Etter at du har arkivert inkorporering dokumenter, betalte filing avgifter, utarbeidet vedtekter, og møtte med advokater og regnskapsførere, er neste skritt å starte et aksjeselskap for å holde en første styremøte. Dette møtet er nødvendig for å lovlig danne et aksjeselskap. Det er flere viktige ting som skal gjøres på dette møtet, men det kan også være litt av en feiring for de som er involvert med å starte selskapet, som det signaliserer slutten på den formelle innlemmelse prosessen.
På dette møtet vil de første direktører og styremedlemmer godkjenne de styrende dokumenter, gjør vedtak, og velge det første styret. Møtet kan være svært kort om nødvendig, selv om de ofte har en tendens til å ta lengre tid enn andre styremøter, som det er vanligvis mye å diskutere om begynnelsen driften av virksomheten. Følg retningslinjene nedenfor for å skikkelig gjennomføre en innledende styremøte.
Trinn
- 1Sett en dato og tidspunkt som passer for alle styremedlemmer til å delta. Sørg for å gi direktørene i selskapet rikelig varsel slik at alle kan delta. Generelt, for å drive forretninger på møtet, må du være beslutningsdyktig, hvor et flertall av alle styremedlemmer er til stede. Vanligvis kan styremedlemmer "delta" møtet ved konferansesamtale så lenge alle til stede kan høre hverandre. Styret kan stemme ved fullmakt hvis vedtektene sørge for proxy-stemmer, men siden dette møtet er en tid hvor de første regissører vil ta mange avgjørelser, er det viktig for så mange styremedlemmer til å delta på møtet som mulig slik at de kan gi sine innspill.
Dine vedtekter kan kreve visse varsel skal gis til det enkelte styremedlem før et møte er holdt, som vanligvis fastsetter at melding gis et visst antall dager i forveien. I så fall må du gi riktig varsel. I alternativ kan du gjennomføre møtet uten å gi særskilt varsel hvis alle styremedlemmer delta på møtet og ikke bestride den manglende varsel, hvis noen styremedlemmer glipp av møtet, men beslutningsdyktig er fortsatt til stede på møtet (under forutsetning av at de hver signere en fraskrivelse av varsel), eller dersom styremedlemmene som går glipp av møtet undertegne protokollen den glemte møtet. Generelt er det en god idé for et styremedlem som savner noe møte for å melde seg ut på de minuttene av savnet møtet ved å skrive "godkjent" og signering deres navn. - 2Ta opp referat fra møtet. Selskapets minutter er der resultatene av stemmene, er registreringer av vedtak, og sammendrag av foreslåtte ideer i selskapet holdt. En regissør, vanligvis sekretær, bør holde en oversikt over hva som gikk på møtet. Protokollen må ikke inneholde noen spesialisert språk, men bør gjenspeile hva som ble sagt og gjort på møtet.
Elementer som skal inkluderes i protokollen er: tid, sted, og medlemmer til stede på møtet, eventuelle relevante selskap problemstillingene og en oppsummering av noen av de viktigste problemstillingene som svar på det spørsmålet, resultatene av eventuelle stemmer gjennomført, herunder hvem som stemte for eller mot, og eventuell annen viktig informasjon om hva som skjedde på møtet. En god tommelfingerregel er å inkludere all informasjon som en regissør som ikke kunne delta på møtet trenger å vite. Minutter bør arkiveres med alle andre viktige bedriftens dokumenter. En eksempelmal er knyttet nedenfor. - 3Vedta vedtektene. I mange tilfeller vil et selskap som nettopp har tatt danne en vedtekt komiteen i de tidlige stadier av innlemmelse for å utarbeide et sett med vedtekter for selskapet. De opprinnelige vedtektene er vanligvis uformelt avtalt allerede før dette formelt møte. Derfor er vedtakelsen av vedtektene en enkel sak å ta en stemme og registrering av resultater. Vedtektene selv kan fastsette en bestemt type stemme for vedtak, men på dette første møtet, vil det enkelte styremedlem har én stemme og flertallet av alle styremedlemmer må godkjenne vedtektene. Hver regissør vil vanligvis signere riktig sted på vedtektene og resultatene av avstemningen vil bli registrert i møteprotokollen.
- 4Velge en "permanent" styret. Vedtektene gir vanligvis for en "innledende" styret. De styremedlemmer er de som går på det første møtet og gjøre det innledende arbeidet for å danne selskapet. Den innledende Styret kan eller ikke kan være det samme som permanent styre. På det første møtet, vil den opprinnelige styret bruke metoden for stemmegivning foreskrevet i vedtektene til å velge den "fast" styret. Antallet styremedlemmer i selskapet er fastsatt i selskapsregnskapet vedtektene. Ordet "permanent" er i anførselstegn fordi det refererer til den nyvalgte styret, men de styremedlemmer er vanligvis opp for en stemme på årlig eller halvårlige basis.
- 5Utstede lager. På dette første møtet, bør den fysiske sertifikat på lager eierskap være autorisert i form av et vedtak i styret. Hver stat vil ha en prosedyre for de formaliteter som kreves i sertifikatet. Mange bedrifter velger å bestille "corporate bøker" fra en virksomhet leverer selskapet som kommer med aksjebrev som lett kan fylles ut og gis til aksjonærene.
- 6Gjør eventuelle andre relevante resolusjoner. Eventuelt, på det første møtet kan du gjøre andre vedtak nødvendig å begynne å drive forretninger. Slike temaer kan inkludere velge en bank institusjon, en advokat (hvis det ikke allerede er valgt), et forsikringsselskap, og / eller regnskapsfører. Du kan også velge å diskutere ansattes lønn og sosiale ytelser. Det er ikke et krav for å diskutere disse temaene på en innledende styremøte, men det kan være nødvendig for å drive forretninger, og derfor kan det være effektivt å diskutere dem på dette tidspunktet. Styret kan også velge å ta opp andre valgfrie emner i løpet av første styremøte, i så fall, bør følgende vurderes:
- Finn ut om du vil kreve aksjonærer til å undertegne kjøper / selger avtaler.
En kjøper / selger avtale krever en aksjonær til å gi andre aksjeeieres eller aksjeselskap første rett til avslag dersom de ønsker å selge sine aksjer. Et eksempel kjøpe / selge Avtalen er inkludert i "California Bedrift Formation Information"-lenken nedenfor. - Bestemme hvem som skal ha fullmakt til å signere på vegne av selskapet.
Vurdere hvilke av styret vil ha fullmakt til å signere kontrakter på vegne av selskapet. Vanligvis offiserer av aksjeselskap (president, visepresident, etc.) kan trenge godkjenning av hensyn til effektivitet. - Bestem om du vil være en S selskap.
En S Corporation er et selskap som velger å unngå dobbeltbeskatning av tradisjonelle selskaper ved å betale skatt av aksjeselskap på individnivå. For å bli en S Corporation, må alle aksjonærer melde seg ut av valget på IRS-skjema 2553 og betale kvartalsvise avgifter. - Velg en regnskapsmessig metode.
Skattemyndighetene krever selskaper som har varelager å bruke periodisering metoden. Periodisering metoden bruker begrepene "leverandørgjeld" og "kundefordringer". Det betyr at du genererer inntekter på det tidspunktet du selge produktet og kjøperen er ansvarlig for å betale for det. Likeledes er virksomhetenes utgifter genereres når selskapet blir ansvarlig for å betale for noe.
Det cash metoden for regnskapsføring er langt enklere. Det fungerer egentlig som en bankkonto. Inntekter resultatføres når den er mottatt, og utgifter føres når bedriften betaler sine regninger.
De økonomiske problemene i et selskap kan være ganske komplisert. Leie en god regnskapsfører eller finansiell rådgiver for å gi råd til bedriften om disse spørsmålene. - Godkjenne frigivelse av midler til initielle kostnader og innkjøp.
Individene godkjent i avsnittet ovenfor kan ønske å godkjenne frigivelse av midler fra bedriftens konto for eventuelle oppstart kostnader som kan oppstå, for eksempel utgifter til advokater, husleie, inventar, etc.
- Finn ut om du vil kreve aksjonærer til å undertegne kjøper / selger avtaler.
Tips
- Styremøtene generelt bør gjennomføres som andre forretningsmøter. Vær høflig når andre snakker, være høflig når du snakker med andre, og ta notater om nødvendig.
- Styremøtet trenger ikke være en formell affære, som krever business antrekk, en streng agenda, og et rigid system av hvordan møtet vil kjøre, men noen selskaper, vanligvis med store boards, velger å kjøre møter på denne måten av hensyn til effektivitet.
- Bedriftens vedtekter inneholder svar på mange spørsmål som kan oppstå på møtet. Foreslå for alle styremedlemmer som de grundig vurdere de foreslåtte vedtektene før du deltar på møtet.