Hvis din organisasjon krever donasjoner til å operere eller om donasjoner er en velkommen supplement, vil du ønsker å vite hvordan du skal skrive en takk notat for en donasjon du mottar. Takker din velgjører er viktig for å praktisere god PR og profesjonell virksomhet etikette, og vil bidra til å sikre fremtidige donasjoner.
Trinn
- 1Referer til donor ved navn. Du ønsker å etablere eller fortsette en varm personlig forhold til velgjører, og ikke gjøre dem føler at de bare mottar noen form for "Dear Friend" standardbrev.
- 2Kvitter mengden av gaven. Dette gir en rekord for både deg og donor og lar giveren vet beløpet er riktig, og vil bidra til å unngå misforståelser.
- 3Sikre donor at gaven vil bli satt til god bruk og detalj hvordan bidrag vil bli brukt hvis du kan gjøre det. Du kan generalisere om nødvendig, sier for eksempel at gaven skal brukes til å kjøpe bestemte elementer nå eller vil bli øremerket til å finansiere et viktig prosjekt i fremtiden.
- Husk å takke gjenta givere for deres fortid generøsitet. Dersom det er hensiktsmessig, forteller donor spesifikt hvordan en fortid Gaven ble tatt i bruk og hvordan den påvirket livet eller resultert i positive resultater.
- Minn donor om hensikten med organisasjonen og hvorfor donasjoner er nødvendig og verdsatt.
- 4Referere noen gave eller et bilde du omsluttende. For eksempel, et takkebrev for en gave til et bibliotek kan inneholde et bilde av skolebarn samlet rundt et bord av nye bøker som er kjøpt med donasjon.
- 5Gjenta takke deg mer enn en gang i din takk notat eller brev. Sørg for å avslutte brevet med et annet hjerte-filt takk.
- 6Hold takkebrev kort. Vanligvis ikke mer enn tre eller fire avsnittene er nødvendig for en vellykket takk.
- 7Inkluder noen informasjon om skattefradrag. Kanskje en utskrift detaljering skattelovgivningen i staten kunne bli inkludert sammen med din takk notat. Inneholde spesifikke datoer og beløp så brevet kan tjene som en kvittering donor kan bruke når innlevering skatter.
- 8Unngå å be om en donasjon. Stol på brevet for å uttrykke varm personlig takknemlighet og forhåpentligvis inspirere donor å fortsette å støtte organisasjonen. Det takk notat er ikke stedet for å be om at fortsatt støtte, though.
- 9Inkluder noen relevant kontaktinformasjon som telefonnumre eller nettadresser. Alle e-postadresser bør tillate donor for å nå en bestemt person som vil svare umiddelbart, ikke sende sin e-post til en generell informasjon innboksen.
- 10Hånd-signere brevet for å holde den personlig. Hvis din håndskrift er bra, mener en håndskrevet takk notat i stedet for et datagenerert en.
- 11Takk din velgjører på en riktig måte. Bli bedt om og sende din takke deg innen 48 timer etter at donasjon. Riktignok din takk skal du gå ut i slutten av uken du mottok den.
- 12Understrek donor i stedet for deg selv eller din organisasjon i brevet. Referere til detaljene som lar kjenner donor er du kjent med ham og med hans organisasjon.
- 13Korrekturlese brev for feil og dobbeltsjekke for å være sikker på at informasjonen om donor, mengden av donasjonen, og hensikten med gaven er alle riktige. Å gjøre en feil i denne informasjonen ikke er profesjonell og kunne virke støtende på giveren, gjør mer skade enn godt.
- 14Tilby å gjøre donasjon publikum ved å inkludere det i et nyhetsbrev, en artikkel i lokalavisen eller på ditt nettsted. Vær sikker på at donor er enig i denne fremgangsmåten. Både giver og mottaker som regel kan dra nytte av positiv publisitet.
- 15Utvid din hjelp med noen årsak donor er involvert med hvis mulig. For eksempel, kanskje medlemmer av organisasjonen kan frivillig for en dag for å hjelpe til med et prosjekt donor organisasjonen sponser.
- 16Skriv brevet i en varm, conversational tone.
- Unngå å bruke språket som er altfor formelle. På den annen side, ikke pynte. Unngå enhver notere insincerity.
- Oppmuntre til dialog. Bestrebe seg på å holde forholdet gående.
- Prøv å gjøre brevet så original som mulig. Unngå standardbrev for enhver pris.