Wkono

Hvordan snakke pent på telefonen

Snakker i telefonen kan være lett, men praktisere god telefon etikette er mye vanskeligere.

Trinn

Hvordan snakke pent på telefonen. Prøv å unngå å sette noen på vent.
Hvordan snakke pent på telefonen. Prøv å unngå å sette noen på vent.
  1. 1
    Si "Hei!" når du plukker opp. Hvis det ikke er din egen hjemmetelefon si: "Hei, (etternavn) bolig, kan jeg spørre hvem som ringer?". Noen føler en vennlig "Hallo?" er OK, men andre liker å ta opp plass. Se hva som passer deg.
  2. 2
    Prøv å unngå å sette noen på vent. Hvis det skjer at du ikke klarer å finne den personen de prøver å ringe innen 30 sekunder til et minutt for å sette dem på vent, beklager i et rolig og høflig tone i stemmen, "Jeg beklager, er John utilgjengelig akkurat nå. Vil du at jeg skal ta en beskjed og har John ringe deg tilbake, (innringere navn)? "
  3. 3
    Hvis personen de prøver å ringe ikke er tilgjengelig, si det. En god måte er å si: "De er ikke i stand til å komme til telefonen akkurat nå, vil du at jeg skal ta en beskjed?"
  4. 4
    Når du ringer, oppgi navn hvis du er på utkikk etter noen andre enn den personen som plukket opp. "Dette er Jane, (staten forhold til den som ringer: venn, klassekamerat, etc.)? Kan jeg snakke med John" Si det på en rolig, høflig tone i stemmen.
  5. 5
    Introduser deg selv med, "Hei, jeg heter Jane og jeg fikk dette nummeret fra john, jeg ringer om..." hvis den personen som plukker opp ikke kjenner deg.
  6. 6
    Alltid ender med, "takk - Good bye".

Tips

  • Smiler mens du snakker i telefonen kan gi din stemme en vennligere tone, selv i formelle samtaler.
  • Spør "Hvordan kan jeg hjelpe deg?" i stedet for "Kan jeg hjelpe deg?". Det andre spørsmålet er riktig besvart med et "Ja", noe som vil føre til en pinlig pause, etter som du må fortsatt be dem om hvordan du kan hjelpe dem.
  • Hvis du er på jobb, er det vanlig å si navnet på virksomheten din når du plukker opp telefonen, etterfulgt av et tilbud om hjelp. For eksempel: ". God ettermiddag, John Meyer kontor Hvordan kan jeg hjelpe deg?"
  • Når du tar en melding, sørg for å få personen fornavn og etternavn. Når du tar ned antall, gjentar den tilbake til dem for å bekrefte at du hørte det riktig. Be om å gjenta informasjon, men ikke mer enn to ganger. Du være forsiktig og du bryr deg at mottakeren har ingen mix-ups. Den som ringer vil sette pris på det.
  • Ikke anta at alle har nummervisning, eller at en venn vil gjenkjenne stemmen din. Folk høres annerledes på telefonen.
  • Hvis du er den som gjør anropet, er en utmerket skritt for å identifisere deg med en gang - hvis du er noen som mottakeren vil ønske å snakke med. "Dette er John Smith ringer for Roy Jones. Er han tilgjengelig?"
  • Hvis du gjør samtalen, oppgi navnet på bedriften, selv om du ringer til noen du nettopp snakket med. For eksempel "Hei, dette er Josh med JM Law Associates". Bare "Dette er Josh" kan la folk forvirret med hensyn til hvem de snakker til.
  • Hold en penn et papir hendig å ta notater. Det er uhøflig å be noen om å vente mens du går river gjennom huset på jakt etter skrivesaker. Dette gjelder spesielt hvis du snakker til en bedrift kontakt. Du ønsker ikke dem til å tenke deg en uorganisert, fly-by-night type antrekk.

Advarsler

  • Hvis du har problemer med å høre den personen, la dem vite. Sjansene er du vil snakke høyere enn normalt hvis dette skjer og du ikke vil at de skal tro at du er roping.
  • Mens fortelle noen du ikke kan høre dem ikke skrike. De kan sikkert høre deg helt fint.