Wkono

Hvordan snakke profesjonelt på telefonen

Hvor mange ganger har du snakket med noen på telefonen og tenkte til deg selv hvordan uprofesjonelt de var? Pass på at andre ikke si det samme om deg.

Trinn

Hvordan snakke profesjonelt på telefonen. Svare på telefonen i så få ringesignaler som mulig.
Hvordan snakke profesjonelt på telefonen. Svare på telefonen i så få ringesignaler som mulig.
  1. 1
    Svare på telefonen i så få ringesignaler som mulig. Ingen liker å bli tvunget til å vente.
  2. 2
    Forbered deg selv med en penn og papir mens du tar en samtale, slik at du kan notere ned informasjonen til kunden.
  3. 3
    Identifiser deg og selskapet du jobber for (hvis på jobb) så snart du svarer. For eksempel si "Takk for at du ringer Google, er dette John taler." Likeledes du spør den som ringer hvem de er og hvor de ringer fra hvis de ikke tilbyr disse detaljene til deg, spesielt hvis selskapet har en streng policy på å motta uønskede samtaler. Tar kontroll over samtalen fra begynnelsen vil la den som ringer vet en profesjonell: For eksempel:
  4. 4
    "God morgen Google, John taler". Caller: "Kan jeg få snakke med Bill?" Respondent: "Hvem er det som ringer Vennligst?" Caller: "Tom". Respondent: "Hvor ringer du fra?" Caller: "England". Respondent: "og selskapets navn?" Caller: "Åh, det er en personlig samtale". Respondent: "Er Bill forventer samtalen?". Caller: "Nei". Respondent: "OK la meg prøve sin linje for deg"...
  5. 5
    Ved å ta kontroll over samtalen og spørre "den riktige" spørsmålene du har samlet så mye informasjon som mulig før overføring av en samtale og hopefuly illiminated sjansen for en uønsket samtale bli satt gjennom, men også du er i stand til å levere 'regning' med informasjonen han trenger før besvare anropet. Unngå å åpne dine spørsmål med "kan jeg" eller "ville du tankene hvis jeg" hvis du åpner med disse risikerer du å miste kontrollen over samtalen til den som ringer kan lett si "ja jeg gjør noe" eller "nei du kan ikke" så bare stille direkte spørsmål være høflig og husk du er i din fulle rett til å stille spørsmål, hvis den som ringer blir irritert bare forklare: "Takk for din forståelse Jeg er sikker på at du kan sette pris vi / jeg håndtere et stort antall samtaler ved å stille deg disse spørsmål jeg kan sikre din samtale er rettet raskt og riktig til rett person eller avdeling, takk ".
  6. 6
    Alltid anta noen fra organisasjonen er å lytte på samtalen. Organisasjoner legge denne evnen vil vanligvis kunngjøre det etter at de har installert og brukt det.
  7. 7
    Spør alltid før du setter noen på vent, og vent på svar.
  8. 8
    Sjekk at mottakeren er glad for å ta samtalen. Hvis noen spør om de kan snakke med noen spesifikke, forteller innringeren som du vil "prøve deres linje" før du setter dem på vent, og sjekke at mottakeren er a) tilgjengelig, og b) klar for å snakke med dem.
  9. 9
    Bruk riktig grammatikk. Husk alltid å si "Jane og jeg" for motivet og reserve "Jane og meg" når du er det direkte objektet (dvs. "Jane og jeg gikk til butikken" vs "Han snakket med Jane og meg"). Ikke la ordet "at" dingler på slutten av en setning. Ex:. "Jeg vet ikke hvor den er på."
  10. 10
    Det gamle ordtaket, "kunden har alltid rett" har noen sannhet - Men ikke hele tiden. Det eneste du kan stole på, skjønt, er at du aldri vil vinne en krangel med en kunde. Når kunden er feil, forsiktig forklare riktig "sannhet", på en positiv måte. Hvis kunden blir opprørt og hans tone endringer i en av irritasjon eller sinne, ikke speile ham. Vedlikeholde hyggelig tone! "Tenk" hans eller hennes følelser tilbake, slik at han / hun føler du virkelig har hørt klagen, si ting som "jeg kan høre hvor frustrerende dette er for deg, og jeg er så lei meg for at" kan gå en lang vei mot beroligende en irritert klient. Hvis kunden ikke er fornøyd, spør hva han eller hun ønsker gjort. Tenk det og godta det eller fortelle kunden hvorfor du ikke kan akseptere. Tilby alternativer, hvis mulig.
  11. 11
    Prøv å løse problemet innen samtaletid.
  12. 12
    Telefonsamtale mangler åpenbare input av kroppsspråk; mottakeren i den andre enden vil motta ditt sanne intensjoner gjennom selve tonen i stemmen du bruker under samtalen. Din tone vil si mer enn de faktiske ordene som kommer ut av munnen din. Etter å ha sagt dette, smile når du snakker i telefonen! Dette punktet av smilende virkelig treffer hjem med ledelsen av et call center, og de plasserte små speil på hver av agentens stasjoner som sa: ". Hva du ser er hva de hører"
  13. 13
    Bruk innringerens navn, når det er mulig. Det viser at du er en god lytter og gir et personlig preg "Jeg beklager John, men Mark er ikke tilgjengelig for øyeblikket. Kan jeg hjelpe deg med noe eller ta en beskjed?"
  14. 14
    Når du ringer en annen person, identifisere deg først. For eksempel si "Dette er Mary Hunter ringer for Louis Meyer, takk."
  15. 15
    Husk å lukke samtalen med en profesjonell stengetid. Avslutte samtaler med et oppriktig "God dag", eller "takk".

Tips

  • Unngå "Ah", "Um", "Like" og andre meningsløse 'filler' ord eller lyder.
  • Unngå å bruke mute eller hold knappen når betjener en kunde, og dette bør bare brukes når ekstra hjelp er nødvendig fra en veileder eller "coach".
  • Ikke tygg tyggegummi, spise eller drikke mens du er på telefonen med en innringer
      • Arbeidere i callsentre har hatt retractions av irettesettelser ved hjelp av denne metoden. Hvis reprimande ble gjort på grunn av at innringeren, kan sjefen se at den som ringer eskalerte situasjonen. Dette gjelder spesielt hvis veileder tar samtalen, og problemet innringeren ringer tilbake til deretter klage om veileder! (Dette har skjedd, og det reduserer troverdigheten til den som ringer.)

Advarsler

  • Husk at etter at du har håndtert problemet som ringer, er det neste som ringer en annen person. Stå opp, strekke og hilse på dem som om ingenting hadde skjedd før.
  • Kunde representanter må ta en pause i 5 minutter etter en hard eller en tøff samtale
  • Husk at ikke alle forstår ABC av profesjonalitet. Gi høflighet selv når du ikke får det.