Denne artikkelen beskriver de ferdigheter og egenskaper som må utvikles til å bli en god corporate personlig assistent. Bruk denne artikkelen som en sjekkliste for å markere områder som trenger utvikling.
Den beste bedriftens Personal Assistant stillinger kommandoen en god lønn, men å komme til toppen av PA yrket krever en rekke ferdigheter og kompetanse. Profesjonalitet og konfidensialitet er varemerker for en god personlig assistent. Top end PA rekrutteringsbyråer forventer PAs å være organisert, effektiv, selvgående, og IT literate..
Trinn
- 1Utvikle gode mellommenneskelige ferdigheter - En god PA er unflappable under press. De er rolige og i stand til å tenke på sine føtter. Evnen til å fungere godt sammen med andre, spesielt vanskelige personligheter er viktig som øverste nivå PA arbeid med konsernsjefen, i svært trykksatte miljøer.
- 2Utvikle gode kommunikasjonsevner - De er de første kontaktpunkt for kunder og klienter, derfor pa sin må være god verbal kommunikatorer, med en behagelig, men likevel profesjonell måte. Muligheten til å påvirke folk er også viktig, som PA behov for å forhandle med andre for tid og ressurser. Gode skriftlige kommunikasjonsevner er nødvendig fordi PAs ofte svare på kommunikasjon på sjefens vegne, og noen ganger skrive rapporter og utøvende sammendrag.
- 3Utvikle gode IT-ferdigheter - En god bedriftskultur personlig assistent forventes å ha følgende IT-kunnskaper: Microsoft Word (avansert) Microsoft Excel (Intermediate), Microsoft PowerPoint (avansert), en god kjennskap til en e-pakke som Microsoft Outlook, Lotus notater, eller Eudora. Det er gunstig å ha en god forståelse av en database programvare som Microsoft Access, og noe kjennskap til Microsoft Project.
- 4Utvikle gode internett ferdigheter - Pa-er skal også være internett savvy, da de kan bli pålagt å gjøre forskning eller utføre oppgaver som krever god kjennskap til internett miljøet. En god kjennskap til e-handel er et klart pluss. En forståelse av internett markedsføring og søkemotor atferd vil tillate PAs å tilføre verdi til sin rolle og gi best mulig hjelp til sin sjef.
- 5Utvikle en interesse for kontor-teknologi - I dagens teknologisk avanserte samfunn, er det viktig at pa-er har en god forståelse av ny teknologi. PAs bør holde seg à jour med de nyeste kontor gadgets og teknologi som de forventes å vite hvordan å fikse kontoret kopimaskin og forstå funksjonene på sjefens Blackberry. En god PA vil anbefale endringer i kontor-teknologi for å forbedre effektiviteten. De vil gjøre de nødvendige undersøkelser for å forstå hvordan implementering av ny teknologi vil være kostnadseffektivt for selskapet.
- 6Utvikle de nødvendige ferdigheter til: overvåke sjefens e-post og svare på deres vegne, delegat arbeid på sjefens vegne, administrere sjefens elektronisk dagbok, ta diktat, forbered papirer for møter, bok, administrere og minutters møter, organisere og administrere hendelser; lage kompliserte reiseplaner, forbered komplekse ruter, administrere et budsjett, delta på arrangementer / møter som sjefen representant; oppførsel internett forskning, forberede presentasjoner, skrive korrespondanse, rapporter, nyhetsbrev og utøvende oppsummeringer, oppdatere intranett og nettsteder, opprettholde effektive kontor innlevering systemer; raskt og nøyaktig typen dokumenter, kildekode, kontorutstyr, styre prosjekter; overvåke ansatte.