Forretningsprosesser utvikles og endres over tid. Ofte disse prosessene utvikles for å møte nye forretningsbehov. Over tid, kan endringer i forretningsprosesser, og endringer i miljøet at disse prosessene opererer innenfor, føre dem til å bli ineffektiv. Analyse av forretningsprosesser kan identifisere ineffektivitet og deres korreksjon kan redusere kostnader og forbedre kvaliteten på sine utganger.
Trinn
Bestem hvilke forretningsprosesser for å analysere
- 1Se etter tegn på prosess ineffektivitet eller ubalanse som lange køer, lange ventetider eller store arbeid ordrereserven. Se også etter lite brukte funksjoner og arbeidsprosesser celler. Områder som går i lange perioder uten arbeid er også en indikasjon på en prosess som er ute av balanse.
Identifisere kravene til virksomheten prosessen
- 1Intervju viktige prosessen deltakere.
- Spør hva de gjør og hvorfor de gjør det.
- Fastslå hvilken informasjon og andre innganger er nødvendig for å utføre hver oppgave. Identifisere kilden for hver inngang.
- Identifiser utganger (eller leveringspliktig deler) av hver oppgave, som mottakerne er og hvorfor de trenger det de får.
- 2Gjennomføre gruppeintervju og idédugnader.
- Bruk gruppetimer å validere og videreutvikle den informasjonen du har fått når du har samlet innledende informasjon om en prosess gjennom en-til-en intervjuer. Dette er en utmerket måte å rydde opp misoppfatninger av enkeltpersoner i prosessen.
- 3Oppsummere informasjonen du har mottatt og distribuere det til prosessen deltakerne. Dette bør omfatte både deltakere du har intervjuet og andre som du ikke gjorde intervjuet. Be om tilbakemelding.
Dokumentere dagens forretningsprosesser
- 1Lag en prosess flytskjema (også kjent som en prosess kart). Den tverrfaglig flytskjema formatet er spesielt nyttig for visuelt å presentere en multifunksjonell prosess.
- Flytskjemaer kan fremstilles manuelt eller ved bruk av et diagram opprettelse program. Tekstbehandlere og regneark med kartlegging funksjonalitet kan benyttes. Programmer som er utviklet spesielt for det formål å tegne flytskjemaer er spesielt godt egnet til oppgaven.
- Del en side i en serie av rader, også referert til som "svømme baner." Merke den øverste raden "innganger" og merke den nederste raden "utganger". Merke hver av de andre rader med en funksjon som utfører en eller flere oppgaver i prosessen.
- Skriv inn hver oppgave i raden for den funksjonen som utfører den oppgaven. Tast innganger til hver oppgave over oppgaven i "Innganger" rad og liste utgangene av hver oppgave under den i "utganger" rad. Legg merke til at produksjonen av en oppgave kan ofte være en inngang til neste oppgave. Koble innganger, oppgaver og utganger med piler for å vise retning av prosess flyt.
Analysere virksomheten prosesskrav.
- 1Utføre oppgaven analyse. Evaluere aktiviteter som utføres i hver oppgave: Blir aktivitetene effektiv? De er alle fokusert på å møte oppgaven objektiv?
- 2Sammenligne resultatene fra individuelle intervjuer. Se etter uoverensstemmelser. For eksempel, ikke et skritt i prosessen levere noe til neste trinn som ikke brukes i neste trinn?
- 3Identifiser aktiviteter og oppgaver utganger som er unødvendige.
- 4Skisser virksomheten prosessen fra scratch basert på forretningsprosesser krav identifisert under intervjuer og idédugnader. Sammenlign denne prosessflyten med flytskjemaet i den eksisterende prosess. Identifisere potensielle prosessen endringer basert på sammenligning av den nåværende prosessen flyt versus prosessflyten utledet fra krav.