Hvordan hjelpe sjefen din lykkes

Kommunikasjon

Hvis sjefen din ble nylig forfremmet, finner de en mye tyngre kommunikasjon arbeidsbelastning - den første utfordringen de har til ansikt. Plutselig de samhandler ikke bare med laget, men arbeidsgruppens kunder og leverandører. De feltet samtaler fra hele selskapet - for å sette opp kontorplass, telefon, PC-utstyr, osv. Og på toppen av det de har å stri med sin sjef og kanskje et par nivåer høyere. Så hvordan kan du redusere denne arbeidsmengden og gjøre kommunikasjonen mer effektiv?

1. 1
   Minimer avbrudd. Nå er sjefens mest begrenset ressurs. Avbrudd ikke bare tar opp tid, men folk mister sin tankegang og ta ekstra tid å komme seg. Minst gjeng opp spørsmålene dine til å kutte ned på antall avbrudd.
2. 2
   Lær hvordan og når man skal avbryte. Hver person har forskjellige preferanser med hensyn til hva media de foretrekker å arbeide med, så vel som når i løpet av dagen de foretrekker å håndtere avbrudd. Bruker du IM, drop inn på kontoret sitt, eller sende dem en e-post eller en telefonsamtale? Det er kritisk viktig for deg å forstå sjefens preferanser i dette området.
3. 3
   Vet hvordan de skal kommunisere i en nødssituasjon. Hvis det er en krise rammer en klient, hvordan skal snart du varsle sjefen din? Skulle du ringe 2 am å la dem vite eller bare e dem?
4. 4
   Vet hva informasjonen hjelper dem best å ta en beslutning. Igjen, har hver boss ulike preferanser i hvor mye informasjon de trenger, hvilke typer informasjon, når, etc. Her er noen alternativer.
   
   • Bare presentere problemet, vil de løse det. Generelt, derimot, trenger sjefer ikke ønsker å se problemer uten en anbefalt løsning.
   • Tilstede problemet og en enkelt anbefalt løsning. Noen sjefer vil stole på din dømmekraft og gå med din anbefaling. Andre sjefer ønsker å se alternativer sammen med fordeler og ulemper.
   • Presentere problemet og flere alternative løsninger, sammen med en anbefaling. For noen sjefer, alternative løsninger er bare bortkastet innsats, men andre sjefer kreve å se alternativer.
5. 5
   Gi data i riktig volum og format.
   
   • Noen mennesker ønsker å se bare noen få summariske tall, mens andre ønsker og sider, sett fra en rekke vinkler.
   • For format, noen ønsker å se sektordiagrammer, stolpediagrammer med trender, etc. for å oppsummere data på et høyt nivå. Andre vil ønske å se tabeller med tall. Også se å se hva skrift og punktstørrelse sjefen og kolleger foretrekker.
6. 6
   Hold en notatbok for møter. For noen sjefer, kommer til et møte uten en notisbok og penn betraktet som en fornærmelse. En 6 "med 9" spiral bundet bærbare er en god idé, siden det holder notater i datorekkefølge og du unngår innlevering. En bærbar tjener for alle dine møter.
7. 7
   Spør sjefen din hva som skjer andre steder i selskapet. For en eller annen merkelig grunn er dette temaet ofte utelatt. Det er veldig viktig for sjefen din å fortelle gruppen om forventningene til hans / hennes sjef. Ikke stole på sjefen din til å gjøre jobben sin perfekt (mer om dette senere), så prøv å øke din sjefens ferdigheter med dine egne påminnelser.
8. 8
   Hold en nøyaktig oversikt over hva sjefen din har bedt deg om å gjøre. Dette er en no brainer. Sjefen din kan glemme, men ikke du bli fanget glemme. Pass på at du forstår når oppgaven skyldes, hva som er forventet, etc.
9. 9
   Holde en nøyaktig oversikt over hva du har spurt av sjefen din. Like viktig som det forrige trinnet. Ikke la forespørsler dra på. Sett din egen frist for når du ønsker et svar fra sjefen din. På denne datoen, blir saken fremmet av kronisk til akutt. Eksempel: på 2 januar du gi sjefen din trening plan for året, ber om deres godkjennelse. Av 16 januar manglende respons fra sjefen din begynner å irritere deg - det er blitt en kronisk problem. Ja, vil det ikke bli noe verre hver dag (du kan bære det), men det er fortsatt et problem. Så du setter den 1 februar som den kritiske datoen. På denne datoen, behandle mangel av et svar som akutt - det er plutselig et alvorlig problem og snakke med sjefen din. Dette holder problemet fra nagende til 15 mai.

Organisasjon og prosjektledelse

Konfrontert med eventuelle problemer, mulige løsninger generelt koke ned til 1) mer penger, 2) flere ansatte, 3) mer tid, 4) mer plass, 5) mer teknologi, eller 6) bedre organisering. Så en ressurs fastspent lavere nivå leders beste frelse er bedre organisasjon. Fordi det er så kritisk, hva kan du gjøre for å hjelpe sjefen din og teamet lykkes?

1. 1
   Være klart om organisasjonsstruktur, mål og ditt ansvar. Du har kanskje tenkt på en bedre måte å splitte opp ansvaret, men ikke bare nikke hodet i avtalen og deretter fortsette med det på gamlemåten. Hvis den organisatoriske strukturen følger noen standard, så bli kjent standard.
2. 2
   Forstå handel offs og balanse mellom ressurser. Det kommer aldri til å være nok ansatte, tid, penger, plass, teknologi, etc. for arbeidsmengden. Forstå hvordan sjefen din har besluttet å mikse og matche disse ressursene.
3. 3
   Samarbeide med andre gruppemedlemmer å fullføre prosjektplaner. Her er et eksempel på hvor teamet avlaster arbeide fra sjefen. Ikke forvent sjefen til å være like effektive i alle faser av et prosjekt, alle prosesser, alle ferdigheter. Vurdere eventuelle prosjektplan for å være et rammeverk og fyll i de tomme områder.
4. 4
   Måle resultatene. Hvis det allerede er på plass, bruk dem og studere resultatene. Ja, du kan lære av katastrofer, men du trenger beregninger for å gradvis forbedre prosessene når du har eliminert katastrofer. Hvis laget ikke har allerede beregninger, deretter oppfinne din egen og måle deg selv. Lag en beregning, samle inn og analysere data og studere resultatene. Når verdien har tjent sin hensikt, slå til et annet område å forbedre - slippe den første metriske og starte en annen.
5. 5
   Kontroller at teamet lærer av sine erfaringer. Etter gjennomføring av hvert prosjekt har en debriefing av hva som gikk rett og hva som kan forbedres. Dette vil normalt være ansvarlig for en leder å sette dette opp, men laget er fullt i stand til å gjøre dette på egenhånd.

Teamwork

I motsetning til skolen, det er omdømmet av laget, ikke individet, som teller. De handlingene du (eller ikke klarer å ta) reflektere over ditt lag og din sjef. Deres handlinger (og inactions) reflektere over deg også. Sammen med omdømme kommer strøm - hvilke ressurser (ansatte, penger) er gitt til laget ditt.

1. 1
   Hånd fri fra jobb mellom gruppemedlemmene effektivt. Din skift kan være slutt eller noen andre kunne gjøre jobben bedre. For uansett grunn for en hånd av, å få jobben gjort er viktigere enn individuelle egoer. Lagets klient bryr seg ikke hvem som gjør det, bare at det blir gjort.
2. 2
   Krysstrene medlemmer av teamet. Du vet alle de e-postene du har mottatt de siste seks månedene som tinker med hvordan teamet fungerer, forklarer hvordan du bruker visse verktøy og skissere prioriteringer? Personen som nettopp sluttet laget ditt ikke får dem fordi de ikke var her. Sørge for at de lærer om nylige lagets problemer og løsninger.
3. 3
   Oppmuntre produktive tilbakemeldinger blant teammedlemmene. Hvis du vet om en bedre måte å gjøre ting deretter dele den med andre. Hvis noen andre vet en bedre måte, lære det. Og ikke begrense tilbakemelding til. Gi ut noen ros for en godt utført jobb. Vi vil alle gjerne tilbakemeldinger å komme fra sjefen, men ved å dele tilbakemeldinger selv, avlaste deg litt arbeid fra sjefen din.
4. 4
   Vær forsiktig laget ditt slår seg ikke inn i en len. Fiefdoms er team gone bad - der folk på et team "beskytte" sine data, bruker ikke standard prosesser, og motvirke interaksjoner med andre lag. Fiefdoms føre til torv kriger - konflikter om hvilket lag som har hvilket ansvar. De renne produktivitet fra selskapet. Klassiske symptomer på fiefdoms er "gir en strøm" til en annen gruppe (i stedet for tilgang til live bedriftens data) og blir fortalt "ikke å snakke med noen" utenfor teamet.

Administrasjon

Din første level manager har en av de vanskeligste jobbene i selskapet. De ble trolig forfremmet fordi de utmerket seg på ditt nivå, og nå er de forventes å utføre i et område uten noen opplæring. I tillegg er de sannsynligvis forventes å gjøre sin gamle jobb pluss lederansvar. For å gjøre saken vanskeligere, de sjelden har noen reell makt, men får et budsjett, et antall ansatte, og en last av ansvar. En del av utfordringen er å gjøre det mulig for sjefen å være effektive og å bruke tiden effektivt.

1. 1
   Utføre alle de små administrative oppgavene som kreves i arbeidslivet. Få din tid kortet inn i tide, er skaper uansett ukentlige eller månedlige rapporter som kreves, osv. Hver gang du utsette disse oppgavene, tøm deg bort tid og energi fra sjefen din. Du virkelig ikke ønsker å gjøre det.
2. 2
   Være klar over hva som er viktig for måloppnåelse. I løpet av året vil sjefen din sier "... vil bli vurdert i måloppnåelse." Ikke bli for overrasket hvis de glemmer alt de sa i løpet av året, men også ikke bli overrasket hvis de husker.
3. 3
   Ta ansvar for din egen karriere. Tren din egen opplæringsplan. Ta lager av dine prestasjoner annenhver måned, så vil du være klar ved utgangen av året.
4. 4
   Hvis du kunne ha nytte av coaching, be om det. Til tross for alle i ledelsen råd i pressen, oppgaver som coaching vil trolig bli dumpet på grunn av tidsbegrensninger på sjefen din. Med en direkte forespørsel om coaching på et bestemt emne, kan du få coaching du trenger.
5. 5
   Lag en side profilen til sjefen din. En profil er en liste over noen mål, begrensninger, forventninger, preferanser, liker, misliker, styrker og svakheter. Profilen minner deg om hvordan du kan unngå å avbryte sjefen din og hvordan de best kan hjelpe dem å løse et problem. Se gjennom denne artikkelen for alle nevner av "preferanse" og det er en god start for en profil. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) kan foreslå andre måter å forstå og hjelpe sjefen din.