Når du arbeider i bedrift, kan du ofte behov for å komponere en jobbrelatert e-post til noen du ikke kjenner. Selv om det kan være litt vanskelig, det er en del av arbeidslivet. Du kan lindre noen av forlegenhet ved å opprette et profesjonelt brev som inneholder en introduksjon av deg selv, et klart budskap om hensikten med e-post og en kortfattet konklusjon uttrykke din takknemlighet for vurdering. I tillegg vil en profesjonell tilnærming til e-postkommunikasjon hjelpe din melding land i mottakerens innboks i stedet for hennes søppelpost mappen.
Trinn
- 1Skriv en profesjonell og relevant emnefeltet. Denne emnefeltet bør ikke være "Hello" eller "takk" siden disse er standard underlagt linjer som noen ganger får flagget for spam. Faget linje bør umiddelbart la leseren vite formålet med kommunikasjon. Hvis det er klart, vil det oppmuntre e-postens mottakeren til å åpne den og lese innholdet.
- 2Lær det første og siste navnet på mottakeren. Sjekk selskapets hjemmeside for navnet som samsvarer med e-postadresse. Dessuten finner telefonnummeret for selskapet, og ringe for å spørre om din e-mottakerens navn. En e-post som inneholder et navn er mye mer sannsynlig å bli tatt på alvor enn en som er adressert til en anonym mottaker.
- 3Identifiser deg og selskapet du representerer. Når du gjør dette i begynnelsen av e-posten, har leseren en bedre forståelse av hvorfor han skulle fortsette å lese det du har skrevet.
- 4Presenter din forespørsel, forslag eller forslag på en profesjonell, konsis måte. Ved å komme til poenget og klart å identifisere ditt formål, presentere et profesjonelt bilde som vil bli tatt på alvor av leseren. Inkluder detaljer, spesifikke steder, kostnader og annen relevant informasjon. Unngå wordiness. Din e-postens mottaker er en travel person og ikke har tid til å lese en springende e-post.
- 5Gi informasjon om hvordan leseren kan svare deg med et svar. Selv om din e-postadresse skal vises som returadresse, er det riktig å liste din e-postadresse, telefonnummer, fysisk plassering eller annen kontaktinformasjon som en IM brukernavn eller faksnummer. La leseren vite hva dine forventninger er om hans svar og aktualitet.
- 6Si "takk" i konklusjonen i e-posten. E-postens mottaker var snill og hensynsfull nok til å lese hele e-posten. Det er hensiktsmessig å takke ham for tid brukt på din e-kommunikasjon.