Ingen er inspirert av trukket ut møter fylt med tretthet og utkobling. Det er neppe en produktiv måte å få noe arbeid agenda fremover. Likevel kan møtene ender opp på denne måten når selskapet eller arbeidsplass kultur subtilt glir inn forutsatt at lange møter bety resultater. Mens sporadisk langt møte er trolig nødvendig, kan flertallet av lange møter mest sannsynlig gjøre med en god beskjæring for å gjenopprette ansattes moral, øke kreativiteten og øke effektiviteten. Oftest er det opp til sjefen din til å ta initiativ til å omdirigere meandrerende møter. Hvordan gjør du subtilt og høflig få sjefen din til å innse behovet for å forkorte møter?
Trinn
- 1Sortere tenkemåte før nærmer sjefen din. Vær helt sikker på at du ikke er den eneste finne møtene lang og kjedelig - noen mennesker har en disponert misliker med møter i alle fasonger og former, og dette er en hindring for sin egen form. Møter bør være produktive, interaktive og underholdende måter å bringe alle sammen. Hvis det ikke er det som skjer i møtene, og de er faktisk uproduktive tid-suckers, da er du sannsynligvis rett til å gå om søker forkortede seg.
- Nøye måle reaksjonene til dine medarbeidere etter møter og tid møtene for et par uker, for å være sikker på at det er ikke bare du som finner møtene lang.
- Observere pre-og post-møte atferd. Lag dine egne observasjoner. Er folk konsekvent komme til møtet sent? Er folk på tid, men ender opp med å gjøre inaktiv chit chat mens du venter på sjefen eller programleder skal vises? Ser du folk dvelende rundt bordet etter at møtet er over, eller er deltakere spent holde øye med klokker og rive ut døren øyeblikket møtets lukket? Mest talende av alt, er folk faktisk sier de kan ikke tåle de lange møter de er utsatt for?
- Se etter eventuelle kaste bort tid atferd ikke bare før og etter møtet, men også under møter. Er mange møter gjennomført som en løpsk tog der moderator har ingen kontroll og samtaler ofte kjøre off-faget? Er folk med ingen eierandel i utfallet legge sine to cent er verdt mye av tiden? Er det noen grandstanding eller tangential diskusjon som skjer?
- 2Gjøre noen undersøkelser i hvordan møtene kan gjøres mer effektiv. Kanskje noen velplasserte eksempler på gode møteplasser strategier vil hjelpe deg å presentere en solid sak når søker å overtale sjefen til å holde kortere møter. Dette kan oppnås med bakgrunn forskning på de beste måtene å kjøre et møte. Strategiene kan variere i henhold til industri, arbeidsmetoder og teamarbeid krav, men det er noen grunnleggende elementer for å gjøre noe møte mer effektiv og mindre tidkrevende:
- Fokusere på måter å redusere tidkrevende møter, og hvordan du har mer korte i stedet for de lengre. Denne tilnærmingen kan være en god måte å bryte med en sjef som uttrykker en preferanse for mange faste møter. Du kan foreslå at bare én eller to av disse møtene være lang, mens resten er bare kort innsjekkinger eller catch-ups.
- Vurder om møtene blir holdt nettopp på grunn av tradisjon. Dette forskanset grunn til å holde et møte kan være et reelt hold-up fordi det virker hellig. Likevel, er det fornuftig å påpeke at et møte har blitt lang på grunn bare tradisjonen, fordi dette kan være første gang noen har lagt merke til eller hatt mot til å si det.
- Selv om du ikke ønsker å late som du vet mer enn sjefen din, kan det noen ganger være nyttig å analysere kostnadene for å holde lange møter. Snakk med kolleger om hva lange møter koste dem i form av tid og møte tidsfrister. Se på hvor mye av diskusjonen i møtene er springende eller sosialt samvær kledd opp som arbeid. Selv ser på tid brukt å komme til og fra møtet. Som for sjefen din, kan tiden i møtene være betydelig - for eksempel Executive gangs bruk Project som viste toppledere tilbringer omtrent en tredjedel av arbeidstiden i møter. Det er et gjennomsnitt på rundt 18 timer i uken, ikke regnskap for telefonsamtaler, brukt forretningslunsjer og tid forbereder møter. Opplyser disse kostnadene kan bidra til å overtale sjefen din til å begynne å se på måter å redusere lange møtetider.
- Tenk som trenger å være på møter. Igjen, kan tradisjonen tilsier at flere enn de faktisk trengte ende opp på møtet. Jo mer det, kan mer langvarig et møte være.
- Sosialisering-at-arbeidet er ofte skjult under dekke av møtene. Ledelse guru, avdøde Peter Drucker, en gang kommenterte at "man enten oppfyller eller ett verk - en kan ikke gjøre begge deler samtidig." Kanskje gjøre noen undersøkelser i måter å bringe sammen det laget som ikke involverer møtene, men likevel oppfylle dette ønsket å samles, for eksempel fredag ettermiddag fingermat og drikke. Det er mye hyggeligere å erkjenne sosialt samvær for hva det er enn å gjemme seg bak et møte fasade.
- 3Brainstorm noen ideer for å presentere til sjefen din for redusert møtetidspunkt. Du er mer sannsynlig å være overbevisende hvis du presenterer sjefen din med foreslåtte løsninger for måter å oppnå kortere møter enn hvis du bare rocke opp klager på møtet lengde avbryte din daglige grublet. Bruke forsknings resultater fra forrige trinn for å hjelpe deg å tilpasse noen ideer for å gjøre din arbeidsplass møter mer effektive og mindre omstendelige. Samt skreddersy ideer som er spesifikke for din arbeidsplass, noen generelle ideer du kan finne nyttig omfatte:
- Bare spør deltakerne til møter, spesielt der det er klart at mange av deltakerne ikke bidrar til mangel på kunnskap om området, eller interesse i det.
- Gjennomgå nytten av regelmessige møter som har blitt inventar (det er "den tiden av uken") i stedet for motivatorer eller nyttig. Foreslå deres fjerning eller minimering.
- Unngå møter som bare gummi-stempel en beslutning som allerede er avtalt. Hvis det handler om å dele informasjon, så bruker e-post eller bulletiner.
- Hold en månedlig oppdatering møte med alle på arbeidsplassen for å konsolidere tidligere separate oppdatering møter - med mindre oppdateringene er sensitive, uansett rang eller gren, er en oppdatering en oppdatering.
- Planlegg konkrete tider for møter og alltid starte i tide. Gjør det kjent ved å starte i tide, hver gang at etternølerne vil gå glipp av detaljene, og blir nødt til å ta igjen på savnet informasjon ved hjelp av eget initiativ etter møtet. Videre kan den planlagte lengde for møtet holdes på ved bruk av et tidsur. Når den går av, det er det.
- Lag faste agendaer eller formål lister for møter hvis de ikke allerede er i bruk. Dette fører møte holdere til å tenke på "hvorfor" av møtet snarere enn det faktum av et møte. Etter å ha gjort en agenda, har dem spørsmålstegn sakene på dagsorden for å se om de virkelig trenger et møte. En annen bruk for en agenda eller listen er å bare holde et møte når agenda eller en liste nå et satt tidspunkt - før det, bør det ikke være noen grunn til et møte. Ikke vent for lenge skjønt - en altfor lang agenda kan fremme lengde og rot!
- Ikke la møtedeltakerne sitte ned. Hvis du virkelig ønsker å tenke utenfor boksen, instituttet en "no sitte ned"-politikk. Ingen får altfor komfortabel, noe som får deltakerne til å ønske å komme til saken og gå videre.
- Prøv avbryter et ordinært møte for å se om noen savner den, eller hvis arbeidsmengden savner det.
- 4Tenk på hvilke måter sjefen din kan la ned eller forbedre møtet prosedyren. Se på både de negative og positive elementer i sjefens stil i møtene. En av nøklene til "administrere up" er å fokusere på styrkene til sjefen din, for å finne måter du kan bidra til å gjøre disse skinne mer, alt mens subtilt forstemmende svakheter. For eksempel kan sjefen være overbevist om at winging det i møter er helt greit, men som et resultat av mangel på en agenda, møtene pleier å gå tur over alt. Likevel, synes sjefen din til å være veldig flinke til å få til nub av problemet gjennom å lytte til andres innspill. Dette lar deg prøve å finne en måte å introdusere en agenda til alle møtene for å holde emnene på sporet, sier at det vil hjelpe alle som kjører et møte (og dermed ikke peke ut sjefen din). Og kanskje du kan foreslå splitting lengre møter i en rekke kortere som fokuserer på ett emne bare, som kan holde sjefen din om emnet også. Du kan selge denne til sjefen din som handler om å sikre at bare de mennesker som mest sannsynlig vil bidra med noe relevant, nyttig eller inspirerende vil delta på enkelte møter, i stedet for å ha deltakere distrahere hele møtet fra sitt formål.
- 5Spør etter en kort prat med sjefen din. Vær sikker på at sjefen din har litt fritid avsatt for deg å snakke effektivt sammen. Hvis dette betyr å få en plass i hans eller hennes kalender, blyant det i. Og, hvis du har tenkt å ha noen andre å følge deg, vær forsiktig. Med mindre du er sikker på at han eller hun vil tilføre verdi, mener at sjefen din kan føle seg underlegne og kunne se dette som "ganging opp" eller som personlig kritikk. På den annen side, kanskje i et miljø som sterkt verdsetter teamet nærmer seg, snu opp med et annet gruppemedlem oppfattes som bekrefter en vanlig avtalt problem som trenger å fikse.
- 6Vær høflig, respektfull og rett på sak. Det kan være utfordrende å heve et emne som sjefen din er ment å være den myndighet og det siste ordet, men svak hjerte aldri vunnet noe, så vær forberedt. Begynne med å forklare at mens du setter pris på de muligheter til å komme sammen med andre i arbeidslivet for å diskutere, du er bekymret for at møtet kulturen på arbeidsplassen ser ut til å favorisere svært lange møter (gjør ditt beste for å bruke språket som distanserer "skylden" for de lange møter fra sjefen din). Kort forklare hvordan dette påvirker deg og noen av de medarbeidere du har snakket med. Uttrykke ditt ønske om kortere møter for å gi deg og dine medreisende medarbeidere mer tid til å få arbeidet gjort. På dette punktet, være høflig og spørre sjefen din om han eller hun er interessert i å høre om noen av dine forsket ideer til måter å gjøre møtene mer dynamisk og mindre omstendelige. Ta signalet fra sjefen 'svar.
- Husk alltid din posisjon i forhold til sjefen din. Det er vanskelig å håndtere mennesker godt og noen sjefer er lett truet hvis de oppfatter at de ansatte føler at de kunne klare seg bedre. Du vil gå langt ved å vise ærbødighet og respekt sammen med initiativet ditt. Være ekte, oppriktig og gjennomtenkt. Mest av alt, forstår at sjefen din kan godt føle det samme som deg, men føler seg tvunget av en eller annen til å fortsette ting slik de er - du kan faktisk presentere ham eller henne med en ansatt-initiert løsning, slik at det kan slutt jobbe ut for dere begge.
- Vær klar for spørsmål. Ikke se spørsmål defensivt, selv om de er vant den måten. I stedet, se spørsmålene som en mulighet til å utforske ideer sammen i større dybde, som en del av overtalelse din. Og der det er mulig, jo mer kan du få sjefen din til å tro at han eller hun kom opp med noen av løsningene, jo mer sannsynlig at de vil bli vedtatt, så ikke snakke for mye - og aldri avbryte. Dette er rett og slett vanlig høflighet at enhver person, sjefen eller ikke, fortjener.
- Så mye som mulig, fokusere på fordelene ved korte møter. Kompilere en liste på papir hvis du ikke husker - om nødvendig, kan du alltid tilby å forlate listen med sjefen din for refleksjon. Faktisk, hvis du er klar over at sjefen din foretrekker å lese ting først og deretter diskutere, sørg for at du har noen skikkelig presentert forslag på papir for å lette passasjen av dine ideer. I dette tilfellet, kan du alltid foreslå plukke opp samtalen etter at sjefen din har hatt anledning til å lese informasjonen.
- Siden overtalelse av en sjef er om "administrere up", gjør noe lesing om hvordan å være en vellykket "Intrapreneur" kan være nyttig. Slik læring er aldri bortkastet!
- 7Foreslå til sjefen din at du tar på bedre møte effektivitet som et personlig prosjekt. Hvis det er noen ting sjefen din godtar ville være en god idé, ta initiativ til å gjøre hva du kan for å hjelpe. Dette vil redusere belastningen på sjefen din, viser vilje til å følge med på dine ideer og lar deg overvåke framgangen.
- Ta noen forslag til sjefen din om å forkorte møtetider og kjøre med dem. Ideer med sjefen "buy-in er allerede godt-å-gå og bør prioriteres. Støtte sjefen din og være villig til å vise at du gjør dette åpenlyst.
- Tilby å utvikle utkast til en ny møter politikk eller rettssak tilnærming som vil innlemme ideene sjefen din har avtalt med deg. Det fine med å tilby å gjøre dette er at du får litt plass til å være mer kreativ i sin utvikling fordi det er bare en "kladd" og sjefen din har til okay det likevel. Dette kan du være modig og innføre noen andre liker-ideer som kanskje ikke var utforsket under diskusjon med sjefen. Forklar at uansett hva du utvikle vil være kort, målrettet og hensynsfull av alle ansatte. Når du forberede den, gi et klart sett av regler for møter ved hjelp av KISS (keep it simple spåmann)-metoden. Antall møtereglene og skriv dem i korte, konsise setninger, bruker beskrivende, men lett å forstå språket.
- Som en del av tilbudet, foreslår at du fortsetter å diskutere med personalet å bringe om bord i sine forslag. Men vær forsiktig, så du ikke ønsker å gi sjefen inntrykk av dette er å snu til en mammut sirkus av et prosjekt. La sjefen se at dette ikke vil ta mye tid og vil ikke fortære deg eller andre ansatte. For eksempel kan du si at du vil bruke en online spørreundersøkelse som gir anonyme resultater å få innsikt fra medarbeidere i en ikke-forstyrrende måte. Bidra til å selge denne ideen ved å si at du vil være på jakt etter enda bedre ideer for korte møter fra de ansatte, viser at dette betyr at deres buy-in.
- Se på de mange mulige alternativer til møter. Dette er uendelige, og igjen, avhengig av din arbeidsplass behov, men noen ideer inkluderer: ta en telefon / Skype-samtale eller en telefonkonferanse, få tilbakemelding ved hjelp av elektroniske spørreundersøkelser, har en morsom hendelse etter timer, sende ut oppdateringer via e-post eller intranett oppdatering, bruke oppslagstavler, lage plakater, osv. Hvis du trenger innspill til en idé, en måte å unngå et møte er å la et hvitt bord i et åpent kontor for brainstorming-at-your-bekvemmelighet, slik at ansatte kan komme inn og ut i løpet av dagen som de vil. Dette frigjør møte tid og er bra for de mer tilbakeholdne medarbeidere som kan forlate sin idé ubemerket.
- 8Følg opp med et notat bekrefter hva du gjør og hva du tror vil skje neste. Dette vil bidra til å størkne vilje til å forkorte møter og for å finne mer kreative måter å dele informasjon på arbeidsplassen. Det sikrer også at din innsats har velsignelse av sjefen.
- 9Spore resultatene av møtet forkorte tiltak. For å hjelpe sjefen din se at møtene er kortere og at produktiviteten og kreativiteten har dratt nytte som et resultat, tilby å spore resultatene. Hold data om mengden av møtene som blir holdt før og etter, samt data om møtet varighet og graden av tilfredsstillelse av møtedeltakere og ansatte-i-generelt. Benytt deg av undersøkelsen verktøy og diagrammer eller grafer å samle denne informasjonen lett. Igjen, dette er ikke ment å være en byrde, bare gjør nok for å bevise et poeng av at færre og kortere møter nyter alle. Samle nok relevante data kan ta noen uker eller måneder, avhengig av type arbeid din arbeidsplass gjør. Hold sjefen lagt slik at han eller hun vet at du ikke har glemt.
- Spør de ansatte å fullføre en undersøkelse rundt deres effektivitet nivå etter møtetider har blitt forkortet. Du trenger ikke å kartlegge alle etter hvert møte. I stedet hente en stikkprøvekontroll for å skape resultater.
- Be om forslag på hvordan man kan forbedre prosessen. Fortsett å be om forslag og ideer fra ansatte. Ideer generert før gjennomføringen av politikken kan endres etter hvert som tiden går - for eksempel kan tanken om å være i stand til å bryte opp møter i 15 minutter har sett ut som en god idé på forhånd, men kanskje du har funnet ut at du virkelig trenger 30 minutter til virkelig utrette noe.
- 10Presenterer resultatene og eventuelle relevant informasjon til sjefen din til å forsterke din forkortet møtet eksperiment. Vis hvordan kortere møter har bedret ansatte moral, økt effektivitet og stimulert nye måter å tilnærme seg deling av ideer og informasjon. Mens de diskuterer dette verbalt er den enkleste tilnærmingen, kanskje samle alle relevante data inn i en liste eller et diagram for rask gjennomlesing - holde det klart og kort. I tillegg, lage noen dokumentasjon (for eksempel "Vår arbeidsplass er effektive møter retningslinjene") og visuelle påminnelser (for eksempel en plakat som sier "De tre regler for en effektiv møteplass") som trengs for å bidra til at kortere møter kommer til å fortsette til være veien videre på din arbeidsplass. Til syvende og sist innse at det tar tid å endre selskapets kultur, men med sjefens støtte og bevis av fordelene, vil det snart begynne å endre til det bedre.
Tips
- Når du snakker med sjefen din, hvis du har konkrete eksempler på hvordan virksomheten ble tapt på grunn av overextended møter, avslører disse, men gjøre det uten å kaste skylden på noen enkelte. Se etter slike ting som klient henvendelser blir savnet fordi ansatte ikke var på sitt skrivebord eller arbeidere som ble ufokusert følgende (eller før) møtet og gikk glipp av en forretningsmulighet.
- Husk at selv om du har sperret av 30 minutter til møtet, og du kan oppnå dine mål i 20, for å dra tidlig og ikke sitte rundt chit chatting.
- Utpeke et bestemt møtested (blottet for distraksjoner som telefoner, mobiltelefoner og datamaskiner). Hvis avholdes over hele kontoret, i pauserom eller visse ansattes kontorer, bør du vurdere å utpeke ett rom som møteplass (for eksempel styrerommet). Mobiltelefoner, lap topper og andre distraksjoner bør fjernes fra dette rommet for å tillate en mer fokusert møte.
- Vurdere å utvikle plakater for møterom som har påminnelser om slike ting som å vite hensikten med møtet og holde møtet til sin fastsatte tid. Siden folk begynner å ta disse slags påminnelser for gitt over tid, endrer plakaten stil eller farger nå og da, for å hjelpe folk se igjen.
Advarsler
- Vær forsiktig hvis sjefen din er den type person som har masse møter for å synes viktig og kraftig. Bare du kan bedømme dette ut fra sammenhengen, men hvis du føler dette er et problem, må du trå varsomt når foreslå mindre og kortere møter, da dette kan oppfattes som et direkte angrep på hans eller hennes maktbase. Likevel er det ikke riktig av den grunn å være bak alle andre blir uproduktivt. Du kan også finne noen kolleger føler denne måten om fremmøtet på møtene, så ha dette i bakhodet når du gjør undersøkelser av medarbeidere.
- Hvis du finner ut at produktiviteten bremser eller samarbeid lider som et resultat av redusert mengde tid tillatt for møtet, være trygg nok til å revidere planen. Du må kanskje gå gjennom flere forsøk før du "får det riktig."