Kvitteringer kommer i ulike former og størrelser, og er vanligvis tynne biter av papir som er vanskelig å arkivere. Mange har hauger av kvitteringer og ingen anelse om hvordan de bør organiseres.
Trinn
- 1På en notatblokk, lage en liste over kategorier og underkategorier for kvitteringer. Forslag til kategorier kan enkelt tilpasses fra programmer som Quicken eller MsMoney.
- 2Kjøpe billig filmapper for hver hovedkategori. Merke kategorien i mappen med navnet på hovedkategorien. På forsiden av mappen, skriver underkategorier som vil bli i denne mappen. Sorter mapper alfabetisk etter kategori.
- 3Start på toppen av din usortert haug og håndtere hver kvittering bare én gang.
- 4Som du sortere gjennom kvitteringer, se på datoen først og fjern de som ikke er for inneværende år. Du bør bruke et annet sett med filer for ulike skatte-årene.
- 5Bestemme den mest passende kategorien eller underkategorien som ville gjelde til mottak. Sted kvittering i tilsvarende mappe.
- 6Hvis du oppdager nye kategorier, legge til nye mapper. Hvis du oppdager nye underkategorier, skriv dem på forsiden av kategorien mappen.
- 7For svært små eller nesten uleselige kvitteringer, stifte et ark for å skrive papir og skrive relevant informasjon på arket: dato, kategori, formålet med utgiftene, sted, deltakere, fritatt status, refundert, kansellert sjekk nummer, etc.
Tips
- Kvitteringer kan også organiseres digitalt på flere forskjellige måter. Kvitteringer kan skannes og lagres på din personlige datamaskin. Lag flere mapper på samme måte som beskrevet over for papir kvitteringer. Du kan også organisere kvitteringer på nettet på flere forskjellige måter. Nettsteder som Shoeboxed.com er utviklet spesielt for å organisere kvitteringer og lage statistikk og reiseregninger rapporter om kvitteringer.
- Hold alle kvitteringer av varige forbruksgoder som TV og datamaskiner for garantien, slik at du vet når du kjøpte den, og for å hjelpe deg å videreselge den senere.
- Organiser kvitteringer inni hver mappe etter dato, januar foran gradvis gjennom desember kl tilbake. Dette vil lette effektiv drift av søkefunksjoner.
- Oppbevar kategori mappe system i en bærbar fil boks. Det kan lett bli lagret for sikkerhet, og raskt brakt ut til å arbeide på egen økonomi.
- Ved utgangen av inntektsåret, lå ferdig kategori mappe system i et ark av brunt papir og wrap som en gave. Tydelig markere utsiden av pakken med det året. Starte nye mapper for neste år.
Advarsler
- Du kan bli oversvømt med papir hvis du lagrer alle dine kvitteringer. Vet på forhånd hvilke kvitteringer vil være nødvendig i å gjøre din skatt, eller beviser andre saker, og sørg for å lagre alle disse kvitteringene. Kvitteringer for personlige utgifter knyttet til ikke-fradragsberettigede poster du ikke kommer til å returnere er kandidater for umiddelbar kast.
Ting du trenger
- Juridisk pad
- Blekk penn, svart
- Filmapper
- Stiftemaskin, stifter
- Skrive papir
- Papirkurven
- Valgfritt: dokument shredder