Wkono

Hvordan få god kundeservice når du snakker med en kundebehandler

Det finnes tusenvis av produkter og tjenester på markedet som har kundeservice gitt av tusenvis av kundebehandlere. Dette er hvordan du får de tillitsvalgte til å gi deg sitt beste. Ta det fra noen som har jobbet på flere callsentre. Disse tipsene vil forbedre opplevelsen din.

Trinn

Hvordan få god kundeservice når du snakker med en kundebehandler. Vet nøyaktig hva det er du ønsker, og være i stand til å forklare det helt opp før du starter samtalen.
Hvordan få god kundeservice når du snakker med en kundebehandler. Vet nøyaktig hva det er du ønsker, og være i stand til å forklare det helt opp før du starter samtalen.
  1. 1
    Vet nøyaktig hva det er du ønsker, og være i stand til å forklare det helt opp før du starter samtalen. Dette er spesielt viktig med en teknisk support samtale. Techs trenger så mye informasjon som mulig for å gi deg en løsning.
  2. 2
    Vær forberedt på å navigere gjennom mange talemeldinger og være forberedt på å vente på vent. Dette vil sikre at du er plassert i riktig kø for den servicen du trenger. Noen Interactive Voice Response systemer (IVR) (systemet som lar deg skrive inn dine svar) faktisk vil videresende deg til en representant dersom du banne eller hvis du bare trykke '0 'på telefonen.
  3. 3
    Når en representant svar, være forberedt på å gi informasjon om kontoen din. Dette er for å sikre at du er eier av kontoen. Dette er ofte en nødvendig del av agentens manus. Dersom agenten ikke leser det, og hvis de blir overvåket, kan de bli irettesatt.
  4. 4
    Snakk i en tone i stemmen og har en holdning som bidrar til virksomheten. Selv om problemet er veldig frustrerende, ikke blir fornærmende eller krigførende. Det er ekstremt frustrerende til en agent for å ha noen på telefonen som er skriking, roping og banning på dem. Jeg nesten garantere at agenten vil gjøre mindre for deg hvis du skriker, roper, eller sverger på dem. Hvis du føler at agenten på telefonen gir deg en kjøre rundt eller bare prøver å få deg av telefonen, ikke nøl med å be om en veileder i en fast, men høflig tone. Hvis de nekter, spør en gang til. Veiledere er ikke ansatt for å ta telefonsamtaler. De er der for å sikre at ansatte møter opp i tide, og er trent skikkelig. Dette forklarer hvorfor det kan være litt vanskelig å få en på telefonen. Agenten har ofte å forklare veileder hvorfor de ikke var i stand til å håndtere den telefonsamtalen. Det er veldig mye mer sannsynlig at du vil være i stand til å snakke med en veileder hvis du ikke blir sint og bli fornærmende til agenten. Hvis du ikke klarer å få noe gjort med agenten og / eller veileder du har på telefonen, kan du prøve å henge opp og ringe igjen. Mange produkter har flere callsentre på forskjellige steder. Du kan få en agent som vil gjøre det du ber om uten problem, noe som fører oss til:
  5. 5
    Det er noen ting agenter ikke kan gjøre. Dette er ikke på grunn av politikk eller fordi de ble fortalt ikke til. De bokstavelig talt ikke har evnen til å utføre det du vil de skal gjøre på grunn av et system begrensning. Hvis flere agenter eller veiledere ikke klarer å gjøre det du ber om, kan det være verdt å bruke tid og krefter på å skrive et brev til kontoret. Du kan vanligvis få bedriftens kontor nummer og adresse ved å spørre en agent eller besøke selskapets hjemmeside.
  6. 6
    Agenter har beregninger for å følge. Akkurat som du har til å utføre en viss mengde oppgaver per en viss tid hvor du jobber, må agenter opprettholde en gjennomsnittlig håndtak tid (den totale lengden på samtalen, inkludert venting), og kan bli pålagt å kaste enkelte nye tjenester / elementer til deg på bestemte punkter under en samtale. En agent kan ikke sitte i timevis på telefonen med deg. Hvis en agent tilbyr deg et produkt du ikke er interessert i, høflig tilbakegang, men forventer at de skal prøve en gang eller to mer, noe som kan kreves av manuset sitt.
  7. 7
    Få så mye informasjon som mulig om agent, som kaller sentrum er de på (noen ganger de ikke kan oppgi plasseringen av senteret sitt), en ansatt nummer, et saksnummer, eller noe du kan bruke til å referere samtalen og / eller agent hvis du ringer tilbake. Ikke taper saken, billett, orden, eller bekreftelse tall. Uten dem, kan det være umulig for den neste agent for å se nøyaktig hva den forrige agenten gjorde. Skriv ned hva agenten sier og hva de hadde du gjør. Dette vil bidra til fremtidige agenter avgjøre hva som er gjort så langt.
  8. 8
    Dersom agenten har gitt utmerket service, be om en e-postadresse du kan bruke til å sende en kudos e-post eller be om å snakke med sjefen sin. Enkelte arbeidstakere kan få spesiell anerkjennelse for dette, eller muligens enda bonuser. Sørg for å takke agent for deres tjeneste.

Tips

  • Har en funksjonell penn / blyant og papir for hånden slik at du kan skrive ned viktig informasjon
  • Ringe tidlig på morgenen hvis mulig. De mest ettertraktede skift er de med starttider på mellom 7am-10am og er vanligvis fylt av tenured agenter som har mest kunnskap og kan hjelpe deg på en riktig måte.
  • Husk den tiden av døgnet du ringer og forventninger for å snakke med noen i ledelsen og / eller frakt forventninger.
  • Vær forberedt på å gi samtalen din fulle oppmerksomhet, ikke ringe mens du kjører, ikke ringe fra en distraherende miljø.
  • Hold all relevant informasjon lett tilgjengelig, for eksempel som medlem nummer, kontonummer, etc... De fleste kundeservice linjer vil ha en stemme automatisert enhet som ber deg legge inn slik informasjon før du er koblet med en agent og agent kan også be om slike identifikatorer.
  • Vet nøyaktig hva du trenger og være i stand til å beskrive det klart før du ringer.
  • Du ringer etter service sammen med hundrevis, kanskje tusenvis av andre. Forvent innehar eller en lang telefonmenyen.
  • Opprettholde en profesjonell holdning og tone i stemmen som bidrar til business uansett hvor frustrerende problemet er.
  • Dersom agenten du snakker med synes uvillig til å hjelpe, be om å få snakke med veileder eller henge opp og ringe tilbake. Vær klar over at noen ganger agenter er ute av stand til å utføre bestemte oppgaver på grunn av systemets begrensninger eller det er ikke en del av sine arbeidsoppgaver.
  • Lagre ALLE billett tall, case tall, bekreftelse tall, osv. Disse vil hjelpe neste agenten bestemme hva han / hun kan hjelpe deg med når du ringer tilbake.
  • Få informasjon om agent du snakker til for eksempel en skiltnummeret, ansatt ID, og ​​call center plassering.
  • Agenter har beregningene de trenger å forholde seg til, noe som betyr at de kan ha spesifikke skript de må lese for deg, eller de kan ha en bestemt oppfordring tid de må opprettholde.
  • Be alltid om den oppløsningen du mener du fortjener, og noen agenter er forbudt å iverksette tilbud om å overføre deg til en veileder, eller avskrive en feil, eller gi deg en refusjon, men kan gjøre det hvis du ber om det som skjer.
  • Alltid skrive ned dato og tidspunkt på dagen (inkludert tidssone) du ringte, hvis en kundebehandler (CSR) ikke følger med en lovet handling og om anropene er registrert, kan en veileder bruke dato / klokkeslett å hente og lytte til en tidligere samtale for å bekrefte forespørselen og handlingen lovet av CSR.

Advarsler

  • Ved hjelp av en tone i stemmen eller å ha en holdning som er fornærmende eller krigførende vil trolig føre til at du enten henges opp på eller agenten og hans / hennes veileder vil være mindre villig til å snakke med deg eller hjelpe deg med problemer.