Enten det er en fornektelse av arbeidsledighet, suspensjon fra college, eller en avgjørelse av Internal Revenue Service ("IRS"), bolig bord, eller nabolag forening, vil mange av oss har en tid da vi trenger en ny sjanse. Når slike situasjoner presentere seg selv, kan en anke brev får du som ny sjanse, så sørg for å få mest mulig ut av det. For å skrive en profesjonell, effektiv brev av klagen, følge disse trinn-for-trinn-instruksjoner.
Trinn
- 1Formatere brev i business-stil. Fra topp til bunn, bør utformingen av en virksomhet bokstavoppsett være som følger:
- Brevpapir. Hvis du allerede har bruk brevhodepapir det, ellers skape et brevhode på toppen av dokumentet. Oppgi navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.
- Dato. Når dating brevet ditt, skrive ut full dato i stedet for å bruke en forkortet form, for eksempel "16 juni 2012" eller "16 Juni 2012" og ikke "6/12/12" eller "12 juni 2012".
- Inne adresse. Innsiden adresse omfatter mottakers fulle navn og tittel, navn på institusjonen, byrå eller selskap, for som han eller hun arbeider, og postadresse.
- Referanse linje. Denne linjen starter med "RE:" etterfulgt av emnet i brevet. For eksempel, "RE: Appeal". Du ønsker kanskje å inkludere ditt navn og student eller ansatt identifikasjonsnummer, saksnummer, eller annen informasjon som vil gi leseren å identifisere deg.
- Hilsen. Hilsen bør bruke mottakerens tittel og etternavn, for eksempel "Kjære Dr. Smith" eller "Dear Mr. Smith". Hvis du er usikker på mottakerens kjønn, bør du bruke hans eller hennes første og siste navn, for eksempel "Kjære Kim Smith". Hvis du er usikker på mottakerens navn, "Dear Sir (s) / Madam (s)", "Kjære damer og herrer", og "Til den det måtte angå" er hensiktsmessige hilsener.
- Kroppen. Være plass her, så det er her du skal skrive selve brevet.
- Lukking. I likhet med hilsen, bør den avsluttende være formelle. "Vennlig hilsen", "Hjertelig hilsen" og "Respekt", er alle riktige valgene..
- Signatur blokk. La ca fire linjer av tomrom etter stengetid, slik at du kan skrive under på brevet etter har skrevet det, og skriv deretter inn navnet ditt nøyaktig slik du vil signere den. For eksempel, hvis du bruker mellombokstav når du skriver signaturen din, bruk mellombokstav i din type skrevet navnet.
- Notasjoner. Hvis du har tenkt å legge ved flere dokumenter med brevet ditt, merk dette et par linjer under signaturen din med ordet "Vedlegg" eller "Vedlegg".
- 2Skriv en åpning ledd. Du vil ønske å etablere hensikten med brevet i første ledd. Denne paragrafen er ikke stedet å gå i detaljer. Kort forklare hva beslutning eller handling du er tiltalende, gi navnet på personen som gjorde vedtaket, og datoen da det ble gjort. Du ønsker også å indikere utfallet som du ønsker.
- 3Skriv annet ledd. Det er der du forteller din historie. Forklare hva som skjedde, i kronologisk rekkefølge, eller rekkefølgen det skjedde. Sørg for å inkludere datoer og alle relevante fakta. Du bør også nevne noen dokumentasjon på at du har og / eller vitner til hendelsene. Som du beskrive hva som skjedde, være svært forsiktig med å kontrollere din tone, bør det forbli rolig, profesjonell og saklig.
- 4Skriv tredje ledd. Denne paragrafen bør brukes til å beskrive hvorfor klagen bør innvilges. Forklare hvorfor det som skjedde var urettferdig mot de regler og forskrifter, og / eller hvorfor du bør få en ny sjanse. Der det er hensiktsmessig, sitat og / eller henvise til retningslinjer, håndbok regler, eller statutter som støtter dine påstander.
- 5Skriv en avsluttende avsnitt. I denne paragrafen bør du oppsummere hovedpunktene og angi hva det er som du ønsker. For eksempel, hvis du ber om en endring i en avgjørelse gjort mot deg, vil du ønsker å tydelig angi at du ber om en ny vurdering av denne kjennelsen. Du skal da takke leseren for hans eller hennes tid brukt vurderer klagen. Dette kan gjøres med en enkel setning som: "På forhånd takk for din tid og omtanke."
- 6Skriv ut, signere og levere brevet ditt. Skriv ut brevet på brevpapiret eller vanlig hvitt skriver / kopipapir og signere i blått eller sort blekk. Fest all dokumentasjon nevnt i brevet, lage en kopi av alt for deg selv, og post via rekommandert.
Tips
- Hvis du trenger hjelp med din appell brev, en advokat, advokatassistent eller juridisk dokument Bearbeidelse kan være i stand til å hjelpe deg eller skrive det for deg.
- Du vil bli tatt mer på alvor hvis du er profesjonell, holde språket rolig og objektiv, og sitere fakta heller enn å henvise til følelser.
- Hold brevet kort og rett på sak.
- Korrekturlese! Les brevet flere ganger før du sender den.
Advarsler
- Unngå å lage beskyldninger eller bedømmelse av andres motiver eller karakter i dine argumenter og beskrivelse av hendelser.