Hvordan skrive en executive summary

Det grunnleggende

1. 1
   Forstå at et sammendrag er en kort oppsummering av en virksomhet dokument. "Short" og "Sammendrag" er stikkord her. The executive summary er ikke til å være omfattende på noen måte, vil heller ikke være en erstatning for det originale dokumentet. En executive summary bør aldri være lengre enn 10% av det opprinnelige dokumentet. Skyt for å ha den et sted mellom 5% og 10%.
   • En executive summary er forskjellig fra en abstrakt. Et abstrakt gir leseren oversikt og orientering, mens en executive summary gir leseren mer av et sammendrag. Abstracts er oftere skrevet i akademia, mens utøvende oppsummeringer er brukt mer i forretningsøyemed.
2. 2
   Sørg for at den fester seg til visse stilistiske og strukturelle føringer. De fleste autoritative kilder som skriver sammendrag for ledere er enige om at visse stilistiske og strukturelle føringer som skal gjelde. Disse inkluderer:
   • Avsnitt bør være kort og konsis.
   • Sammendrag for ledere bør være fornuftig, selv om du ikke har lest den opprinnelige rapporten.
   • Sammendrag for ledere skal være skrevet i et språk som er passende for målgruppen.
3. 3
   Definere problemet. En executive summary må klart definere et problem, enten det er supply-chain ledelse eller markedsføringskampanjer utenlands. Sammendrag for ledere, spesielt, trenger klare definisjoner av problemer fordi de dokumenter som de er basert på, er Forespørsler om forslag (RFP), ofte skrevet av tekniske folk med en dårlig forståelse av konseptuelle spørsmål. Forsikre deg om at problemet er definert i klare, forståelige termer.
4. 4
   Gi en løsning. Et problem er alltid behov for en løsning. For å kunne levere et krav angivelse av formål (og en grunn til å finansiere venture), må du presentere din løsning slik at den effektivt takler problemet. Hvis problemet ikke er tydelig skrevet, er du løsningen mindre sannsynlighet for å gi mening.
5. 5
   Bruk grafikk, punkter, og overskrifter hvis dokumentet er lettere å skumme den måten. En executive summary er ikke et essay, det trenger ikke å være lange blokker med tekst. Hvis de øke forståelsen eller gjøre sammendraget mer skimmable, er det greit å bruke:
   • Grafikk. En godt plassert grafisk illustrerer den nøyaktige naturen av kundens problem kunne kjøre hjem poenget med sammendraget. Stimulere den visuelle sans er ofte like effektivt som sine analytiske forstand.
   • Kuler. Lange lister av informasjon kan deles inn i flere fordøyelige kuler.
   • Overskrifter. Organiser temaene i sammendraget, hvis nødvendig, ved å gå. Dette vil bidra til å orientere leseren som han / hun kaster seg ut i sammendraget.
6. 6
   Hold skriftlig frisk og sjargong-fri. Sjargong er fiende av forståelse. Det bare så skjer for å være veldig populære i næringslivet. Ord som "grensesnitt", "utnytte", "kjernekompetanse" og "brennende plattform" er alle ord som du bør tilstrebe å unngå. De forstyrrer virkelig mening og kan gjøre sammendraget høres vagt og blottet for detaljer.

De nærmere

1. 1
   Begynn med det opprinnelige dokumentet. Siden Sammendraget er en oppsummering av et annet dokument, må du være ganske kjent med den originale dokumenter for å kondensere det ned til et håndterlig og informativ versjon. Enten det opprinnelige dokumentet er en, forretningsplan, forslag, manuell eller annet dokument, vurdere det, på jakt etter sine viktigste ideer.
2. 2
   Skriv et kort sammendrag. Hva er hensikten med selskapet sponser dokumentet, eller på originaldokumentet selv? Hva er dens omfang?
   • Eksempel:. "Kvinner WorldWide er en ikke for profit organisasjon som søker å koble kvinner over hele verden med effektive løsninger til vold, samt å tilby et nettverk av støtte for dem som lider av vold Mens opererer fra sitt hovedkvarter i Alberta, Canada har den fått henvisninger fra kvinner i 170 land over hele verden. "
3. 3
   Gjør "grip" glans. Denne delen er trolig den viktigste delen av hele executive summary. I to eller tre setninger bør du fortelle leseren hvorfor din bedrift er spesiell. Hvorfor det fortjener gransking, business, eller partnerskap av folk leser sammendraget?
   • Kanskje du har Michael Jordan som kunde og han har sluttet produktet på Twitter gratis. Kanskje du nettopp signert en partneravtale med Google. Kanskje du var bare tildelt et patent, eller kanskje du bare gjort ditt første store salg.
   • Noen ganger bare et enkelt sitat eller anbefaling er nok. Nøkkelen er å fange oppmerksomheten til publikum, gjøre virksomheten fremstå som anerkjente som mulig, og trekke leseren inn i resten av dokumentet.
4. 4
   Definere det store problemet. Den første virkelige ingrediensen i en executive summary er en diskusjon om et problem, så forklar problemet at dine produkter / tjenester adresse. Forsikre deg om at problemet er definert som tydelig som mulig. En dårlig definert problem høres ikke overbevisende, og vil ikke sette opp løsningen til å være like virkningsfulle som det kunne være.
   • Eksempel: "Los Angeles er ødelagt med trafikk Bortsett fra Metro DC-området, har Los Angeles den verste trafikken i nasjonen Det er ikke bare irriterende The smog og forurensning fra gridlock reduserer produktiviteten, øke priser av astma, og... sakte skaper et alvorlig helseproblem. Det er flere biler i LA enn det er mennesker gamle nok til å drive dem. "
5. 5
   Lever din unike løsning. Det store problemet er den enkle delen. Nå må du overbevise leseren om at du har kommet opp med en unik løsning for det store problemet. Hvis du leverer disse to ingrediensene, har du å trylle frem en god idé.
   • Eksempel: "Innotech har skapt en banebrytende trafikk-kontroll system som barberer minutter av av pendle tid ved å installere patenterte" smarte nett "inn stopplysinnstillingene baner som leser mengden av biler i en gitt kjørefelt og direkte trafikk følgelig ikke lenger vil førere av Europa har. å stå på et rødt rødt lys for minutter mens det grønne lyset blinker for ingen biler i den andre retningen. "
6. 6
   Snakk om markedspotensial. Utdype det store problemet ved å gi statistikk for din bransje. Vær forsiktig så du ikke å late som om du har et større marked enn det du gjør! Det faktum at den medisinske industrien er 75€ milliarder betyr årlig ingenting fordi den nye medisinske enheten vil bare tjene et lite segment av industrien. Bryte det ned til et realistisk markedspotensial.
7. 7
   Innlemme din unike selge proposisjoner. Det er der du utdype din unike løsning. Hva gir spesifikt produktet eller tjenesten en fordel fremfor konkurrentene? Kanskje ditt hjem helsevern sender faktisk leger til hjemmet i stedet for bare sykepleier utøvere, eller kanskje du garantere samme dag besøk, slik at du ikke trenger å planlegge på forhånd. Forklar hvorfor du er spesiell.
   • Eksempel: "Intellilight har den ekstra fordelen av å være i stand til å oppdage når ingen er hjemme Når et lys blir stående på i et tomt rom, den automatisk slås av og slås på igjen når det registrerer bevegelse i rommet Dette sparer.. kunde penger på sine elektriske regningen og sløser mindre energi. "
8. 8
   Snakk om din forretningsmodell, om nødvendig. Noen sammendrag for ledere trenger ikke en forretningsmodell. (Nonprofits, ikke for profitt, og frivillige organisasjoner vil sannsynligvis ikke ha en forretningsplan.) Men hvis din gjør det, trenger din forretningsmodell å være tydelig og lett å følge. Hovedsak, er du svare på spørsmålet: "Hvordan får du folk til å ta dollar ut av lommeboken deres og gi dem til deg?" Hold modellen enkel, spesielt i executive summary. En rask oppsummering er alt som trengs.
9. 9
   Diskuter din ledergruppe, om nødvendig. Avhengig av hvilken bransje du er i, kan dette være en av de viktigste delene av executive summary. Dine investorer eller bankfolk er å sette tillit i laget, ikke ideen. Ideer er lett å komme med, men kjøre på disse ideene kan bare oppnås med et sterkt lag. Raskt vise hvorfor laget ditt har den erfaring og kunnskap til å utføre din forretningsplan.
10. 10
    Gi økonomiske prognoser for å støtte dine påstander. Basert på markedet, din forretningsmodell, og tidligere resultater, må du utvikle en bottom-up økonomiske prognose. Poenget med dine anslag er ganske enkelt å demonstrere din kompetanse og din evne til å bygge økonomiske prognoser basert på et solid sett med forutsetninger.
    • Hvis planen er for en gruppe investorer, ikke bruke for mye tid på denne delen, fordi de vet at du ikke har noen anelse om hvor mye penger du kan gjøre. Investorer vanligvis ikke vil gjøre en go / no-go avgjørelse basert på dine økonomiske prognoser. De vil i hovedsak gjøre sine egne økonomiske prognoser.
11. 11
    Enkel i din forespørsel. Nå er det på tide å be om enten en investering eller lån, avhengig av formålet med sammendrag. Du bør omformulere til at din bedrift gir verdi. Minne leseren av den store smerten som du løse og markedspotensial. Endelig reemphasize ditt lag og dens evne til å få jobben gjort. Be for dollaren beløpet som trengs for å nå den neste store milepælen for din bedrift. Ikke avsløre hvor mye egenkapital du er villig til å gi opp eller hva renten du er villig til å betale. Dette bør gjøres senere gjennom ansikt-til-ansikt forhandling.
12. 12
    Lese sammendraget. Når du har skrevet det grunnleggende, lese det nøye. Du bør korrekturlese sammendraget med ekstra forsiktighet. Mens du lese om igjen, også vurdere ditt publikum for dokumentet. Sørg for at eventuelle nye referanser er forklart og at språket skal være klart for noen som er ny i dette emnet. Omskrive etter behov.
    • Har et par friske øyne lese din executive summary, betaler spesiell oppmerksomhet til:
      
      • Klarhet. Er ordene klare, ideene klarere, og sammendraget blottet for sjargong?
      • Feil. Grammatisk, tegnsetting og stavefeil kan florerer. Å ha noen fakta-sjekk tall og statistikk kan være et godt ideal også.
      • Forcefulness. Gjør ideer slå ut i en gripende banen? Hvor faller banen flat, hvis i det hele tatt?
      • Koherens. Hvilke deler ikke passer sammen? Hvilke deler gjøre?