En organisert møtet trenger en godt skrevet agenda. Bruk disse trinnene for laget ditt ringe også. Minn laget ditt til ikke å bruke sin mobiltelefon eller sin datamaskin under møtet, selv på gruppesamtaler. Før du starter møtet sørge for at de er forberedt på å ta notater. Dette er også svært viktig når du er i etaten møter og ny agent trening.
Trinn
Skrive din egen agenda
- 1Starte forberedelsene i god tid. Det vil vise om du stresser dagsorden - du er sannsynlig å glemme ting eller å sette ting i feil rekkefølge.
- 2Hvis du har spesielle gjester som deltar på møtet, finne ut om de har noen problemer som kan kombineres fordi de er beslektet, lignende, eller er like i form av midler eller ender. Hvis ja, arrangere dem under ett punkt på agendaen. Organisere rekkefølgen hendelsene i henhold til tid og betydning. Hvis noe virkelig må diskuteres raskt eller som en prioritert sak, kan det være lurt å sette den nær toppen av agendaen slik at du kan være sikker på at du vil få til det i løpet av møtet. Noen mennesker liker å sette ting som tar mye tid nær toppen av agendaen, slik at de kan være sikre på at de vil være i stand til å snakke lenge om dem. Andre foretrekker å sette slike elementer nær bunnen som det betyr at diskusjonen om disse temaene vil ikke presse andre elementer av dagsorden og diskusjon som oppstår vil bli tvunget til å være konsis, det er opp til deg avhengig av emnet. Det kan ta litt prøving og feiling for å avgjøre om en organisasjon stil du liker.
- 3Sjekk dagsorden for feil. Gjør du det reflekterer over din oppmerksomhet på detaljer og omsorg for din posisjon. Det hindrer også at folk blir distrahert av mindre feil eller ved å gjøre poeng av orden om feil.
- 4Skriv ut dagsorden eller sende den til alle deltakere. Du bør gjøre dette så nær selve møtet som mulig. Hvis e-post, bare gjøre det hvis dette er avtalt til etter forhåndsavtale og alltid har ledig papirkopier opp ermet på møtet. Noen glemmer alltid å ta med en utskrift!
Tips
- Avhengig av hva dine kolleger foretrekker det, kan det være verdt å holde til en tidsfrist for folk foreslå ideer for å legge til dagsorden. Navngi en cut-off dato og klokkeslett, og hold deg til den. Tillate endringer der disse forbedre dagsorden eller er rett og slett et tilfelle av hendelser overordnede den opprinnelige agenda.
- Et utmerket verktøy for å ha et produktivt møte er å bruke "OARR": Mål, Saksliste, roller og ansvar. Først bør møtet ha et mål. Hvis du har et møte for å bare formidle informasjon, ikke kast bort folks tid med et møte. Sende dem et nyhetsbrev. Målet bør ha en aktiv komponent, og hvis mulig, et produkt å vise for det: "Bestem de kvartalsvise mål for laget". Agendaen er en liste over de emnene du vil ta opp for å få til det målet, med en frist for å holde deg på sporet. For eksempel "1. Gjennomgå status for siste kvartal mål (15 minutter), to. Round-table forslag til mål (20 minutter), 3. Plukk topp 5 mål (10 minutter), etc.) For roller og ansvar, bestemme som kjører møtet, som er å holde notater, og som vil tildele handlinger / "å gjøre" elementer som følge av møtet.
- Hvis noen ikke kan gjøre møtet, vurdere å opprette en "Advance Unnskyldninger"-delen på toppen av agendaen, eller legg igjen en plass for dette og bare annonsere dem under møtet.
- Hvis bedriften har en spesiell form for agendaer, bruke dette skjemaet som en mal. For noen steder, er det viktig å holde seg til formelen.