Utsiktene til bevegelige kontoret kan virke skremmende. Men det er bare en prosess, og som en prosess, kan det bli brutt ned i en serie av enkle oppgaver og sjekker. Ved å følge disse trinnene, kan du sikre at kontoret trekk er på gang, til budsjett og problemfri.
Trinn
- 1Vurdere dine behov og dagens situasjon: Du må være klar over hensikten med ditt kontor flytting (f.eks lease pause, lease utløp, planlagte vekst eller sammentrekning) for å definere dine behov og kartlegge aktuelle kontoret flytte plan. Det er noen store avgjørelser som må avtales som utgangspunkt og som vil danne grunnlaget for den påfølgende planprosessen, herunder opplysninger om den eksisterende leieavtalen og oppsigelsestid og din nåværende forpliktelser og gjeld.
- 2Vær tydelig på dine behov: En klar forståelse i begynnelsen av dine grunnleggende strategiske og operative krav vil gjøre hele bevegelige kontoret prosessen gå lettere - og spare tid. Ikke bekymre deg for mye om de tekniske detaljene (som det er en del av rådene gitt av de eksterne eiendom flytte fagfolk). Du må imidlertid ha en overordnet idé og konsensus fra beslutningstakerne om de viktigste driverne for kontoret flytte inkludert:
- Der du ønsker å flytte til;
- hvor mye plass du trenger, når du trenger å være i ved;
- hva nøkkelen funksjoner du trenger det nye kontoret skal ha;
- hva dine planlagte virksomhetens mål (inkludert vekstplan) farten trenger for å tilfredsstille;
- og type og lengden på leieavtalen du ønsker.
- 3Bygg riktig kontor flytte prosjektgruppen: Et kontor flytte er en stor oppgave og et samarbeid er nødvendig for et vellykket resultat. Å sette sammen den rette prosjektgruppen er kritisk og bør inkludere mennesker som vil hjelpe forenkle alle aspekter av farten. Det må omfatte både interne og eksterne medlemmer. En prosjektleder må være satt til å lede flytteprosessen så snart beslutningen om å flytte kontoret har blitt gjort. Denne personen må ha nok tid til å vie til kontoret flytte prosjektet og bør:
- har tilliten til ledelsen;
- myndighet til å opptre på vegne av selskapet;
- være senior nok til å være i stand til å ta avgjørelser;
- være en god organisator av mennesker og prosesser;
- har erfaring med å sette og arbeider innenfor budsjetter;
- og være en god kommunikator.
- 4Begynn tidlig: Det er mye å gjøre, så jo tidligere du starter, jo større er sjansen for å oppnå jevn flytte selskapet forventer. Det er umulig å planlegge for langt fram. Når prosjektleder er ansatt, bør arbeidet starte. Du bør begynne å vurdere alternativene 9-18 måneder før leieavtalen utløper uansett om du vurderer å fornye, reforhandling eller flytting. Det er viktig at du lar nok ledetid for å øke mengden av innflytelse og konkurranse mellom de ulike alternativene, noe som kan resultere i betydelige besparelser for deg.
- 5Lag et realistisk budsjett: Lage et realistisk kontor flytte budsjettet er en viktig planleggingsverktøy som vil hjelpe deg med å vurdere kostnadene og administrere dem gjennom hele prosessen.
- 6Engasjere de rette kontor flytte fagfolk: Hele bevegelige kontoret prosessen kan være komplisert, stressende og tidkrevende. Etter folk kostnader, eiendom kostnadene er mest selskapets nest største utgiftene. Beslutningene du gjør vil ha en innvirkning på bedriftens lønnsomhet. Arbeide med riktig profesjonelt team er den største enkeltstående må-gjøre for enhver bedrift tenker på å flytte kontoret. De vil guide deg gjennom prosessen, sparer du penger i det lange løp, og også sørge for at du ikke gjør noen kritiske feil.
- 7Ikke signere noen leasingdokumenter uten å få juridiske råd: Din Eiendom Advokat vil forhandle detaljene i leieavtalen dokumentasjon for å minimere eksponering for potensielle forpliktelser, og deretter til å gi deg råd om konsekvensene av de nærmere vilkår i de endelige dokumentene for å sikre du er klar over dine løpende ansvar.
- 8Kommunikasjon: innvendig, kan endringen være foruroligende for ansatte og dette kan sikkert være tilfelle med et kontor flytte. Samtidig som kontoret flytte prosessen som skjer, har selskapet å fortsette å drive sin virksomhet, og fokusere på sin eksisterende arbeidsmengde og forpliktelser. Men å flytte kontoret er en flott mulighet til å påvirke positiv endring ledelse, forbedring i virksomheten ytelse, økt moral og momentum. Eksternt er det mange bevegelige deler til et kontor flytte, og du må sørge for at alle som er involvert i prosjektet er jevnlig oppdatert, spesielt hvis det er noen endringer. Hvis du holder kommunikasjonslinjene åpne for alle interesserte parter, internt og eksternt, vil kontoret flytte har en mye større sjanse for suksess.
- 9Benytt deg av muligheten: Tømme ut gamle filer og rense alle lagerområder av unødvendige elementer før flytting. Også vurdere å skanne noen dokumenter ikke lenger trengs i papirutgave (husk å avhende uønskede filer sikkert). Sikker lagring og / eller arkivering av dokumentasjon er en fleksibel, sikker og kostnadseffektiv løsning for å frigjøre verdifull og mer kostbart kontorlokaler. Det kan nås når som helst etter avtale og gir gode off-site backup for skadebegrensning i tilfelle brann eller annen katastrofe. Du bør også benytte anledningen til å vurdere følgende:
- Oppgradering - Flytting kontor er en mulighet til å oppdatere til moderne, effektive og plassbesparende utstyr;
- Gjennomgå eksisterende leverandører - Flytting kontor kan gi en trigger for å fornye / bytte leverandørkontrakter på gunstige vilkår.