En bekreftelse brevet er korrespondanse som sendes for å bekrefte en muntlig avtale. Det kan være virksomhet eller personlig relatert. Brevet kan også bekrefte en reservasjon, et svar på en invitasjon, mottak av en rekke elementer eller tjenester, eller møte-og konferanserom ordninger. Bruk denne fremgangsmåten for å skrive en bekreftelse brev.
Trinn
Skrive din egen bekreftelsesbrev
- 1Bruk brevpapir eller en formell presentasjon av ditt navn og adresse dersom bekreftelsesbrev omhandler forretningsmessige forhold. Du kan også bruke en pre-trykt etikett med den samme informasjonen.
- Hvis det er en personlig sak, vil andre papir nok og tillater deg å inkludere mer individualiserte elementer. Noen situasjoner kan vurdere en e-post når det er hensiktsmessig, men opprettholde riktig formalitet.
- 2Begynn med riktig hilsen i henhold til innholdet i brevet. Noen forretningsbrev kan kreve at du bruker "Kjære herr eller Madame" eller andre lignende hilsen.
- I tilfelle av en mer uformell korrespondanse, eller, kanskje hvis virksomheten bekjent er en venn, et fornavn eller andre mindre formelle ordlyden brukes.
- 3Bekrefte detaljer om ordningen gjort. Dette kan inkludere datoer, klokkeslett, sted. Være konkret.
- 4Adressere andre detaljer som kan være relevant for avtalen. Disse detaljene kan være ansvar for bestemte oppgaver eller gjenstående oppgaver som skal fullføres.
- Hvis du ber noen ta ansvar for en oppgave, tyder på at de bekrefter med deg om at ordningen er behagelig. Du kan indikere at du trenger dette skriftlig, eller hvis telefon eller e-post er tilstrekkelig.
- 5Bekrefte mottak av varen krever bekreftelse. For eksempel: "Jeg er glad for å bekrefte," eller "Jeg var glad for å motta."
- 6Lukk med en takk til mottakeren. Bruker et begrep som "Vennlig hilsen" eller "Respekt". Inkludere ditt navn skrevet og plassere din signatur over det. Bruk fullt navn for virksomheten bokstaver.
- 7Korrekturlese bekreftelsesbrev. Dette er spesielt viktig hvis brevet er knyttet til en bedrift arrangement.
Tips
- Bruk passende språk og grammatikk i bekreftelsen. Det er ikke nødvendig å bruke faglige nivå ord, men prøv å unngå å bruke ord som "bare" og "virkelig" og overusing ord.
- Vurdere tonen i den opprinnelige ordningen og ditt forhold til den andre parten, enten det er formell eller uformell. Du bør opprettholde en mer formell tone for virksomheten korrespondanse. Hvis du er godt kjent med mottakeren, kan det være litt mindre formell, men ikke tilfeldig.
- Bruk sunn fornuft når du gjør beslutningen om hvorvidt en bekreftelse brev er nødvendig i en situasjon. Husk at detaljene er lett glemt over tid, og å ha en formell uttalelse vil tjene som et bevis.
- Har en kollega eller venn korrekturlese bekreftelsesbrev. Det er vanskelig å få øye på dine egne feil.