En innledende brev er oftest tenkt som en virksomhet kommunikasjon som du kan sette ekstra tid inn hvis du ønsker å etablere kontakt med en potensiell arbeidsgiver eller klient selskap. Det finnes andre typer situasjoner der en innledende brev også er fornuftig, men hvis du er ute etter å lage denne typen brev, er det sannsynlig at du gjør det for karriere-relaterte årsaker. Her er noen av de vanligste fremgangsmåten foreslått av erfarne careerists om hvordan å skrive en effektiv innledende brev.
Trinn
- 1Gi en nøyaktig fokus for brevet. En innledende brevet skal klart angi sin hensikt og mål. Det bør være målrettet mot dine intensjoner og generelle kommunikasjon mål.
- Fokuser innledende brev mot en bestemt jobb nivå. Denne type jobb eller stilling trenger ikke å være eksplisitt nevnt, men huske på hva slags resultat du går etter for å holde brevet relevant.
- For annen bruk enn karrieremuligheter, sørg for at brevet inneholder all informasjon som du vil at andre skal vite. Eksempler på andre bruksområder inkluderer en innledende brev for et bindeledd eller noen som allerede er etablert i en bedrift.
- 2Utvikle en god form for innledende brev. Mange fagfolk anbefaler en tydelig innledning, hoveddel og konklusjon for brevet. Disse elementene gjør ser brevet god og hjelpe med pacing eller lengde.
- 3Velg en passende tone eller stil for brevet. Når du skriver en innledende brev, er det godt å ha en konsistent og kompetent stil som forviller ikke for langt mot kjennskap eller ende opp høres altfor stiv eller teknisk.
- Vurdere en conversational tone for den innledende brev. Fagfolk tyder på at det er viktig å ha noen innslag av menneskelig varme i brevet, samtidig som den totale innhold profesjonelle.
- 4Ta hensyn til "kjøtt" av brevet. Igjen, er du sannsynligvis prøver å overføre spesifikke meldinger om kvalifikasjoner, kompetanse og evne til å ta på seg jobber eller prosjekter. Ikke la dette elementet blir undergravet eller oversett når du skriver en innledende brev.
- Marker kvalifikasjoner. Disse trenger ikke å være eksplisitt nevnt, men de kan bli jobbet i en innledende brev. For eksempel kan dine grader eller pedagogiske kvalifikasjoner være en del av et generelt avsnitt om bakgrunn eller generell historie.
- Skissere noen av den erfaring som du har i felt eller bransje du refererer i brevet. Hvis du har målrettet innledende brev som nevnt, vil det bli fokusert på noen slags profesjonell felt eller bransje. Det er nyttig å inkludere spesifikke ferdigheter og erfaring for å gjøre brevet effektive.
- 5Gi honnør til bedrifter assosiert med leserne av brevet. Hvis du skriver til bestemte personer som arbeider på et bestemt selskap og i et bestemt felt, inkluderer relevant informasjon som vil appellerer til målgruppen.
- 6Tenk om å inkludere et etterord. Noen eksperter på forretningskommunikasjon anbefaler å legge den mest relevante eller presserende informasjon i et etterord til brevet. Grunnen til at dette ofte fungerer godt har å gjøre med hvordan folk behandler kommunikasjon i form av et brev. Snarere enn å sette viktig informasjon i konklusjonen, kan en postscript eller PS være mer effektive.
- 7Inkluder gode kontaktinformasjon. Går gjennom den endelige redigeringen på den innledende brev, sørg for at viktig kontaktinformasjon er inkludert, enten det er i kroppen av brevet eller øverst i en mer teknisk format.
- 8Ta med en CV eller fortsette som passer. Tenk på om mottakeren vil ønske ytterligere dokumentasjon som en curriculum vitae eller andre grunnlagsdokumenter.