Når du har en bedrift, uunngåelig må du skrive brev til kundene. Det er mange grunner til å skrive en forretningsplan brev til kundene dine. Du kan skrive for å fortelle dem om nye hendelser eller spesialtilbud på stedet for virksomheten. Du kan også trenge å skrive en forretningsplan brev for mer personlige grunner, for eksempel en fremragende faktura som ikke er betalt eller å be om unnskyldning for forretningspraksis som kom på avveie. Uavhengig av årsaken til brevet, må du opprettholde en profesjonell tone i kroppen av brevet. Følg disse trinnene for å skrive en forretningsplan brev til kundene.
Trinn
Skrive en forretningsplan brev
- 1Formater brevet. En virksomhet brevet skal ha bedriftens informasjon etterfulgt av gjeldende dato og mottakerens informasjon øverst i brevet. I tillegg inkluderer emnet, hilsen, kropp av brevet og lukking.
- 2Bruk en blokk datamaskin format og en skriftstørrelse som er passende for et forretningsbrev. Bokstavene skal være "New Times Roman" eller en annen lignende skrift. Størrelsen på skriften bør være 12 punkt, men ikke mer enn 14 poeng.
- 3Liste bedriftens informasjon øverst til venstre i brevet hvis du ikke bruker brevpapir. Informasjonen bør ikke være mer enn to enkle linjeavstand med adresse bare.
- Et brev med brevhodet på toppen bør ha adressen din forhåndstrykt på det. Hvis du bruker forhåndstrykt brevhode, det er ikke nødvendig å skrive inn informasjonen på nytt.
- 4Hittil brevet med en dobbel plass mellom informasjon og gjeldende dato. Stave ut dato, snarere enn forkorte det. For eksempel, i stedet for å bruke 6/6/11 for datoen, skriv ut 6 juni 2011.
- 5Skriv inn mottakerens informasjon om de neste tre eller fire enkeltsenger linjeavstand. Double plass mellom datoen og begynnelsen av mottakerens informasjon. Mottakerens Informasjonen inkluderer navnet på personen du skriver, firmanavn og adresse. Hvis det ikke finnes firmanavn, sette mottakerens navn på første linje, etterfulgt av adressen.
- 6Plass ned to ganger for å starte hilsen. Ta den personen du skriver til ved å bruke de riktige tittelen. Eksempler på en persons skikkelig tittel er Ms, Mrs eller Mr. Hvis du er usikker på om din kvinnelige kunden foretrekker Mrs. eller Ms, bruk Ms
- 7Utkast kroppen av brevet i konsise vilkår. En virksomhet brevet skal være så kort som mulig mens du sier akkurat det du trenger kunden å vite.
- 8Lag en samling brev hvis kunden skylder deg penger. Liket av brevet skal gi kunden noen alternativer til å betale fakturaen med en høflig tone.
- Tilby en rabatt hvis betalingen er gjort innen en definert tidsperiode. Angi fristen og de spesifikke rabatt.
- Definerer konsekvenser for en unnlatelse av å betale beløpet forespurt. Belaste en spesifisert rente eller sent belastning hvis betalingen er gjort etter fristen din. Alternativt kan språket oppgi konto vil bli slått over til et inkassobyrå etter en bestemt dato.
- 9Skriv en unnskyldning brev umiddelbart etter at du realisere en feil har blitt gjort. State med klarhet hva du skal gjøre for å løse problemet og hindre ytterligere feil.
- Oppgi din stilling i selskapet og din evne til å rette opp feilene som ble gjort. Hvis du ikke har myndighet til å løse problemet, ikke skrive brevet. Har personen med evne til å rette feilen skrive brevet.
- Bruke ordet "vi" i stedet for ordet "jeg" når du skriver brevet på vegne av et selskap. Ved å bruke riktig terminologi, vil det gjøre kunden føler at hele selskapet er villig til å løse saken.
- 10Avslutt brevet med en avsluttende uttalelse som "hilsen" eller "undertegnede." Denne avsluttende bemerkning bør dobbel linjeavstand etter at kroppen av brevet.
- 11Signere brevet med signaturen din, etterfulgt av det trykte navnet. Bruk enten en blå eller svart penn for signaturen din.
- 12Vedlegge dokumentasjon for kunden. Skriv inn ordet "Vedlegg" etter ditt trykt navn. Alternativt kan du liste opp navnene på de vedlagte dokumenter i stedet for å bruke ordet "Vedlegg".