Hvordan skrive et memo

Skrive din egen memo

1. 1
   Analyser publikum. Bestemme hvem du skriver dette memo (publikum) og hva publikums prioriteringer og bekymringer er. Etablere hvorfor denne memo ville være viktig for leseren.
2. 2
   Skriv overskriften segmentet. Overskriften segmentet bør omfatte hvem memo er skrevet, som har skrevet notatet, den fullstendige og nøyaktige datoen notatet ble skrevet, og saksforholdet (hva memo handler om). Et eksempel overskriften vil se ut:
   Fra: Ditt navn og stillingsbetegnelse
   Emne: (eller RE:) Hva notatet handler om (markert på noen måte)
   
   • Alltid ta leserne med sitt riktige navn, ikke bruk kallenavn.
   • Ved bygging av overskriften, sørg for å doble mellomrom mellom seksjoner og justere teksten.
3. 3
   Skriv åpningen segmentet. Angi formålet med den memo og identifisere den hensikt i tre deler: den konteksten av problemet, den aktuelle oppgave, og hensikten med memo. Identifisere den eksakte grunnen til å skrive memo og gjør det klart for leseren.
   
   • Hvis du har problemer med å beskrive hva du gjør for å løse problemet (oppgaven setning), bør du vurdere om du har avklart situasjonen.
   • Ta bare med så mye informasjon som er nødvendig, samtidig som den er overbevisende at et reelt problem eksisterer.
     
4. 4
   Inneholde en oppsummering segment. Dette segmentet bør gi en kort redegjørelse for viktige forslag. Dette vil hjelpe leseren raskt forstå de viktigste punktene i notatet. Sammendraget kan også inneholde lenker eller referanser til kilder som du har brukt i forskning om temaet.
   
5. 5
   Ekspandere i diskusjonen segmentet. I dette segmentet inkluderer alle detaljene som støtter dine ideer og anbefalinger for å løse problemet. Du kan også velge å foreslå fremtidige problemer som kan oppstå og diskutere hvordan dine anbefalinger sikre at disse problemene vil ikke oppstå (se tips).
   
   • Begynn diskusjon med den informasjonen som er viktigst.
   • Begynn med det mest generell informasjon og flytte til spesifikke eller støtte fakta.
6. 6
   Avslutt med en avsluttende segment. Lukk memo med en vennlig avslutning som sier hvilke handlinger du vil at leseren skal ta. Tenk på måter som leseren kan ha nytte av informasjonen i notatet, og hvordan disse endringene vil være en fordel.
   
   • Sørg for å vurdere hvordan leseren vil dra nytte av de ønskede handlinger og hvordan du kan gjøre disse handlingene enklere. Du kan si: "Jeg vil gjerne diskutere disse anbefalingene med deg senere, og følge med på noen beslutninger du gjør."
7. 7
   Avslutter med en oppfordring til handling. Hvis det er noe du vil at leseren skal gjøre ved et bestemt tidspunkt, si det.
   
8. 8
   Gjennomgang for staving, grammatikk og innhold feil. Vær spesielt oppmerksom på navn, datoer eller tall. Vær konsekvent i den type språk du bruker.
   
   • Få personlig. Bruk ord som "jeg", "deg", og "vi". Å iverksette tiltak, skrive i aktiv stemme.
   • Være conversational. Skriv måten du snakker og ikke vær redd for å bruke sammentrekninger.
   • Ikke briljere. Unngå akademiske ord og teknisk sjargong.
   • Unngå "kvalt" ord: Enkle roten ord med fancy avslutninger flytt. Favoritter er "sjon", "gen", "ent", "ment", "ize," og "ility." Eksempel: Du må ikke si: "videreføring av vår utstedelse av insentiver er avhengig av prioritering av ansatte i selskapets målsettinger." I stedet sier: "Hvis du ønsker å oppbevare får incentiver, møte selskapets mål."