Enten du snakker om et elevråd, politisk gruppe eller spesiell arbeidsgruppe, alle organisasjoner krever en sekretær. Sekretæren er uten tvil den viktigste offiser som han / hun er ansvarlig for organisering, assimilere og spre informasjon innenfor og utenfor organisasjonen. De trenger å være organisert, hardt arbeidende, intelligent, og har gode skriveferdigheter.
Trinn
- 1Bestem deg for at dette er den rette jobben for deg. Noen mennesker tror at det er lettere å være sekretær enn kasserer eller president, men mange møte veteraner vil fortelle deg at sekretær jobb er mye vanskeligere.
- 2Møte med den avtroppende sekretær hvis mulig. Har han eller hun gir deg de tidligere møter 'minutter, korrespondanse, rapporter, pålegg, etc.. Med litt hell, vil disse allerede være godt organisert og klar til å overta dem, hvis ikke, les neste trinn.
- 3Få et arkivskap eller en dokumentmappe. Disse bør gis av organisasjonen, men hvis de ikke er, kjøpe brukt, er et godt første skritt og en utmerket måte å redusere unødvendige utgifter på din side eller på den delen av organisasjonen. Det er mange registre som kan benyttes for administrative dokumenter som møtereferater, vedtekter og så videre, les deg opp på disse og finne ut hvilken er den enkleste å følge og det billigste å implementere, og holde seg til det systemet. Hvis du mottok filene i en uorganisert rot, trenger du ikke ønsker å forlate dem på den måten for neste sekretær når tiden er ferdig.
- 4Lære at gode organisatoriske evner gjøre en god sekretær. Hvis organisasjonen kontor ikke er godt organisert, er dette noe som bør tas opp med en gang. Bruk kontoret for å lagre all relevant dokumentasjon og prøver å anvende samme arkivsystem som du har brukt på din arkivskap.
- 5Gå fra liten til stor når organisere filer og dokumenter. Begynn ved å sende all relevant dokumentasjon i et arkivskap eller dokumentmappe, og deretter organisere hele kontoret og organisasjonen som bruker det samme systemet, men på en større skala. Det vil gjøre kontoret svært brukervennlig og råd til mye fred i sinnet til deg og din etterfølger.
- 6Utvikle gode kontakter og bruke dem klokt. En vennlig, profesjonell holdning er svært viktig for en organisasjons sekretær. Du vil lære veldig raskt at de fleste sekretærer er avhengige av et intrikat nettverk av venner og kontakter for å drive dag-til-dag virksomhet.
Tips
- Alltid opptre på en sømmelig og profesjonell måte.
- Ved å ta gode møtereferater og gi disse i tide (en times møte bør ha 1-2 sider av minutter maks, og disse skal sendes til gruppen for tilbakemelding innen fem virkedager) sikrer at medlemmer av organisasjonen er på den "samme side" og i stand til å ta mer effektive tiltak raskere.
- Disse retningslinjene følger Roberts "Rules of Order", en av de mest kjente sekretærtjenester manualer til dags dato. Det anbefales at du oppsøke denne verdifulle ressurser, mye av den er publisert på nettet gratis.
- Ikke bruk din bedrift eller organisasjonens ressurser (dvs.: kontorrekvisita, e-postserver, laptop, etc) for personlige aktiviteter. Selv om du er en frivillig, ikke organisasjonen ikke "skylder" deg noe, og dette er i svært dårlig smak.
- Planlegge fremover. Det er rollen som sekretær for å koordinere selskapets / organisasjon hendelser. Du kan ikke bare kjøre en hendelse på en siste-minutters rute. Hvis du trenger å planlegge noe i siste liten, noe som gjør hendelsen mindre formell kan lette trykket for dine gjester og deg selv.
- Alltid ha en plan B når organisere et arrangement, så du vet aldri hva som vil skje. Dette er spesielt viktig hvis du er catering en hendelse eller venter høyttalere og / eller underholdning å dukke opp. Det er ingenting verre enn å delta på et arrangement og har en kolossal screw-up forekomme. Hvis catering ikke kommer til å vise, du bør sørge for at du har kontaktet den lokale pizzeria på forhånd og gitt dem en heads up. (Merk: det lokale pizzeria bør nok være blant listen over kontakter, også).
- En av de viktigste funksjonene en sekretær serverer kommuniserer med sine medlemmer og allmennheten.
- Hold medlemmene informert om aktiviteter, arrangementer, og planer og sørge for at publikum er klar over kommende arrangementer.
- Husk at når du prøver å organisere møter og arrangementer som organisere andre mennesker kan være vanskelig i beste fall.