Når du skriver en avviksrapport, husk Hvem, hva, når, hvor og hvordan. En hendelse Rapporten dokumenterer en straffbar handling eller ulykke oppleves av en person eller en gruppe mennesker. Hendelsen kan være alt fra et barn skinning sitt kne på en lekeplass til voldelig eller ulovlig adferd. Skrive en detaljert og nøyaktig hendelsen rapporten er en viktig del av rapporteringen en kriminell eller støtende handling. Her er noen trinn som er involvert i å skrive en avviksrapport.
Trinn
- 1Kontakt de rette myndigheter. Skoler, offentlige organisasjoner og arbeidsplasser hver har sine egne retningslinjer og praksis på rapportering en hendelse. Du kan bli bedt om å fylle ut et skjema, følger et bestemt format eller først diskutere hendelsen med utpekte polititjenestemenn.
- 2Gi din kontaktinformasjon. Indikere ditt navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og alder. Forklar hvordan du kan kontaktes for mer informasjon og de beste tidene å nå deg.
- 3List navnene på personen (e) som er involvert i hendelsen. Hvis ukjent, beskrive utseendet og egenskapene til personen (e), slik som høyde, vekt, hårfarge og omtrentlig alder. Begrense beskrivelsen til faktiske observasjoner og unngå adjektiver som uttrykker de negative følelsene om personen. Hvis noen vitner var til stede, inkludere deres informasjon i tillegg.
- 4Gi detaljer om hendelsen. Indikere hva som skjedde ved å beskrive situasjonen. Inkludere den eksakte natur av skaden, beskrivelse av stjålet eller skader påført. Fysisk eller verbal mishandling, pågående kveldsåpne lyder fra en nabos hjem, og veien raseri fra en aggressiv sjåfør er noen eksempler. Forklare fakta om hendelsen i kronologisk rekkefølge.
- 5Beskriv plasseringen. Inkluder nøyaktig adresse og romnummer, hvis det er aktuelt. Forklare nøyaktig hvor i en bygning, på veien eller ute hendelsen inntraff. Hvis hendelsen er relatert til en online handling, dokumentere nettsiden og e-postadresser.
- 6Rapportere datoen og tidspunktet for hendelsen. Vær så presis som mulig. Når usikker på tide, skriv ned ditt beste gjetning og sier at det er en tilnærming. Hvis du ikke husker den tiden, prøver å huske dine aktiviteter før hendelsen. Kanskje like før hendelsen du spiste lunsj på en bestemt tid med en venn, og gi tilnærmet samme tid tilsvarende. Når du er usikker, kan du angi en generell tid, for eksempel "sent morgen" eller "tidlig på kvelden."
- 7Forklar hvordan hendelsen ble håndtert. Hvis du verbalt rapportert det til en skole lærer, sikkerhetsvakt eller en annen administrator eller dommer, skrive ned navn og titler på alle involverte. Forklar hva rapportering kontakter bedt deg om å gjøre, og de skritt du tok som et resultat. Hvis du handlet på egen hånd for å løse situasjonen, skriv ned dine eksakte handlinger.
- 8Send inn din skademelding. Finne ut navnet på personen eller avdelingen til hvem rapporten skal sendes. Når det er mulig, sende inn en skademelding i person og gjøre deg tilgjengelig for å svare på spørsmål eller gi avklaring. I situasjoner der en hendelse rapport må sendes eller e-post, følge opp med en telefonsamtale i løpet av en 10 dagers periode for å sikre at rapporten ble mottatt.