Wkono

Hvordan omorganisere et arkivskap


Hvis du er som den gjennomsnittlige person, har du minst ett arkivskap i hjemmet eller på kontoret, og det er sannsynligvis ikke så organisert som du ønsker. Selv om din fil skuffer består av rotete hauger av papirer, kan denne artikkelen hjelpe deg å møte i rotet, tømme ut unødvendig rot, og gjøre alle papirene lettere å finne.

Trinn

Hvordan omorganisere et arkivskap. Tenk på hvordan du vil at fil skuffer å være organisert.
Hvordan omorganisere et arkivskap. Tenk på hvordan du vil at fil skuffer å være organisert.
  1. 1
    Tenk på hvordan du vil at fil skuffer å være organisert. Hvis et system kommer til tankene-regninger i en skuff, skatteinformasjon i en annen, et cetera-gjøre notater på en pute av papir.
  2. 2
    Gå gjennom hver skuff en om gangen, noe som gjør en kort liste over innholdet. Hvis du allerede har filer satt opp, skriver ned navnene på filene og deres innhold.
  3. 3
    Finn et rent arbeidsområde for eksempel et skrivebord eller bord og ta en foreløpig titt gjennom alle løse papirer. Begynn å sortere papirer i bunker i henhold til hvordan du vil ha dem organisert: kredittkort regninger i en haug, reiseregninger i en annen, og så videre. Dette er en god tid å sette av out-of-date elementer for lagring eller shredding.
  4. 4
    Når alt usortert elementene har blitt separert, legge til nye kategorier på listen.
  5. 5
    Se nøye på listen din, og velger den mest hensiktsmessige metoden for organisasjon for deg, på kontoret, eller din husstand. For arbeid filer, vil du kanskje en fil for hvert prosjekt eller avdeling, for personlige filer, kan du skille dem etter type regningen. Husk at det kan være lurt å sub-organisere elementer etter måned eller år.
  6. 6
    Lag en ny, ren liste over filer du trenger til etiketten. Sett hver skuff på en egen side. På venstre side av siden, liste "kategori"-filer, og disse er vanligvis hengende mapper. På høyre side av siden, liste opp individuelle filer du ønsker i hver kategori, og disse er vanligvis Manila mapper. For eksempel, en hengende fil merket "kredittkort regninger" kan inneholde mapper merket "MasterCard", "Visa" og "gass-kortet", eller du kan ha filer merket "Bills 2005", "Bills 2004," og så videre.
  7. 7
    Pass på at du har alt utstyret du trenger. En rekke hengemapper kombinert med Manila filer, alle tydelig merket, er en fin måte å organisere noen filsystem. Gå til et kontor forsyning butikken og plukke opp de riktige størrelse filer sammen med ditt valg av filmappeetiketter.
  8. 8
    Skriv opp og / eller skrive ut filen etiketter. Påfør etikettene til de hengende mapper og manila mapper.
  9. 9
    Gå gjennom din fil skuffer, ett om gangen, og satt i nye tomme filer i alfabetisk rekkefølge. Nå tømme alle dine gamle filer og legge papirene på de riktige stedene. Gjør det samme for alle løse papirer.
  10. 10
    Sett en passende merkelapp på utsiden av hver fil skuff og kaste bort alle de ekle gamle mapper. Nå du er ferdig!

Tips

  • Vær tålmodig hvis du har problemer med å finne ting først. Du kan alltid skrive ut en liste over filer og tape den på siden av kabinettet.
  • Hvis du er bekymret for å vite hvor du skal re-fil mappene dine, kan du sette en ny linje på filen mappe i en mindre skriftstørrelse liste som henger fil det er i. Noen forhåndsdefinerte merkesystemer gi dette alternativet i deres programvare.
  • Du trenger ikke å sende inn alt med en gang å være organisert. Hold en i skuffen på skrivebordet eller i nærheten av din arkivskap for elementer som skal arkiveres, og tømme den ut en gang i uken eller når det blir full.
  • Disse trinnene fungerer godt for innlevering av dokumenter på datamaskinen din, også!
  • Ikke vær redd for å sette opp ulike registre på forskjellige måter. Ditt hjemmekontor filer trenger ikke å ha samme oppsett som ditt arbeid filer.
  • Når du utvikler din system for organisering, finne ut hvor ofte du trenger å bruke elementene i din arkivskap. Legge filene du bruker oftest i fronten av skuffen eller i en lett-å-tilgang plassering. Du kan selv ønsker en del av din fil skuff viet spesielt til å arbeide pågår.

Advarsler

  • Når løse papirer begynner å hope seg opp, ikke bare på måfå begynne å lage nye filer, det er veien til kaos og uorden. Sjekk først for å sikre en fil ikke finnes allerede.
  • Hvis du trenger en ny fil, slutte å tenke på det mest logiske stedet å si det, i stedet for bare stappe det inn i den første skuffen du åpner.