En prosess består av innganger og utganger som er laget og brukes til å produsere betydelige resultater. Selskapene er avhengige prosesser fordi de bringer verdi og samhørighet. Du vil finne ulike typer prosesser i markedet, herunder ledelse, støtte og drift. En av metodene du vil bruke når det gjelder å dokumentere en prosess er å identifisere og intervjue de riktige enkeltpersoner eller grupper. Hver av dem vil spille en betydelig rolle i den hierarkiske strukturen av prosessen. Dokumentere prosessen ved å gjøre følgende trinn:
Trinn
- 1Lag et behandlingsgebyr kartet. Kartet viser det store bildet, eller enda bedre, et hierarkisk design av prosessen. Prosessen omfatter delprosesser, eller viktige komponenter. Den viser også hvordan disse sub-prosesser samhandler med hverandre. Som tidligere nevnt, vil du finne denne strukturelle blåkopi i områder, som for eksempel:
- Virksomhet: De prosesser som ledere vanligvis lager er retningslinjer og prosedyrer, prosjektledelse, logistikk, eller enterprise arkitektur.
- Datamaskiner: Ledere vanligvis skape prosesser for nettverksinfrastruktur, maskinvare eller programvare.
- 2Bryt ned det store bildet i delprosesser. Sub-prosesser er de viktigste moduler som er ansvarlig for å utføre prosessen. Noen sub-prosesser kan forholde seg til hverandre, men de kan også ha sine egne egenskaper. For å fullt ut forstå hvert sub-prosessen, vil du mer enn sannsynlig nødt til ledere, slik som prosjektledere eller avdelingsnivå / divisjonsnivå ledere.
- 3Fange hver aktivitet eller oppgave. Aktiviteter eller oppgaver er de grunnleggende blokker av delprosesser. De består vanligvis av trinn på hvordan du utfører oppgavene. For eksempel kan du ha for å dokumentere de oppgavene som en ansatt gjør på daglig basis. Oppgavene kan innebære en rekke trinn. For å kunne fange opp aktivitet eller oppgave, må du intervjue ansatte. Få dem til å vise deg hva de gjør, i motsetning til å fortelle deg. Denne siste anbefaling er viktig fordi du kan gå glipp av PC-relaterte oppgaver de utfører. Få dem til å gi deg skjermdumper av programmene de bruker.
- 4Lag visuelle representasjoner. Aldri overse dette trinnet. Noen mennesker forstår visuelle representasjoner bedre enn å lese tekst. Disse er ideelle for ledere og ledere. Noen ganger de ikke har tid eller lyst til å lese teksten, så gjør det til en regel å ha grafiske fremstillinger. Du kan lage dem ved å gjøre følgende:
- Flytskjemaer: flytskjemaer er geometriske figurer, for eksempel firkanter, sirkler, rektangler, eller trekanter, som viser hvordan aktiviteter eller prosesser flyt. Flytskjemaer brukes til å visuelt vise hvordan aktiviteter samhandle. De er også sekvensiell, noe som betyr at de viser trinn-for-trinn prosedyrer.
- Diagrammer: Diagrams er skisser eller tegninger av hvordan prosessene fungerer. I tillegg til ovaler, kvadrater, eller trekanter, kan grafiske fremstillinger være personer og bygninger. Noen av de områdene du vil sannsynligvis se diagrammer er i endringsledelse og systemer og software engineering.
Tips
- For å dokumentere en stor prosess, opprette flere flytskjemaer eller diagrammer. Først lage grafiske fremstillinger av det store bildet eller prosess. Ta med sub-prosesser i dette bildet. Deretter oppretter du en visuell representasjon som fokuserer på de sub-prosesser. Vis de oppgavene som utgjør disse sub-prosesser.