Noen gang skulle ønske det var en slette-knappen for telefonbeskjeder? Hører pipetonen, og glem alt du skulle si? Har du deretter havnet springende og på? Denne artikkelen er å hjelpe deg forlate et effektivt budskap.
Trinn
- 1Før du plukke opp telefonen, har tenkt ut hva du skal si. Det kan ta noen minutter, men ikke hoppe over det. Du vil ikke tro forskjellen det gjør.
- 2Sjekke over din plan, og sørge for at du har tatt med ditt navn, navnet på personen du ringer for (hvis det er en delt linje), grunnen til å ringe, da du ringte, hvilken tid mottakeren skal ringe deg tilbake (ikke nødvendig i noen meldinger), og telefonnummeret ditt (hvis du vil ha dem til å ringe deg tilbake). Vær vennlig, høflig, og fyndig, og sørg for at du får rett til poenget.
- 3Hvis det hjelper, sier meldingen høyt før du ringer. Hvis du ikke liker måten det høres ut, kan du alltids endre det.
- 4Plukk opp telefonen, ta et dypt pust, og slå nummeret. Pass på at det ikke er noen bakgrunnsstøy (slå av musikk, noen høyt apparater, etc.).
- 5Være forberedt på at noen skal plukke opp. Du kan fortsatt følge omrisset av meldingen om det hjelper.
- 6Hvis du får telefonsvareren, vent på pipetonen, og si din melding. Pass på at du ikke hviske, gå tur, pause unødvendig, eller legge til ord som uh, vet du, um, liker... du får det. Ikke skrik, men snakker høyt og tydelig, og enunciate. Husk samlede inntrykk av at du lar med meldingen. Din tone kan være svært viktig, reaksjonen av hvem du ringte kan variere avhengig av tonen i stemmen. For eksempel: Hvis du høres trist, kan personen ikke ringe deg tilbake eller vil ringe tilbake å være sympatisk eller nysgjerrige å finne hva som var galt. Dette kan være irriterende, spesielt hvis ingenting var galt. Prøv å høres så normalt som mulig.
- 7Si et skikkelig farvel eller har en god avslutning på meldingen din. På slutten av meldingen, bør du vurdere å legge noe langs linjene av "Håper å se deg snart," eller "Ha en fin dag."
Tips
- Smil-det skal vise i stemmen din.
- Hvis du rotet opp... virkelig rotet opp... (Liker forlate feil telefonnummer eller glemmer å si årsaken til å ringe), ringe tilbake, forklare hvorfor du ringer igjen, og være sikker på at du har fått alt riktig denne gangen. Og ikke bekymre deg for mye om det. Sjansene er, vil mottakeren ikke bryr-og i det lange løp, spiller det egentlig ingen rolle.
- Hvilket nummer skal mottakeren ringe deg tilbake på? Dette er ekstremt viktig, og bør ikke bli hoppet over. Selv om de fleste hjem telefoner (og mobiltelefoner) har nummervisning, anta at denne personen ikke (selv om de gjør). Selv om de gjør det, oddsen er stor for at de ikke kan være i stand til å sjekke hvem som ringer med en gang, så bare la et tilbakeringingsnummer. Pass på at du lar det to ganger. En gang når du gir beskjed, og hvis du allerede avslutter meldingen med et tilbakeringingsnummer, gjenta det å sørge for at mottakeren er i stand til å huske nummeret også. Si noe sånt som "Ring meg på (123) 456-7890, igjen hvis du ikke fange at det var (123) 456-7890."
- Hvis du ønsker å øve, prøve å ringe ditt hjem / celle fra en annen telefon og legge igjen en beskjed til deg selv. Prøv det med og uten en plan for hva du skal si, og legge merke til om det gjør en forskjell i hvordan meldingen lyder.
- Hvorfor ringer du? Hvis du bare er lei og du ønsket å snakke, ikke gidder å legge igjen en beskjed. Ingen mottaker ønsker å kaste bort plass på telefonen sin med en dum telefonsvarer. Hvis for eksempel du har en fest, forteller de grunnleggende detaljene. Sørg for at du gir nok, men ikke for mye nok> informasjon. Noen telefonsvarere har en tidsbegrensning for hver melding. Going med partiet eksempel bør det høres noe sånt som "Jeg har en (_) fest og du er invitert! Her er hva du bør vite..."
- Starte med å si hvem du er. Hvis du lar en god melding, med unntak for hvem du er der kan være mye gjetting involvert, som mottakeren kanskje ikke liker. Noe godt å starte med er (for eksempel) "Hei Chris, dette er Randi,..."
- Er det noe viktig at mottakeren bør vite?
- Det kan hjelpe å gjenta telefonnummeret ditt, spesielt hvis den som ringer ikke kjenner deg godt og kanskje ikke har den på hånden. Ikke si nummeret på en gang-noe sånt som "Du kan kalle meg tilbake på 123 (pause) - 456 (pause) - 7890"
- En god tommelfingerregel er å ha din melding høres litt ut som dette:
Advarsler
- Prøv ikke å si noe slang eller ord som vil gjøre budskapet høres slurvete eller vanskelig å forstå.
- Ikke gå tur eller pause for lenge
- Men ikke jag din melding enten
- Hold deg til emnet
Ting du trenger
- En telefon
- Et stykke papir og penn for å planlegge hva du skal si (valgfritt, men det hjelper)
- En høy, klar stemme