Hvorvidt sjefen din ba deg om en statusrapport, skriving kan være en god mulighet til å effektivt kommunisere dine prestasjoner. En god statusrapport vil ikke bare holde sjefen din fart, men også bidra til å holde deg på sporet med dine oppgaver. Her er det grunnleggende for å skrive en leservennlig statusrapport.
Trinn
Skrive en statusrapport
- 1Navn og dato rapporten. Et navn som inneholder datoen (ex. "Summary for the Week desember 1") er en enkel, effektiv alternativ. Pass på å datere rapporten.
- Hvis denne rapporten vil være en e-post, kan du bruke dette som emnefeltet.
- Hvis rapporten vil være et frittstående dokument, plasserer en header med denne informasjonen på toppen.
- 2Gi opplysninger som identifiserer prosjektet. Disse inkluderer prosjektet / oppdraget tittel, start-og / eller sluttdato, og navnene på folk som har jobbet på den.
- 3Forklar hva som er oppnådd. Bruk en overskrift som "Prestasjoner", "Fullførte oppgaver", "Fullført gjøremål", eller rett og slett "Done".
- Pass på å spesifisere rapporteringsperioden (dvs. uke, måned, kvartal, etc.).
- Bruk aktive verb for å starte setninger. Disse inkluderer liker ord fullført, definert, løst, designet, organisert, bedre, fast, og arkivert, for å nevne noen eksempler.
- For en kort ukentlig rapport, 3 til 6 mai én setning punkter være nok.
- 4Nevn hva vil bli gjort i løpet av neste rapporteringsperioden. En god overskrift for denne nye delen er "Planlagte oppgaver", "Neste trinn", eller "."
- Anslå hvor lang tid en oppgave vil kreve, hvis du kan gjøre det trygt. Ex. "Dokument braketten design endring (Anslått tid: 2 dager).».
- Henvis til eventuelle tidsplaner du har fått.
- Igjen, bør 3-6 linjer være nok for en kort rapport.
- 5Diskutere eventuelle problemer eller potensielle problemer. Det er her du bør avklare eventuelle behov for veiledning eller hjelp. "Åpne Issues" eller "Issues og kommentarer" er gode hoder for denne delen, som kan være et kort avsnitt eller to.
- Kanskje du har problemer med å nå en leverandør fordi ingen er på kontoret denne uken. Kanskje du har et forslag på hvordan man kan forbedre måten virksomheten drives. Dette er den slags detaljer du ønsker å inkludere i denne delen.
- Hvis du bare rapportere problemet og ikke trenger hjelp på dette punktet, si det. Kommentarer som "Vi regner med å løse dette problemet i løpet av de neste to dagene" la vet veiledere at de ikke trenger å bli involvert, men bør overvåke situasjonen.
- Dersom en situasjon ikke blir løst, kan din overordnede ikke klage på at du ikke informere ham / henne tidligere.
- 6Korrekturlese din skriving og sende det til den som trenger det.
Sample
Her er hva en statusrapport kan se ut som om det var skrevet av en Google redaktør. Tilpass stil, format og gjennomføring lister til din egen jobb, men merker at hver punktet begynner med et aktivt verb.
Statusrapport fra uken begynner 26 september 2011
Ferdig
- Startet tre artikler: gjenbruke en tom Altoids tinn (min ide), Bli en veske designer (forespørsel), og bli en voksen selv elev (forespørsel).
- Utvidet og forbedret artiklene Finn bilen din i en overfylt parkeringsplass og Planlegg en bake salg.
- Omskrev Hjelp noen som har brutt et bein.
- Vakthold enn 400 redigeringer og anmeldt nye forespørsler om staving og duplikasjoner.
Å gjøre
- Legg bildene til å bli en veske Designer.
- Revidere og korrekturlese Bli voksen selv Learner.
- Spør en redaktør med en medisinsk eller beredskap bakgrunn for å gjennomgå hjelpe noen som har brutt et bein. Jeg forsket på dette nøye, men jeg har ikke en medisinsk bakgrunn, meg selv.
- Gjennomgå Les ernæring fakta på mat etiketter. Denne artikkelen er en god start, men det er behov for en klarere og mer enhetlig stil, og noen omtale av hvordan du leser en ingredienslisten.
Saker / kommentarer
- Takket være våre programmerere for å lage denne ukens programvareoppdateringer kjøre glatt. Jeg skal holde et øye med eventuelle leftover problemer.
- En av våre frivillige kattene døde denne helgen, og hun virket ganske rystet av det. Jeg rådet henne til å ta litt fri hvis hun trengte til.
Tips
- Hold rapporten, hvis mulig. Dette er ikke stedet for å klage, editorialize, eller lage unnskyldninger. En god måte å gjøre dette på er å foreslå en løsning eller i det minste en retning å utforske hvis du rapporterer et problem. Det vil vise at du har initiativ.
- Du kan bruke denne tilnærmingen for en ansikt-til-ansikt statusrapport i en, også.
- Vær ærlig. Rapporterer ikke mer arbeid enn du allerede har gjort.
- Være konkret.
- Hvis du har mange av de samme slags ting å spore (innkjøpsordrer, endringsordrer, arbeidsordre, fakturaer), et regneark kan eller database være en enklere måte å holde orden på den delen av arbeidet ditt.
- Hvis du planlegger å skrive statusrapporter, skrive dem regelmessig, eller i det minste holde en løpende liste av prestasjoner, så du trenger ikke bruke timer å spore opp hva du har gjort. Døyt ned noen notater hver dag når du fyller ut din tid kortet.
- Hold det kort og enkelt. Ledere er travle mennesker som ikke har mye tid til å lese. Hvis han vil ha detaljene, vil han spørre.
- Hold kopier av statusrapporter for din egen referanse. De kan hjelpe deg til å skrive en CV eller liste prestasjoner når tiden er inne til å be om lønnsforhøyelse.
- Gi kreditt der kreditt skyldes. Takk en kollega for alle hennes hjelp med en vanskelig oppgave. Hvis du hjulpet noen andre, si det.
- Hvis du skriver denne rapporten på fredag ettermiddag, kan det være en god påminnelse på mandag morgen om hvor du var.
- Det er greit å meddele at du begynte noe, lese noe, eller forsket noe. Ikke alt som skjer inne i en uke, og forberedende aktiviteter kan ta tid og tilføre verdi.
Advarsler
- Generelt, prøv å unngå å love mer enn du kan levere. Si hva du kan gjøre.
- Spesielt hvis du e denne statusrapporten, husk at det kan gå mye lenger enn du har tenkt, så skrive på en profesjonell måte.
- Hvis du sender sjefen din en statusrapport hun ikke be om, hun kanskje ønsker en annen neste uke!