Wkono

Hvordan skrive en klage brev til et selskap

Talsmann for deg selv er en viktig ferdighet. Det er ingen grunn til å være misfornøyd med de varer og tjenester du har betalt for. En respektfull og omtenksom, men bestemt klagebrev kan ofte slå en sitron i lemonade. Her er hvordan du gjør det.

Trinn

Hvordan skrive en klage brev til et selskap. Send kopi av saksdokumenter.
Hvordan skrive en klage brev til et selskap. Send kopi av saksdokumenter.

Skrive klage brev

  1. 1
    Vær høflig. Du kan være sint, og kan ha all rett til å være, men å være frekk vil bare sette mottakeren på defensiven. Skriv på en respektfull tone.
    • Staten fakta, og ikke gjør beskyldninger.
    • Husk, er selskapet som du skriver sannsynligvis ikke ute etter å ta deg, med vilje. De fleste selskaper har en interesse i deres kundens tilfredshet.
    • Du vil ha mye bedre suksess behandle mottakeren som noen som ønsker å hjelpe deg, fremfor å anta de er fylt med onde hensikter.
    • Ikke skriv når du er rasende. Vent med å skrive brev til du har roet seg. Eller hvis du ønsker, skrive bokstaven mens du er fullt dampet, og deretter la det sitte en dag eller to før du sender den. I all sannsynlighet, vil du ønsker å omformulere ting i en mindre brannstifter måte.
  2. 2
    Kom til poenget. Oppgi ditt tilfelle, og bare gi fakta som er relevante. Prøv å holde bokstaven på en enkelt side, eller under ca 200 ord.
  3. 3
    Send kopi av saksdokumenter. Dette kan omfatte kvitteringer, regninger av last, kopier av sjekker du sendte og eventuelt bilder eller videoer. All dokumentasjon bør inkluderes brevet.
  4. 4
    Angi spesifikt hva utfallet eller rette vil tilfredsstille deg. Hvis du ønsker en erstatning, refusjon, eller reparasjon, si det. Det vil bidra til å unngå å motta et standardbrev eller et annet lager respons, og gi mottakeren noe å jobbe med på sin ende.
    • Hvis du ønsker selskapet å rette et bredere problem, sier at også, men erkjenner at noe slikt kan ta tid.
  5. 5
    Ikke true rettslige skritt i ditt første kommunikasjon. Det kan være løsningen du til slutt kreve, men sende klage brev først og venter på et svar. Hvis responsen er ikke tilstrekkelig, og du ønsker å forfølge rettslig handling, se en advokat. Han eller hun vil vite hvordan du går frem. Søksmål er siste utvei og fører med det i brevet setter en negativ tone og vil avspore eventuelle forespørsler om kompensasjon du kan be om på samme tid. Det kan også komme tilbake å bite deg hvis din bløff kalles.
  6. 6
    Arbeid opp kommandokjeden. Hver gang du beveger deg oppover stigen, fra Customer Rep til Supervisor til Director til Vice President til CEO, feste korrespondanse du har hatt på tidligere nivå. Dette vil oppdatere ny representant og veldig muligens få saken løst på en ikke-saksøkende måte.
    • Hvis du går rett til toppen, sjansene er administrerende direktør ikke kommer til å vite hva du snakker om, eller hvorfor du er opprørt. Han vil bare ha en halv historien (din), og hvis han undersøker, ikke vil vite hvem du skal snakke med.
  7. 7
    Fullfør brevet respektfullt. Takke mottakeren for deres hjelp, og la dem vite hvor og når de kan nå deg til å løse saken. Dette vil oppmuntre dem til å hjelpe deg.
    • Lukk brev med "Vennlig hilsen" eller "Respekt", og unngå uformelle nedleggelser som "Best", eller "Med vennlig hilsen".

Tips

  • Sende inn klage skriftlig har sterkere effekt enn å sende selskapet en e-post, faks eller en kommentar på sin blogg eller nettside. De fleste selskaper behandler formelle klager med en høyere prioritet.
  • Vær sikker på at brevet inneholder navn, adresse, e-post og telefonnummer (hjemme arbeid og celle hvis mulig). Sørg også for å be om leserens informasjon så godt slik at du både kan holde seg à jour med noen fremgang angående klagen din.
  • Ikke bann. Husk at det du ønsker er gjengjeldelse eller oppløsning, og uakseptable leseren vil ikke oppnå det. Hvis du ønsker å bruke sterkere språk, unngå passiv stemme og bruker ord som er mer direkte og beskrivende. Kanskje du ble forferdet eller opprør, sterkere ord enn bare skuffet.
  • Les det over og være positivt at alt er sannferdig, oppriktig og etterprøvbare.
  • Før du skriver, ta litt tid og reflektere over hva som har skjedd. Når du har tenkt hele greia ut og vet akkurat hva du vil og hvordan du vil be om det, vil du være klar til å skrive brev.
  • Hvis du skriver til å klage om en bestemt person, begrense brev til sine mangler og ikke nedvurdere organisasjonen som helhet. Hvis du skriver å klage om en politikk av selskapet, ikke fornærme lytteren eller politikken. Bare oppgi ditt problem, og hvordan du vil at den skal løses.
  • Beholde kopier av all korrespondanse og datoene brevene ble sendt.
  • Ikke send sverget brev av vitner. Faktisk, hvis du tror du kan ende opp i retten over dette, kan det være lurt å holde tilbake ikke bare vitnets uttalelse, men hennes navn også. Husk også at retten trolig bli kostbart. Det er bedre i de fleste tilfeller å søke en avtale uformelt, eller høyst gjennom voldgift.
  • Det er forbruker nettsteder hvor du kan gi uttrykk for dine klager samt se om andre har vært i samme situasjon med det aktuelle selskapet.

Advarsler

  • Det er ulovlig å skrive et brev som inneholder språket truende fysisk vold, ødeleggelse av eiendom, eller overgrep mot helse eller sikkerhet. En trussel kan tolkes som trakassering og begrunnelse for handling i en domstol, og er være kan straffes alt fra bøter til fengsel tid. Gjør deg selv en tjeneste og sette trusler ut av tankene. Ikke legg dem i å skrive og sende dem!