hils levering personell med samme profesjonalitet og høflighet som alle andre besøkende. Du kan bli bedt om å signere for leveranser. Sørg for at signaturen er leselig. Levering personell kan trenge retninger der til å forlate pakker. Husk å kontakte aktuelle ansatte for slike saker.
  12. 12
    Som en ansatt, hvis sjefen ber deg om å gjøre noe ekstraordinært, høflig enig og følge gjennom. Fremragende resepsjonister gjør ser sine sjefer enestående.

Tips

  • Husk som registrerer din lønnsslipp og respekterer dem til enhver tid.
  • Spør kolleger hvis de trenger hjelp med noe. Bedre å få venner ved å hjelpe enn fiender ved å klage.
  • Husk å alltid ha en behagelig holdning og å smile.
  • Hold personlig virksomheten bort fra området ditt - dette inkluderer mobiltelefon samtaler og e-poster. IT-avdelinger kan og vil skjermen datatjenester.
  • Alltid være villig til å lære en ny oppgave eller gjøre en dagligdags oppgave. Allsidighet går en lang vei.
  • Husk hva din rolle er til enhver tid. Du kan være den første kontaktpunkt fra folk utenfor din bedrift eller organisasjon.
  • Å ha organisatoriske ferdigheter er svært viktig. Å være organisert vil hjelpe deg å kjøre på kontoret effektivt og det tillater deg å effektivt få alle "for å gjøre oppgaven" gjort på en riktig manner.Having en gjøremålsliste for dagen, uken, etc vil hjelpe.
  • Ikke vær avvisende, at du lytter nøye til alt.
  • Du kan bli bedt om å utføre andre oppgaver så vel som å skrive inn spesifikke data, spredning av fakser eller stuffing konvolutter eller en hel rekke andre oppgaver, avhengig av størrelsen på organisasjonen og arten av virksomheten.
  • Ikke vær en know-it-all.
  • Pass på at du skriver ut meldinger i detalj og lese over hva du har skrevet og viktigst når du tar en melding, gjentar tilbake meldingen og kontaktinfo som du fikk, slik at du kan være sikker før du legger på at du har riktig informasjon til stafett.
  • Håndtering post er vanligvis en del av en mottakelse jobb, finne ut hvor den går, som vil bringe det, og når, den første dagen.
  • Lytt nøye til alle tider.
  • Finn noen å ta skrivebordet for bad pauser, møter, ferier, lunsjer, osv. På denne måten unngår du å ha sinte mennesker venter på deg når du kommer tilbake.
  • Vær hyggelig mot ledere, se om du kan hjelpe dem med andre oppgaver når du har fri.
  • Skriv messsages i et duplikat bok og gi en kopi til den personen meldingen er for. Eller bruk en dagbok, som er lettere å se tilbake på, spesielt å huske et navn eller nummer.

Advarsler

  • Ikke ha nedlatende cologne eller parfyme eller makeup.
  • Aldri spise mat ved skrivebordet. Det er umulig å svare på telefonen med en munnfull.
  • Aldri komme inn i en krangel med en innringer eller besøkende. Rute dem til en veileder.
  • Aldri si "jeg kan ikke gjøre XYZ." Du vil være ute av en jobb raskere enn du får til Å.
  • Ikke "falske" å være hyggelig. Folk kan se rett igjennom den. I stedet, være genuint interessert, høflig, respektfull. Hvis du ikke kan gjøre dette, ikke fungerer i en resepsjon. Du vil få ned omdømmet til selskapet ditt. Finn en pult jobb hvor du kan holde ut av det offentlige øye.
  • Aldri klage eller la medarbeidere vet du er lei.
  • Ikke gjør at førsteinntrykket være det siste inntrykket.
  • Ikke ha casual klær, badetøy eller tankevekkende klær.