En forretningsmøte uten en agenda er mye som å reise til en ny destinasjon uten kart. Uten en agenda, er et møte sannsynlig å ha lite fokus, ingen retning og ingen handling. Ved å skape en god forretning agenda for et møte, vil du effektivt kan ta vare på virksomheten og være i stand til å fokusere effektivt på fremtiden. Lær hvordan å skrive en forretningsplan agenda med disse tipsene:
Trinn
- 1Velkommen deltakere og kaller møtet for å bestille. På denne tiden kan du gjøre noen generelle kunngjøringer relevant til møtet eller møteplasser før du går fremover.
- 2Inviter sekretær og kasserer å gjøre sine rapporter og svare på spørsmål. Under møtet skal sekretær og kasserer rapporter bli offisielt godkjent av gruppen.
- 3Gjennomgå gamle virksomheten. Hvis din bedrift eller styret har avdelinger eller divisjoner, bør hver gruppe gis sin egen del av agendaen for å få opp to eller tre relevante elementer vedrørende tidligere eller pågående virksomhet problemer. Fremdriften for hver sak skal rapporteres, og tiden bør være tilgjengelig for spørsmål og ytterligere forklaringer.
- 4Ta ny virksomhet. Igjen, bør hver divisjon eller avdeling har en mulighet til å informere styret eller gruppe om kommende prosjekter eller innsats. Dette kan være på tide å be om engasjement, frivillige eller andre former for deltakelse eller støtte. Det bør beregnes tid for spørsmål og oppfølging svar.
- 5Gi en mulighet for deltakerne til å ta opp nye saker av interesse ikke diskutert under andre saker på dagsorden. Dette er vanligvis kalles "Åpent Forum". I løpet av denne tiden, kan nye bekymringer eller ideer tas opp på en ryddig måte. Møteleder leder møtet må anerkjenne, eller offisielt påkalle, en deltaker før hun begynner hennes åpent forum diskusjon.
- 6Lukk møtet når alle diskusjoner er ferdig. På tidspunktet for adjourning, bør en ny møtedato settes. Denne pre-planlagte datoen skal vises på dagsorden. Hvis det må endres, kan den nye datoen bli reflektert i protokollen.
- 7Sende den nye dagsorden til alle forventede deltakere slik at de vet hva du kan forvente under møtet.
Tips
- Før du oppretter en virksomhet agenda, kontakte hver avdeling veileder og be emner å inkludere på agendaen.
- Når du skriver opp din agenda, bruke en disposisjon format og en-eller to-ord fragmenter for å beskrive hver enkelt sak.
- Det er ofte nyttig å inkludere gang forventningene for hvert punkt på agendaen. Dette gir deltakerne et innblikk i hvor mye tid til å blokkere ut til møtet.
- Etter møtet, kan du velge å utsette til en executive sesjon for å diskutere eventuelle elementer av bekymring, slik som ikke-valgte personell eller andre sensitive emner som ikke skal tas med i protokollen fra møtet.