Hvordan ta minutter

Ta dine egne minutter

1. 1
   Ta med en notisbok eller bærbar PC med deg. Sørg for at det du tar er noe du er komfortabel med. Hvis du skal skrive minutter ofte, kan det være lurt å kjøpe en passende bærbar i stedet for å gripe din sønns Ole Brumm bindemiddel. Dessuten er det nyttig å ha en god og pålitelig. Erfarne sekretærer kan foreslå å bruke en i stedet.
   
2. 2
   Når møtet er satt til å begynne, distribuere et enkelt stykke papir som er spesielt formatert for navn og kontaktinformasjon. Skriv et notat på toppen av siden som indikerer papiret må returneres til deg. Dette er en fin måte å dokumentere oppmøte.
   
3. 3
   Skriv ned møtet begynner. Presidenten vil si noe sånt som: "At 18:00 på fredag, februar 21, 2007, kaller jeg møtet for å bestille."
   
4. 4
   Les dagsorden. Siden du er sekretær, er det din plikt å ha utarbeidet et utkast til agenda på forhånd. Presidenten vil be deg om å lese den. Etter dagsorden har vært lest si, "jeg flytte for vedtakelsen av denne agendaen." Oppmerksom på stykke papir som utkast til dagsorden ble lest, og at du flyttet for adopsjon (ingen seconder er nødvendig). Legg merke til enten "bevegelse båret» eller «bevegelse mislyktes."
   
5. 5
   Les de Utkast Minutes. Presidenten bør be deg om å lese referatet fra forrige møte. Det er viktig at du har dem med deg. De kan distribueres på forhånd, eller du kan lese dem når du blir spurt. Når du er ferdig si "jeg flytter for vedtakelsen av disse utkast minutter." Ingen seconder er nødvendig. Merk som gjorde bevegelse og merk enten "motion gjennomført" eller "bevegelse mislyktes."
   
6. 6
   Lytt til de andre rapportene. På dette tidspunktet, kan kasserer eller noen underutvalg ha nyheter og oppdateringer til rapporten. Sørg for at du ta en kopi av deres oppdateringer på slutten av møtet. Noter hvem som leser dem, og om bevegelse gjennomført eller ikke.
   
7. 7
   Spille inn noen gamle virksomheten gjenværende fra tidligere møter. Var det noen som trenger å skrive et brev? Ble det sendt? Legg merke til alt som ble gjort eller ikke gjort, og av hvem.
   
8. 8
   Ta opp ny virksomhet. Når noen har et problem å løse de vil gjøre en bevegelse. For eksempel kan de si, "jeg flytter for å gi 75€ til redaktørene av Google." Det er viktig at du skriver ned de eksakte ordene.
   
9. 9
   Noter hvem som gjør bevegelser, sekunder bevegelser, og hvorvidt de godkjennes eller ikke. Også skrive ned hvem som har blitt utpekt til å gjøre hva.
   
10. 10
    Legg merke til hvilken tid møtet hevet.
    
11. 11
    Skriv ned noen punkter i rekkefølge, interessante opplysninger, eller annen relevant informasjon.
    
12. 12
    Utelate uviktige detaljer. Dersom en endring er gjort, trenger du ikke å skrive ned det faktum at noen foreslo å lage en endring. Bare sørg for at hvis det blir vedtatt, at det er i den viktigste bevegelse når du skriver det ned.
    
13. 13
    Sørg for at du har alt du trenger etter møtet oppsettende virkning utsatt, for eksempel
    
    • Hvem sendte angrer?
    • Hvem var det?
    • Alle rapportene.
    • Plassering av møtet.
14. 14
    Skriv opp protokollen. Ikke ta med kommentarer som "Member En sa at han ikke er enig," eller "Kassereren ga en utmerket rapport." Ikke ta debatten i protokollen. Selv om du bruker 3 timer debattere noe, bare sette som gjorde bevegelse, den eksakte ordlyden og om det bestått eller ikke bestått.
    
15. 15
    Distribuere utkast. Når du har skrevet et utkast til minutter, send dem til hvert medlem. Husk: til rapporten er godkjent av komitémedlemmene, er det bare et utkast kan endres når som helst.