Hvordan legge til rette et møte

Opprett Agenda

1. 1
   State start-og sluttider sammen med fristene for hver som en tjeneste til de som deltar på møtet.
   
2. 2
   Spør folk i din organisasjon, eller til personen som ringer møtet, for emner de trenger inkludert i møtet, inkludert en kort beskrivelse av temaet deres.

Sende ut møteinnkallinger

1. 1
   E-post er den enkleste måten å invitere deltakere, spesielt hvis de alle bruker samme kalender programvare.
   
2. 2
   Inkluder en reservasjon (RSVP) frist. Dette tillater deg å ha en riktig mengde materiale for alle deltakere uten å måtte rykke ut på dagen av møtet å samle ekstra forsyninger.

Sett opp møteplasser

1. 1
   Rommet oppsett vil hjelpe møtet flyt slik du trenger det til. Hvis møtet er i en leid anlegget som et hotell ballroom eller annet sted som vanligvis brukes til møter, bør lokalet ansatte være godt bevandret i disse oppsettsalternativene.
   • En innstilling - stoler i rader - etablerer høyttaleren som hovedfokus og fungerer godt når hovedformålet er å formidle informasjon.
   • Et teater setup - et bord foran i rommet - gir et panel av foredragsholdere eller eksperter til å sitte foran med deltakere sitter i rekker som de i foredraget format.
   • Et klasserom oppsett har bord foran rader med stoler for å tillate deltakerne å ta notater mens høyttaleren skal være fokus for møtet.
   • Velg runde bord hvis du vil at deltakerne skal fungere som team, eller hvis du ønsker å fremme deling blant grupper av deltakere.
   • Utnytte U-formet (styrerommet) set-up for møter der du vil deltakerne å se hverandre og samhandle når det trengs.
   • Sett opp stoler i en sirkel med deg i sentrum for møtene beregnet som åpen og deltakende.

Gi de nødvendige verktøy for å møte din

1. 1
   Et fullt forberedt tilrettelegger gir alle penner, notatblokker, arbeidsbøker, brosjyrer og andre verktøy som trengs for møtet.
   
2. 2
   Lag en "parkeringsplass" for spørsmål, enten i form av en flippover eller hvit bord der deltakerne kan skrive sine spørsmål, eller et bestemt sted i rommet hvor deltakerne kan legge inn sine spørsmål på gule-notater. Dette holder møtet flyter mer jevnt, slik at deltakerne kan ha sine spørsmål besvart på bestemte tidspunkter i løpet av møtet.
   
3. 3
   Gi dine deltakere med drikke eller en matbit stasjoner (for lengre møter) eller vann mugger eller vannflasker og godteri på hvert bord (for kortere møter).

Forbered et evalueringsskjema eller undersøkelse

1. 1
   Du kan enten dele ut en spørreundersøkelse på møtet, eller fortelle deltakerne du skal sende en e-post undersøkelse en dag eller to etter møtet.
   
2. 2
   Undersøkelser eller evalueringsskjemaer gi deg tilbakemelding for å se hvordan møtet ble mottatt.

Send påminnelser om møtet

1. 1
   Disse bør gå ut en dag eller to før møtets RSVP frist.
   
2. 2
   Ber om at alle som har planer har endret seg å sende deg med sine beklagelser.

Start møte i tide

1. 1
   Deltakere som kommer for sent kan fange opp, det er uhøflig å de som var rask til å vente på sen-comers.
   
2. 2
   Gjør rengjøring kunngjøringer ved starten av møtet, herunder opplysninger om break og lunsj tider, toalettbesøk steder, og en forklaring på spørsmålet "parkeringsplassen".

Hold møtet på emnet

1. 1
   Møtelederens oppgave er å holde alle møtedeltakerne eller høyttalere på emnet. Tillater off-target tangentene med kaste tidsplanen av.
   
2. 2
   Hold deg til den oppnevnte pause og lunsj tider.

Svare på så mange spørsmål som du kan

1. 1
   Ta spørsmål fra deltakerne eller fra "parkeringsplassen". Sett av nok tid til å treffe alle spørsmål.
   
2. 2
   Være tilgjengelig for deltakerne ved å bo etter møtet for alle som ikke ønsker å ta opp i gruppen, men må spørre deg konkrete spørsmål en-mot-en.
   
3. 3
   Minn deltakerne å fullføre sine undersøkelser og takke dem for kommende.