Hvordan skrive et forretningsbrev

Skrive din egen virksomhet brev

1. 1
   Kjenn format. Uansett hva innholdet i brevet ditt, visuelt det bør ligne på bildet nedenfor. Merk at virksomheten bokstaver er sammensatt i vanlige fonter som Arial eller Times New Roman, og at de er berettiget til venstre. De fleste benytter blokk paragraphing - dvs. å starte et nytt avsnitt, trykk "return" to ganger og ikke bruke et innrykk.
   
   • Brevpapir. Inkludere avsenderens selskapet og selskapets adresse, hvis du er selvstendig næringsdrivende eller selvstendig oppdragstaker, legge til navnet ditt enten i stedet for firmanavn eller på toppen av det. Hvis din bedrift har pre-designet brevhode, kan du bruke denne, ellers vil rett og slett skrive inn informasjonen på toppen av et blankt ark være nok.
   • Dato. Skrive ut full dato er det mer profesjonelt valg - enten "1 april 2012" eller "1. april 2012."
   • Mottakeren. Skriv ut mottakerens fulle navn, tittel (hvis aktuelt), firmanavn og adresse i den rekkefølgen. Hvis det er nødvendig, inkluderer et referansenummer.
   • Hilsen. Hilsen er en viktig indikator på respekt, og hvilken du bruker vil avhenge av om du vet hvem du skriver til, hvor godt du kjenner dem og graden av formalitet i forholdet. Ansett "Til den det måtte angå" bare hvis du ikke vet hvem, spesielt, du adressering. Hvis du skriver til en enkelt-kjønn gruppen, bruk "Kjære Sirs / Madams", hvis gruppen er blandet kjønn, bruk "Dear Sir (s) og Madam (r)," holde eller kaste "s", basert på antall herrer eller madams. Hvis du ikke kjenner mottakeren godt, "Kjære herr / fru" er et trygt valg, du kan også bruke mottakerens tittel og etternavn, for eksempel "Kjære Dr. Smith." Hvis du kjenner mottakeren godt og nyte en uformell forhold til ham eller henne, kan du vurdere en første-navn-adresse, for eksempel "Kjære Susan." Hvis du er usikker på mottakerens kjønn, bare skrive hele navnet, f.eks "Kjære Kris Smith." Ikke glem et komma etter en hilsen eller et kolon etter "Til den det måtte angå."
   • Kroppen avsnitt. Disse vil bli drøftet nærmere i senere trinn.
   • Lukking. Den avsluttende, som hilsenen, er en indikator på respekt og formalitet. "Med vennlig hilsen" eller "Vennlig hilsen" er vanligvis et sikkert kort, også vurdere "Hjertelig", "Respekt", "Hilsen" og "Yours Truly." Litt mindre formelle, men likevel profesjonell nedleggelser inkluderer "Alle de beste", "Best wishes", "Warm Regards," og "Thank you." Bruk komma etter stengetid din.
   • Signatur. La ca fire linjer tomme for signaturen din. Signere brevet etter at du har skrevet det, eller hvis du sender det via e-post, skanne et bilde av signaturen din og fest den til denne delen av brevet. Blått eller svart blekk er å foretrekke.
   • Navn og kontaktinformasjon. Under signaturen din, skriver du inn navn, telefonnummer, e-postadresse og andre gjeldende hjelp av kontakt. Gi hver bit av informasjon en egen linje.
   • Kabinetter. Hvis du har vedlagt ytterligere dokumenter til mottakere gjennomgang, merk dette noen linjer under din kontaktinfo ved å notere antall og type av dokumenter, f.eks "Vedlegg (2):. Gjenoppta, brosjyre"
2. 2
   Finne den riktige tonen. Tid er penger, som det sies, og de fleste forretningsfolk hater å kaste bort tid. Tonen i brevet ditt, derfor bør være kort og profesjonelle. Gjøre brevet en rask lese ved å dykke rett inn i saken og holde kommentarene kort i første ledd. For eksempel kan du alltid starte med "Jeg skriver deg angående..." og gå derfra. Ikke bry deg med blomstrende overganger, store ord eller lange, buktende setninger - din intensjon bør være å kommunisere hva som må sies som raskt og rent som mulig. Å stramme din kopi, unngå passive verb og prøv å ikke editorialize. Når du skriver kroppen av brevet ditt, vurdere "7 C er":
   
   • Vær tydelig: La leseren vite nøyaktig hva du prøver å si. Leseren vil bare reagere raskt hvis din mening er krystallklart. Spesielt hvis det er noen resultat eller handling du ønsker tatt på grunn av brevet, si hva det er.
   • Være conversational: Letters er skrevet av folk til folk. Unngå standardbrev hvis mulig - du kan ikke bygge et forhold med hermetisert upersonlige bokstaver. Men holde seg borte fra dagligdags språk eller slang som "du vet", "jeg mener" eller "wanna". Holde tonen forretningsmessig, men være vennlig og hjelpsom.
   • Vær høflig: Selv om du skriver med en klage eller bekymring, kan du være høflig. Vurdere mottakerens posisjon og tilbudet til å gjøre hva du kan, innenfor rimelighetens grenser, som skal imøtekommende og hjelpsomme.
   • Være konsise og rett på sak: Når du skriver et forretningsbrev, forklare din posisjon i så få ord som mulig.
   • Være riktig. Ta deg tid til å sørge for at du har fakta rett før du setter dem skriftlig. Sjekk staving og grammatikk, også, eller ha noen sjekke dem for deg.
   • Være overbevisende Mest sannsynlig hensikten med brevet er å overtale leseren til å gjøre noe:. Endre deres sinn, korrigere et problem, sende penger eller ta affære. Gjør din sak.
   • Være komplett. Ikke utelate nødvendig informasjon.
3. 3
   Pakk den opp. I det siste avsnittet, oppsummere poengene og tydelig omriss enten din planlagte løpet av handlingen eller hva du forventer fra mottakeren. Legg merke til at mottakeren kan kontakte deg med spørsmål eller bekymringer, og si takk for hans eller hennes oppmerksomhet til brevet / saken på hånden.
   
4. 4
   Sjekk staving og grammatikk. Presentasjon er en sentral del av å være profesjonell. Pass på at mottakeren vil lett kunne se deg som dyktig og ansvarlig ved å redigere brevet for feil. Kjør stavekontroll på tekstbehandlingsprogrammet, men også gi brevet en grundig lest før du sender den.
   
5. 5
   Innlegg brevet. Send e-post eller, hvis du sender brev via post, finne en ren konvolutt. (Hvis tilgjengelig, kan du bruke en med firmalogo trykket på den.) Pent skrive ut avsenderadressen og mottakerens adresse. Hvis du føler at din håndskrift er rotete og ikke samsvarer med din profesjonelle persona, skriver adressene i tekstbehandlingsprogrammet nx. Brett brev i tredjedeler, slik at du brette den øverste klaff, så den nederste klaff. Pass på at du fester tilstrekkelig porto, og sende det av.