Du har lese den tre ganger og fortsatt det virker som e-postmeldingen var noe annet enn uhøflig. Men bør du ringe dem og avklare om de er ment å være frekk... eller ikke?
Nettikette på jobb er like viktig som noe annet sted. Slik at standarder for høflighet å skli rett og slett fordi mediet som brukes emboldens folk som ellers ikke er så åpenhjertig i en ansikt-til-ansikt-sammenheng er ikke akseptabelt. Men det er også viktig å være realistisk og objektiv om de e-postene som du mener er uhøflig, men kan være ganske noe annet. Så, neste gang sjefen din, kollegaen, eller til og med hodet honcho på jobb sender deg det du tror er en frekk e-post, her er hva du kanskje har lyst til å gjøre.
Trinn
- 1Skjelne hva en frekk epost sannsynligvis ser ut. Det er lett å feiltolke den hensikt, tone og ord i en e-post. Selvfølgelig, en e-post ikke er utstyrt med ansiktsuttrykk, stemme tone og kroppsspråk, så hvis du føler deg overbelastet med arbeid, sukker-utarmet, og føler at du bare ønsker å komme seg ut av kontoret, kan det være lett å gjøre den feilen å anta negative hensikter i en e-post der det var ingen hensikt. Tegn på at du kan ha en frekk epost er:
- Språket som brukes er helt klart støtende og / eller nedsettende. (Hvis du mottar en e-post fylt med ufint språk, er dette trolig være et brudd på din arbeidsplass politikk, og det er svært uprofesjonelt. Det kan også være grunn til søksmål avhengig av hva som blir sagt, spesielt hvis du føler deg truet, trakassert, eller utydelig.)
- E-posten er skrevet i store bokstaver (roping) eller bestemte deler av det som uttrykker krav eller nedlatenhet er skrevet i store bokstaver. (Vær oppmerksom på at enkelte sjefer og kolleger er fortsatt grappling med All Caps nøkkel, slik at de kan måtte bare unnskyldt av ren latskap eller mangel på "å få med seg".)
- E-posten er i utgangspunktet et krav med ingen Hei, takk, takk, eller lukking navn. Ikke bruker ditt navn og ikke signering av er greit for en e-post som er en pågående interaksjon, men når det er den første e-posten til en frisk emne, og det er å lage et krav eller gi instruksjoner, så er det uhøflig å utelate disse små i en arbeidsplass kontekst.
- E-posten henviser til deg uvennlig (personlige graver) eller nivåer anklager mot deg og / eller foreslår at du gjør X, Y, Z, eller annet.
- En frekk e-post kan ha mye utropstegn eller spørsmålstegn i den. Flere bruksområder av "!!" og "???" blir ofte sett på som uhøflig eller. Men det kan også være et tegn på vekt, så ikke bruk denne alene som en indikator.
- Avsenderen er kopiering i noen andre som har ansvaret for dere begge som et middel til å "tvinge" deg til å gjøre noe.
- 2Les e-posten nøye før du gjør opp tankene dine som til sin hensikt. Hvis du bare skannet det, og besluttet at det var uhøflig, er det viktig å lese den med større forsiktighet. Selv om du leser den nøye den første lese, lese den for å sikre at du ikke har gått glipp av noe eller du ikke å lese ting inn i det som ikke er der. Og det er en god idé å spørre deg selv hva det er om e-post som har opprørt deg så mye. Dette kan være en annen anelse om hva innholdet har til hensikt å formidle til deg, for eksempel, hvis du allerede har en med en kollega eller sjef og denne e-posten kommer på halen slutten av en opphetet diskusjon, så er det forståelig at du vil se det dårlig med en gang. På den annen side, hvis det har vært noen indikasjon på at din kollega eller sjef er irritert med deg, så kanskje du feiltolking det.
- Hva er hensikten bak ordene?
- Er denne personen kjent for dårlig kommunikasjon eller noen som er normalt? Selv med noen som er normalt høflig, kan de sliter med å sette over en melding effektivt ved hjelp av e stedet satser på å være uhøflig.
- Er denne personen kanskje bare bløff, prøver å fremstå mer kraftfulle via e-post enn de har mot til å være ansikt til ansikt? I et slikt tilfelle kan det være mer et tilfelle av bløffing rundt kantene i håp om at du vil gjøre hva de er for redd for å spørre deg til ansiktet ditt.
- Er det elementer av e-posten du rett og slett ikke forstår? I dette tilfellet, er du sannsynligvis bedre å anta noe før du vet mer. Folk som skriver fort ofte slippe ord, og noen mennesker tror ikke at riktig tegnsetting og staving er nødvendig i e-poster. Og så er det en økende tendens til å bruke i e-poster, noe som kan være vanskelig å tolke hvis du ikke forstår det.
- 3Unngå forutsatt at du kjenner avsenderens følelsesmessige tilstand. Sjekk at du ikke gjør antagelser om avsenderens følelsesmessige tilstand. Dårlig kommunikasjonsferdigheter, misforstått sarkasme eller fleiper, og bare ren lat eller slurvete skriving kan alle føre en leser til å tenke at det skrevne stykket er frekk når det betyr noe mer enn at en person ønsket å si noe, men ikke få det ut rett. Innse at noen mennesker er svært dyktige forfattere i løpet av kort tid, og de fleste folk skrive raskt med den hensikt å få budskapet fram sine gjøremål haug slik at de kan komme videre med neste bit av arbeid.
- Det finnes unntak fra denne regelen, selvfølgelig. Hvis du allerede har en vanskelig tid med vedkommende på en ansikt-til-ansikt nivå, er det fullt mulig at de lar sin emosjonelle side slip i sine e-postkommunikasjon. Likevel spille den av sammenheng, ikke av forventning.
- 4Holde ut, også kjent som "gjennomgang, ikke reagere". Til du føler du har både forstått meldingen objektivt og roet ned, er det viktig ikke å svare. I å svare raskt, kan du bli fristet til å være like frekk, og dermed sammensatte problemet. Enda verre er å svare frekt når den opprinnelige hensikten med e betydde noe slikt! Så, ta en pust i bakken. Lukk e-post og ta en tur. Ha en kopp kaffe, og gjøre noe annerledes for en bit å tømme tankene. På den måten når du kommer tilbake følelsen litt roligere, kan du lese e-posten og avgjøre hvorvidt det er fremdeles like opprivende for deg som når du først lese den.
- Svar aldri i sinne og alltid sove på en sint svar. Langsiktige konsekvenser følger av å ha sinte ord i en skriftlig oversikt skjema.
- Jo mer følelsesmessig ladet du er og jo mer følelsesmessig ladet e-posten, jo viktigere er det å sove på ditt svar.
- 5Søke avklaring. Hvis du kan, bare pop over og snakke med den personen om hva de mente i e-postmeldinger. Ty til ansikt-til-ansikt-kommunikasjon er mer sannsynlig å klare ting opp enn noen annen tilnærming. Det er imidlertid ikke mulig for mange mennesker som jobber langt fra hverandre, eller til og med på forskjellige steder, delstater eller land. Prøv som neste trinn, hvis dette alternativet er åpne for deg. Snakker i telefonen vil hjelpe deg å avklare ting mye raskere enn å måtte sende frem og tilbake. Og hvis du virkelig ikke har andre valg, eller det rett og slett føles mer hensiktsmessig for deg å svare via e-post, og være høflig og profesjonell i ditt svar. For eksempel:
- Kjære Kevin, Takk for meldingen. Jeg var ikke helt sikker på hvordan du skal tolke "Tror du at du kan mønstre viljen til å trekke deg bort fra vannet kjøligere og begynne å jobbe på Noxos rapporten? Jeg lurer på om jeg skal bli tvunget til å revurdere din rolle her. " Jeg må si at jeg leste det som å være ganske brysk og mangler i anerkjennelse av profesjonalitet min. Jeg er klar over at det er en frist, og jeg er på vei til å møte det, jeg var bare å ta en svært kort pause for å oppdatere før jeg returnerte til utfylling av rapporten. Hvis du er bekymret for utviklingen min, så er jeg glad for å komme / ringe og forklare hvor jeg er opp til. Hilsen Nelly.
- Eller kanskje en mer humoristisk tilnærming (du må jobbe i rett type sted!): Kjære Kevin, Takk for din observant e-postmelding. Jeg innser at hengende rundt lunsjbordet kan oppfattes som kaste bort tid. Men vil du bli glad for å vite at som et resultat av min vannkjøler mini-break av nøyaktig 2 minutter og 23 sekunder, var jeg i stand til å finne ut at Jim har allerede jobbet med de samme tallene som de i vår rapport, og at betyr at jeg kan ha det ferdig i kveld i stedet for i morgen tidlig. Jeg vil gjerne sende deg den ferdige rapporten før jeg drar jobbe denne kvelden. Forresten, jeg elsker nye sko, jeg fant dem under teppet mens jeg var på vannet kjøler. Nelly
- 6Lese svaret ditt etter at du har komponert den. Lese det minst tre ganger for å sikre at du ikke har reagert med uhøflighet eller lyd altfor følelsesmessig. Opprettholde en profesjonell og høflig tone i hele e-posten og fjerne noe fra det som er unødvendig eller inneholder forutsetninger om den andre personens sinnstilstand. Hold epost enkle, til det punktet, og uten noen provoserende uttalelser. Som 101 E-post Etikette Tips antyder, "type mot andre det du vil dem skriver til dere."
- Tenk at du blir et eksempel på høflighet ved å ikke kjøpe inn uhøflighet eller eventuelle insinuasjoner. Stern profesjonalitet er hensiktsmessig, men utskjelling, og anklager, og misbruker ikke er i orden, og heller bruker formatering på en slik måte som å "virke" aggressiv (misbruk av utropstegn, osv.).
- 7Innse at det er greit ikke å svare noen ganger. Noen ganger kan det bare være bedre la frekk epost gå. Kanskje avsenderen ikke kjenner alle fakta, kom ut av feil side av sengen den dagen, eller var bare ikke tenker rett av ulike grunner. Hvis du tror at det kan være best å bare la det gå, og det er ikke behov for bekreftelse av det som ble sendt, eller ingen grunn til å svare på et spørsmål, etc., og deretter vurdere å bare la dette skli inn i eter. Handle som om du aldri har mottatt det, forutsatt at du fortsatt gjøre jobben du er forventet å gjøre.
- 8Snakk med sjefen din eller menneskelige ressurser hvis det synes å være et mønster av uhøflig eposter utviklingsland. Du bør ikke bli utsatt for uhøflighet, trakassering eller trusler på arbeidsplassen. Trakassering og trusler er handlekraftige, og uhøflighet er bare noe en velfungerende arbeidsplass kan klare seg uten, eller moralen er truet. Hold e-postene som angår deg som bevis på hva du har vært utsatt for, slik at du har en oversikt og kan sikkerhetskopiere hva du sier.
- 9Holde opp din slutten av handelen. Hvis du er i tvil om hvorvidt eller ikke å sende en e-post du har skrevet når du føler deg engstelig, sint eller irritert, og du tror at følelsene dine kan være for tydelig i e-posten, slik at du åpen for en kostnad av å være, trykk utkast eller slette. Ikke send det til du har hatt tid til å tenke gjennom det. Være et eksempel på høflig og profesjonell e-post bruk til enhver tid.
Tips
- Innse at du ikke trenger å sette opp med noen andres dårlig dag. Vi har alle dem, men vi trenger alle å holde vår følelse av høflighet intakt også.
- En måte å håndtere med en kollega som sender konsekvent frekk e-post er å CC i sjefen din eller en annen relevant kollega hver gang du svarer (en slags omvendt tvang i at du tvinge dem til å holde ting høflig). Hold din egen tone høflig og ikke-truende og la uhøflig medarbeider ord taler for seg.
- Foreslå at din arbeidsplass har en økt på e-etikette. Hvis ingen vet hvordan man skal gi dette seminaret, deretter sende ut for noen som gjør, det kan være et tegn på at slik opplæring er nødvendig!
- E-post er vanskelig selv for en pro, husk at å formidle følelser og hensikter riktig er ikke alltid mulig i e-posten. Selv om det er, kan mottakeren ikke ever "get it".
- Hvis du ønsker å skrive ditt eget sinne ut, gjør det på en tom e-post eller Word-dokument. På den måten kan du fjerne det og vil ikke tilfeldigvis treffer sende på svar-knappen!
- Hvis avsenderen er noen med en historie med å være uhøflig via e-post, husk at og nærmer epost tilsvarende.
Advarsler
- Noen mennesker er tikkende timebombs og kan lufte mer sinne på deg hvis du svarer frekt. Hold deg høflig og profesjonelt, og hvis du har noen bekymringer eller du er redd, snakke med sjefen din eller menneskelige ressurser om det.
- Noe injurierende, støtende, sjikanerende, ærekrenkende, rasistisk, eller støtende i en e-post er handlekraftige. E-post er synlig i de fleste rettsområder, og kan utsette selskapet til søksmål. En person sender slike e-poster kan bli gjenstand for disiplin og selv oppsigelse. Hvis du er bekymret for at e-posten inneholder en slik upassende innhold, snakk med sjefen din eller menneskelige ressurser for ytterligere råd, eller en juridisk representant dersom du ikke ønsker å diskutere det med arbeidsplassen.
- Unngå å falle inn i vanen med å sende dine kollegaer og sjefen om absolutt alt når bare noen få fotspor ville ha deg foran pulten sin og i stand til å snakke ansikt til ansikt. En arbeidsplass som har falt til en vane å alltid sende e-post og aldri snakke til tross for nærhet reduserer glede av å jobbe med andre og øker sjansene for tankeløs kommunikasjon ved hjelp av et medium som ikke moderat atferd på samme måte som å se en annen person foran oss gjør. Professor Clay Shirky anbefaler å starte kommunikasjon ansikt til ansikt og deretter gå videre til e-post. Selv sier "Hei" hver morgen går en lang vei å tilrettelegge det sosiale limet.
Ting du trenger
- E-post
- Sted å gå for en pause