Wkono

Slik kjører du en effektiv møteplass

Produktive, verdifulle, og engasjerende møter krever et klart mål, en åpen dialog, og en sterk leder. Her er hvordan du gjør din møtene saken.

Trinn

Slik kjører du en effektiv møteplass. Gjør hvert møte sak - Eller ikke møter i det hele tatt.
Slik kjører du en effektiv møteplass. Gjør hvert møte sak - Eller ikke møter i det hele tatt.
  1. 1
    Gjør hvert møte sak - Eller ikke møter i det hele tatt. Avgjøre om et møte er nødvendig og invitere bare de nødvendige folk. Enorme mengder verdifull tid går til spille bare fordi ledere tror at ansikt-tid er viktig, eller fordi de har blitt vant til en bestemt rutine. E-post er vanligvis tilstrekkelig til å gi laget ditt en oppdatering eller en statusrapport. Men hvis du trenger øyeblikkelig tilbakemelding fra alle deltakere, deretter e-post vil ikke være like effektiv som en ansikt-til-ansikt møtet.
  2. 2
    Definere mål og distribuere agenda på forhånd. Skape en struktur for møtet. Bare sier det ideelle resultatet inspirerer ofte deltakere og gjør møtene mer produktive. I det minste, understreker det en funksjon som hvert møte behov: et mål. Før møtet selv begynner, sørg for at alle forstår målene ved å skrive en agenda.
  3. 3
    Eier møtet, ta ansvar og holde møtet fremover. Gode ​​møter er produkter av god ledelse. Ta ansvar og gjøre det klart at du har tenkt å holde diskusjonen betimelig, nyttig og relevant. Vis dine kolleger at du respekterer deres tid ved å sørge for en klokke eller timer er synlig for alle. Bor på emnet er også nøkkelen til å opprettholde en tidsplan. Hvis samtalen går skeis, refokusere gruppen ved å si noe sånt som: "Interessant, men jeg tror ikke vi er fremme våre mål her Hvis jeg kunne, ville jeg gjerne tilbake til dagsorden.".
  4. 4
    Få den konstruktive innspill du trenger fra alle tilstede. Siden poenget med et møte er toveis kommunikasjon, er det avgjørende å få ærlige innspill fra alle. Det er møtet lederens ansvar å sørge for at alle blir hørt. Å bygge konsensus eller komme til en gruppe beslutning, unngå iført din mening på ermet, det er enkelt for en leder å kvele en diskusjon hvis alle forutsetter utfallet allerede er avgjort. Unngå fristelsen til å forkaste ideer umiddelbart - selv når de er forferdelig.
  5. 5
    Avslutter med en handlingsplan, prøver å sørge for at alle forlater vite det neste trinnet. Også avslutte møtet med å spørre alle om de trodde møtet var nyttig, og hvis ikke, hva kan gjøres bedre neste gang. Gjør en oppfølging debriefing på egen hånd for å forbedre dine møte teknikker.
  6. 6
    Hold styr på fremdriften av ting besluttet i løpet av møtet. Også holde gruppen oppdatert om utviklingen. Dette vil hjelpe deg med å organisere det neste møtet mer effektivt.
  7. 7
    Sørg for at møtet ikke skje i isolasjon ved å la de rette folkene vet hva som ble bestemt og hva som vil skje neste. Det er lett å gå ut av et møterom, gå tilbake til skrivebordet, og umiddelbart glemme hver endring, beslutning, og ny idé som gruppen kom opp med. Kontroller at du har et system for å holde oversikt over hva som ble bestemt og hvilke oppgaver alle var enige om å ta på slik at du kan følge opp og holde ting i bevegelse, selv om du ikke sender ut komplett møtereferater.

Dagsorden hjelp


Tips

  • Pass på at du starter og avslutter møtet i tide.
  • Forbered deg til møtet, som ofte er glemt av mange.
  • Et utmerket verktøy for å ha et produktivt møte er å bruke "OARR": Mål, Saksliste, roller og ansvar. Først bør møtet ha et mål. Hvis du har et møte for å bare formidle informasjon, ikke kast bort folks tid med et møte. Sende dem et nyhetsbrev. Målet bør ha en aktiv komponent, og hvis mulig, et produkt å vise for det: "Bestem de kvartalsvise mål for laget". Agendaen er en liste over de emnene du vil ta opp for å få til det målet, med en frist for å holde deg på sporet. For eksempel "1. Gjennomgå status for siste kvartal mål (15 minutter), to. Round-table forslag til mål (20 minutter), 3. Plukk topp 5 mål (10 minutter), etc.) For roller og ansvar, bestemme som kjører møtet, som er å holde notater, og som vil tildele handlinger / "å gjøre" elementer som følge av møtet.
  • La alle deltakerne gi tilbakemelding uten å bli flau eller fornærmet.

Advarsler

  • Ledere trenger å vite ikke bare hvordan du skal kjøre et godt møte, men også når det ikke å holde en.
  • Her er syv grunner til at et møte skal bli kansellert eller utsatt:
    • Et sentralt medlem kan ikke gjøre det. Flytte er en smerte, men det er verre å bringe alle sammen og ikke være i stand til å gjøre arbeidet planlagt. Hvis du trenger et sentralt medlem innspill, planlegge.
    • Agendaen har ikke blitt distribuert langt nok på forhånd. Folk trenger tid til å forberede møtet, komme med forslag og endringer til dagsorden, og få en følelse av hvor mye tid hvert element vil og bør bli tildelt. De bør få dagsorden minst tre dager i forveien.
    • Hensikten med møtet er ikke klart. Når møtene er bare informativ, deltakerne føler og misliker sin tid går tapt. Gjør det klart hva som skal gjøres, hvorfor, hvordan og når.
    • Arbeidet kunne gjøres raskere eller bedre i et annet format (for eksempel e-post eller telefon). Ikke hold et møte med mindre det er den eneste og beste måten å få arbeidet gjort.
    • Lesestoff har ikke blitt distribuert på forhånd. Avlesningen må gjøres på den enkeltes tid, ikke gruppen tid.
    • Den eneste tilgjengelige møteplasser vil ikke imøtekomme konsernets teknologiske behov. Hvis materialet ikke kan bli presentert overbevisende eller i sin reneste form, holde ut før den kan.
    • En fersk hendelse eller funn har gjort møtets formål / diskusjon moot.

Ting du trenger

  • Oppdateringer - Hvis flyten av informasjon er en måte, send en e-post i stedet.
  • Agenda og mål
  • Tidtaker - Gjør at møtet starter og stopper på timeplanen, minner tilrettelegger når saker går over sine tilmålte tid.
  • Note Taker - Records hva som ble sagt og distribuerer minutter etter behov.
  • Whiteboard Wrangler - Skriver ideer på tavlen under idédugnader, gjør at hver idé er spilt inn, hvorvidt det virker lovende ved første øyekast