En jobb begrunnelse (noen ganger kalt en posisjon begrunnelse) er ofte brukt i akademia og i offentlige arbeidsplasser. Denne dokumentasjonen hjelper kjøttet ut hvorfor en nyopprettet eller forrige stilling er nødvendig. Den guider også og formaliserer en prosess som sikrer at arbeidsplasser skapes og fylt basert på organisatoriske behov. Her er noen tips for hvordan du skal skrive en jobb begrunnelse.
Trinn
- 1Bestemme riktig format å bruke. De fleste organisasjoner har et obligatorisk skjema som ansatte må levere for å rettferdiggjøre en ny eller tidligere stilling. Hvis organisasjonen ikke gjør det, spør mottakeren av jobben begrunnelse hvilket format er å foretrekke. Selskaper uten skjemaer vanligvis håndtere jobben begrunnelser verbalt, i hvilket tilfelle du bare må kanskje klargjøre dine egne notater som snakker poeng.
- Presenter din begrunnelse i et notat med kulepunkter hvis du ikke har noen veiledning på formatet. Holde det kort og fokusert på virksomheten virkningen av fylling (eller ikke fylling) stillingen.
- 2Forskning historie bak forespørselen. Hvis dette er en ny stilling, inkludere et avsnitt om omstendighetene som førte til behovet for en nyopprettet jobb. Hvis det er en eksisterende stilling, adresse hvorfor den er åpen, hvor lenge den har vært ubesatt, og hvordan er arbeidet som blir gjort.
- 3Beregne kostnaden av stillingen. Dokumentere de faktiske pengebeløp i en egen kulepunkt. Bestem en lønn eller timelønn anslag, samt kostnadene fordeler som helseforsikring, opplæring og sykepenger. Noen former også be om mengden av trening og annen støtte en ny stilling vil kreve, slik at andre avdelinger kan evaluere virkningen av det nye tilskuddet.
- 4Beregn kostnadsbesparende eller inntektspotensialet av stillingen. Legg merke til det projiserte pengebeløp som et eget kulepunkt. Hvis dette er en inntektsgenererende rolle (som salg eller produksjon), ta mengden av inntektene du forventer at personen i denne rollen å generere. Hvis det er en støtte rolle, dokument om det vil frigjøre andre ansatte til å engasjere seg i inntektsgenererende aktiviteter, spare penger på andre måter, eller øke kundetilfredsheten.
- 5Forklar hvordan du vil finansiere stillingen. Skriv denne informasjonen i en egen kulepunkt. Sørg for å ta om du vil gjøre kutt i andre områder, eller søker om tilskudd til å dekke hele eller deler av kostnaden. Inkluder informasjon som viser om forventede kostnadsbesparelser eller inntektsøkning dekker hele eller deler av kostnaden for stillingen.
- 6Dokumentere negative konsekvensene av ikke å opprette eller fylle stillingen. Skriv et avsnitt eller punktet om hva som vil skje hvis posisjonen ikke er godkjent. Pass på å forklare hvem som skal gjøre jobben, og hva arbeidet vil ikke bli gjort. Inkluder detaljer om de sannsynlige kostnadene til organisasjonen.
Advarsler
- Forutse innvendinger. I noen tilfeller er jobben begrunnelse prosessen ganske rutinemessig, og posisjonsforespørsler er sjelden avslått. I andre, kan det være politiske eller økonomiske presset som skaper skyve tilbake. Finne ut på forhånd hvilke innvendinger kan reises kan hjelpe deg med å forberede en intelligent, gjennomtenkt svar som sikrer at behovene til organisasjonen er oppfylt.