Wkono

Hvordan lage en kontinuitet plan

En Business Continuity Plan (BCP) er den minst kostbare forsikring enhver bedrift kan ha (spesielt for små bedrifter, som det koster nesten ingenting å produsere). Det detaljer hvordan ansatte vil holde kontakten og fortsette å gjøre jobben sin i tilfelle en katastrofe eller krise, for eksempel en brann på kontoret. Dessverre er det mange bedrifter aldri tar seg tid til å utvikle en slik plan.

Her vil du se foreslåtte tiltak og hensyn, i en forkortet måte for små bedrifter å opprette et BCP som vil forbedre sine sjanser for videreført virksomhet under eller etter betydelige katastrofer. Utvikling av en BCP for større bedrifter er ikke innenfor rammen av dette dokumentet.

Business Continuity Planer blir noen ganger referert til som Disaster Recovery Plans (DRP) og de to har mye til felles. Men en DRP bør rettes inn mot å utvinne etter en katastrofe mens en BCP viser hvordan å fortsette å gjøre forretninger til bedring er oppnådd. Begge er svært viktig og er ofte kombinert i ett dokument for bekvemmelighet.

Trinn

Hvordan lage en kontinuitet plan. Identifiser som kan telecommute.
Hvordan lage en kontinuitet plan. Identifiser som kan telecommute.
  1. 1
    Dokumentere interne nøkkelpersoner og sikkerhetskopier. Dette er mennesker som fyller posisjoner uten noe som virksomheten absolutt ikke kan fungere - gjøre listen så stor som nødvendig, men så lite som mulig.
    • Vurdere hvilke jobbfunksjoner er kritisk nødvendig, hver dag. Tenk på hvem fyller disse stillingene når den primære jobb-holderen er på ferie.
    • Lag en liste over alle de personer med all kontaktinformasjon herunder business telefon, hjemmetelefon, mobiltelefon, personsøker, jobbrelatert e-post, personlig e-post, og eventuell annen mulig måte å kontakte dem i en nødssituasjon der vanlige kommunikasjon kan være utilgjengelig.
  2. 2
    Identifiser som kan telecommute. Noen personer i firmaet kan være fullt i stand til å drive virksomhet fra et hjemmekontor. Finn ut hvem som kan og hvem som ikke kan.
    • Du bør kanskje vurdere å sikre at kritiske ansatte (identifisert i trinn 1) kan alle telependler om nødvendig.
  3. 3
    Dokumentere eksterne kontakter. Hvis du har kritiske leverandører eller entreprenører, bygge en spesiell kontakt liste som inneholder en beskrivelse av selskapet (eller privatperson) og andre helt avgjørende informasjon om dem, inkludert nøkkelpersonell kontaktinformasjon.
    • Inkludere i listen folk som advokater, bankfolk, IT-konsulenter... noen som du kanskje trenger å ringe for å bistå med ulike driftsmessige forhold.
    • Ikke glem energiselskaper, kommunale og lokale kontorer (politi, brann, vann, sykehus) og postkontoret!
  4. 4
    Document kritisk utstyr. Personlige datamaskiner inneholder ofte viktig informasjon (du trenger off-site backup, ikke sant?).
    • Noen bedrifter kan ikke fungere selv for et par timer uten en faksmaskin. Har du avhengige av din kopi maskin? Har du spesielle skrivere du absolutt må ha?
    • Ikke glem programvare - som ville ofte bli betraktet som kritisk utstyr spesielt hvis det er spesialisert programvare eller hvis det ikke kan erstattes.
  5. 5
    Identifisere kritiske dokumenter. Vedtekter og andre juridiske papirer, regninger, bankinformasjon, kritiske HR-dokumenter, Tomtefeste papirer, selvangivelse... du trenger å ha alt tilgjengelig som ville være nødvendig for å starte din bedrift på nytt.
    • Husk, kan du gjøre med en total anlegget tap. Vil du vite når du skal betale lånet på firmabiler? Hvem sender du betaling for e-tjenester?
  6. 6
    Identifiser beredskapsutstyr alternativer. Hvis firmaet bruker lastebiler, og det er mulig lastebilene kan være skadet i en bygning brann, hvor ville du leie lastebiler? Hvor vil du leie PC? Kan du bruke en serviceavtale utløp for kopier, faks, utskrift og andre kritiske funksjoner?
  7. 7
    Identifiser beredskap plassering. Dette er stedet du vil drive virksomheten mens den primære kontorer er utilgjengelige.
    • Det kan være et hotell - mange av dem har svært velutstyrte business fasiliteter du kan bruke. Det kan være en av dine entreprenørenes kontorer, eller din advokat kontor.
    • Kanskje fjernarbeid for alle er et levedyktig alternativ.
    • Hvis du har en identifisert midlertidig plassering, inkludere et kart i din BCP. Uansett hvor det er, sørg for at du har alt riktig kontaktinformasjon (inkludert folks navn).
  8. 8
    Lag en "how-to". Den bør inneholde steg-for-steg instruksjoner om hva du skal gjøre, hvem som skal gjøre det, og hvordan.
    • Liste hver ansvar og skrive ned navnet på personen tildelt. Dessuten gjør det motsatte: For hver person, liste ansvar. På den måten, hvis du ønsker å vite hvem som er ment å ringe forsikringsselskapet, kan du slå opp "Insurance". Og hvis du vil vite hva Joe Doe gjør, kan du se under "Joe" for denne informasjonen.
  9. 9
    Sette informasjonen sammen! En BCP er ubrukelig hvis all informasjonen er spredt rundt på forskjellige steder. En BCP er en referanse dokument - det bør alle holdes sammen i noe som en 3-ringperm.
    • Gjøre masse kopier og gi en til hver av nøkkelpersonell.
    • Holde flere ekstra kopier på en off-site sted, hjemme og / eller i en bankboks.
  10. 10
    Kommunisere. Sørg for at alle i bedriften kjenner BCP.
    • Hold obligatorisk trening klasser for hver enkelt ansatt om de er på den kritiske liste eller ikke. Du ønsker ikke din ikke-kritiske ansatte kjører gjennom en isen storm for å få til en bygning som har blitt skadet av brann så lurer på hva de skal gjøre.
  11. 11
    Test plan! Du har satt virkelig gode ideer ned, samlet all informasjonen din, identifiserte beredskap steder, oppført personell, kontakter og service selskaper, men kan du trekke den av?
    • Velg en dag og la alle få vite hva som skal skje (inkludert dine kunder, entreprenører og leverandører), deretter på den morgenen, handle som om en kontorbygning har blitt ødelagt. Gjøre samtaler - gå til beredskap nettstedet.
    • En ting du vil definitivt lære i testen er at du ikke har fått det bare helt riktig. Ikke vent til katastrofen inntreffer å finne ut hva du bør gjøre annerledes neste gang. Kjør testen.
    • Hvis du gjør noen store endringer, kjøre den på nytt noen måneder senere. Selv etter at du har en solid plan, bør du teste den årlig.
  12. 12
    Planlegger å endre planen. Uansett hvor god din plan er, og uansett hvor jevnt din testkjøringer, er det sannsynlig at det vil være hendelser utenfor planen. Hotellet du har tenkt å bruke for beredskap nettstedet er vertskap for en stor konferanse. Du kan ikke komme inn i banken fordi katastrofen skjedde på en offentlig fridag. Strømmen er i huset ditt. Kopimaskinen på business tjenester selskapet er brutt. IT-konsulent er på ferie.
  13. 13
    Gjennomgå og revidere. Hver gang noe endres, oppdatere alle kopier av BCP.
    • Aldri la den komme ut på dato. En ut-av-dato plan kan være verre enn ubrukelig: det kan gjøre at du føler deg trygg når du er definitivt ikke trygt.

Tips

  • Forhåndsbetalt mobiltelefoner er et billig alternativ for nødkommunikasjon. Mobiltelefonene vil slutte å fungere i enkelte katastrofer, så vurderer en satellitt kommunikasjonssystem kan beskytte din evne til å kommunisere.
  • Ha en vær plan for dine ansatte med en nummer de kan ringe for å få en oppdatering på forholdene. Se litt på noen av de nye Internett-telefon tjenester som gir en talemelding.
  • I tillegg sender tekstmeldinger til Twitter er en billig måte å nødkommunikasjon når land linjer og mobiltelefoner ikke fungerer. Sørg for at alle på kontoret har en konto og kjenner håndtak av nøkkelpersonell.
  • Hold BCP ut og synlig slik at alle ser det ofte - på den måten, vil ideen om kontinuitet bo på alles sinn.
  • Bindemiddelet du bruker for BCP bør være svært karakteristisk - lyse, er neon oransje en god farge.
  • Alle kritiske personell skal beholde en kopi av BCP. Det er ikke en dårlig idé å holde en i bilen.
  • Ifølge FEMA, er ild den vanligste fare for kontorer. Sørg for at denne situasjonen er dekket i BCP.

Advarsler

  • Ikke stol på en brannsikker safe til å lagre datamaskinen media. De fleste brannsikre skap er utformet for papir, en CD, DVD, diskett eller en magnetisk tape vil smelte. Få en media trygt for disse elementene. Bedre ennå, lagre data off-site!
  • Ikke gjør piratkopier av viktig programvare. Selv om du kan gjøre det (ofte du ikke kan), de kan ikke fungere, og du kan skape alvorlige juridiske problemer for deg selv. Ta kontakt med din programvareleverandør hvis du ikke forstår dine valg.
  • Ikke distribuere planen til folk som ikke trenger å ha det. Din BCP vil inneholde sensitiv og sikker informasjon som kan brukes av en misfornøyd ansatt for upassende formål.