Møtereferater er notater som ble tatt under et møte. Disse notater omfatter all relevant informasjon som ble videresendt under møtet, samt identifisere kjennetegn ved møtet, og kan senere brukes som referanse. Hvis du er ansvarlig for å ta møtereferater, så er det viktig at du vet hva du skal ta for å kunne gi en klar og nøyaktig oversikt over møtet. Følg denne fremgangsmåten for hvordan du skal ta møtereferater.
Trinn
- 1Forberede møtet. Før det planlagte møtet skal finne sted, vil du trenger å samle litt informasjon og justere selv med riktig verktøy.
- Samle en liste over alle som skal delta på møtet, inkludert møteleder eller vert.
- Få så mye informasjon som mulig fra møteleder om hensikten med og omfanget av møtet. Møtet leder bør være i stand til å gi deg en grunnleggende agenda.
- Utvikle en mal. Den bør inneholde en overskrift med møtet dato, tid, sted, formål, deltakere og leder / vert. Kroppen bør inneholde betegnelser for hvert tema som vil bli dekket i møtet. Sørg for å la det være plass for detaljer om hvordan hvert tema ble diskutert og løst.
- Velg en metode for å ta møtereferater. Du kan velge å skrive minutter ut for hånd, skriver dem ved hjelp av en bærbar PC eller ta dem opp med et lydopptak enhet.
- 2Hold et salkart. Når du tar møtereferater, vil du til tider må henvise til deltakeren som presenterte et element, svarte på et element eller var en del av løsningen av et element. Spør navnet på hver deltaker som kommer inn i møtet og markere at deltakers sted på et salkart slik at du kan bruke tabellen når du trenger å referere til et navn.
- 3Spille inn viktig informasjon under møtet. Ikke forsøk å illustrere samtaler ordrett. I stedet, skissere de viktigste møteplasser, gi korte og konsise detaljer om hvordan hvert punkt ble adressert og liste over eventuelle handlinger som er kalt for av vedtak. Sørg for å inkludere detaljer om ansvar assignations.
- 4Be om avklaring. Mens du tar møtereferater, kan du oppleve at enkelte punkter i diskusjonen er uklare. Hvis det er tilfelle, bør du avbryte møtet for å be om avklaring. Husk at du er ansvarlig for registrering av møtet grundig og nøyaktig, og at et avbrudd er å foretrekke fremfor en unøyaktig møte hovedbok.
- 5Proof protokollen. Når møtet er hevet, legge til notater som du føler er nødvendig, så har møteleder lese over innspilte minutter for å bekrefte at de er fullstendig og nøyaktig.
Tips
- Hvis utenfor dokumenter er referert under møtet, ved kopier av dokumentene i stedet forsøke å oppsummere dem i protokollen.
- Prøv å ta opp møtereferater på en overhead-projektor, slik at møtedeltakerne kan foreta nødvendige korreksjoner i sanntid. Dette bidrar til å hindre post-møte misforståelser.
- Nummerering av sider som du går kan hjelpe deg å holde styr på flyten av møtet.
- Hvis du er ansvarlig for å ta møtereferater, er det tilrådelig at du ikke er en sentral programleder i møtet, som det vil være vanskelig å gjøre begge oppgavene samtidig.
Advarsler
- Unngå blomstrende skriftlig og personlige observasjoner når du tar møtereferater.