En virksomhet prosessen fungerer bare hvis alle er enige om og forstår hvordan en prosess skal kjøre. En forretningsprosess dokumentet fungerer som en guide som alle ansatte og ledere kan referere til at enighet og forståelse. Det kan også tjene som basis for opplæring dokumenter for å forberede nye arbeidere for denne prosessen. Enten du skriver for din egen organisasjon, eller forbereder en forretningsprosess dokument som profesjonell skribent, forblir prosessen den samme.
Trinn
- 1Forstå omfanget av det dokumentet du skal skrive. Dokumentet vil dekke en enkelt oppgave i en kjede av operasjoner eller hele prosedyren for en fabrikk? For mange oppgaver, vil du være å skrive flere individuelle behandle dokumenter - ett for hver av prosessene i en kompleks operasjon.
- Som en generell regel, er det bedre å gjøre hver dokumentdekselet så liten en prosess som mulig. Dette gjør prosessen, og listen over folk som må forstå det, så klart som mulig.
- 2Skisse notater på de viktigste komponentene i den prosessen du vil dokumentere. Dette vil omfatte en prosess flytskjema, et omriss av stillingene som er ansvarlige for hver oppgave, og en beskrivelse av hva prosessen ser ut når fullført.
- 3Skriv en introduksjon til dokumentet forklarer hvorfor prosessen er viktig for den generelle driften av selskapet. Hvis relevant, kan du også inkludere en bestemt angivelse av belønninger og insentiver for ansatte som utfører prosessen godt. Dette kan også omfatte en redegjørelse for hva som skjer hvis denne prosessen ikke er fullført, eller gjennomført dårlig.
- 4Identifisere personer som vil bli involvert i prosessen. Definer hver arbeidstaker individuelle rolle. Det er bedre å identifisere stillingstitler for dette, snarere enn bestemte navngitte personer. På den måten dokumentet fortsatt er relevant når en ansatt går videre fra selskapet.
- 5Skissere tekniske verktøy for prosessen. Dette kan omfatte datamaskiner, programvare, teknologi, kjøretøy og selv enkle utstyr som en kost og feiebrett. Hvis det er aktuelt, kan du også inkludere hvor det utstyret befinner seg, eller hvor du skal returnere den når prosessen er ferdig.
- 6Bruk dine notater og disposisjoner for å skrive en steg-for-steg guide til hvordan prosessen er fullført. Dette er kjøtt av forretningsprosessen dokumentet.
- 7Legge til et avsnitt for unntak og nødhjelp: grunnleggende retningslinjer for hvordan du skal fullføre prosessen når uventede faktorer spiller inn.
- 8Redigere og korrekturlese dokumentet nøye for å sikre en profesjonell og lett-å-forstå endelige produktet.
Tips
- I noen tilfeller, spesielt hvis sammenstille en ansatt manuell, kan du også ønsker å formatere forretningsprosesser dokumentet for å gjøre det mer attraktivt og lett å lese. En god medarbeider manualen leses som en lærebok, komplett med diagrammer og illustrasjoner, mens et dokument for interne revisorer trenger bare enkel tekst.